Meer overzicht? Gebruik je agenda goed!

Hoe doe ik? | 0 comments | by Martine Floor-Bron

Timemanagementtips voor ondernemers

Meer overzicht? Gebruik je agenda goed!

Tools voor meer overzicht. Deel 1: Je agenda

Wil je meer overzicht? Breng eerst eens overzicht aan in je agenda. Hoe vaak ik niet met drukke ondernemers spreek en dan hun agenda bekijk en die is dan leeg… op een paar afspraken na.

In de top 3 van vragen die ik krijg over timemanagement staat “Hoe krijg ik meer overzicht?” Veel ondernemers blussen vooral brandjes. De waan van de dag gaat met hen op de loop en aan het einde van de dag verzuchten ze “Ik had het hartstikke druk maar geen idee wat ik heb gedaan.”

Hoe zorg je voor overzicht in je agenda?

Stap 1. Reserveer privé-tijd.

Jij vindt je werk-privé balans toch ook belangrijk? Ga dan eerst eens kijken wanneer je thuis moet zijn. Of wanneer die tienminutengesprekken op school zijn. Of wanneer je dochter een ballet-uitvoering heeft. Wanneer het jouw beurt is om te koken. Blok die tijden eerst eens in je agenda. Nuttig? Ja! Truttig? Nee. Jij levert toch ook je bijdrage in je gezin? En het voorkomt dat je óf de altijd afwezige bent óf op het laatst nog binnen komt rennen. Staat iedereen al opgetut bij de deur terwijl jij nog moet douchen. Maak je geen vrienden mee 😉

Stap 2. Met welk doel plan je afspraken in?

Kijk eens kritisch naar de afspraken die al in je agenda staan. Welk doel dienen die afspraken? Zijn ze belangrijk genoeg om te laten staan? Of zijn er ook zaken die je telefonisch – of via Skype – kunt afwikkelen? En voor de afspraken die je hebt laten staan: is de tijd die je hebt gereserveerd lang genoeg? Kun je afspraken misschien combineren? Wees kritisch. Je tijd is je kostbaarste bezit.

Stap 3. Zet reistijd ook in je agenda.

Hoe lang heb je nodig om van A naar B te komen (en weer terug)? Die tijd zet je ook in je agenda. Ook erg handig als je je kilometerregistratie gaat bijwerken.

Stap 4. Plan denkwerk en creativiteit in.

Een lastige offerte maken? Een (bouw-)tekening maken? Of iets anders creatiefs natuurlijk. Plan tijd in in je agenda. En houd je daar ook aan.

Stap 5. Werk AAN je bedrijf

Plan minstens één dagdeel in de week in om AAN je bedrijf te werken in plaats van IN je bedrijf. Strategie, marketing, personeelsaangelegenheden, financiën, prognoses opstellen, het is allemaal werken AAN je bedrijf. Als je hier geen tijd voor inplant, kun je ook niet groeien. Zo simpel is het.

Stap 6. Werk met kleuren in je agenda.

Werkt voor mij heerlijk! In één oogopslag overzicht. Zo is reistijd in mijn agenda geel, acquisitie-en netwerkactiviteiten groen, declarabele tijd (lees: te factureren tijd) paars en privé is oranje. En mijn wekelijkse blok WERKEN AAN MIJN BEDRIJF is blauw. Studietijd: rood.

Eyeopener: Kun je aan een nieuwe afspraak niet direct een kleur koppelen? Dan is dit een belangrijk signaal of je deze afspraak wel moet inplannen en vraag je je af welk doel deze afspraak dient.

Nog een belangrijke tip: Plan je agenda niet té vol. Je moet ook tijd hebben om flexibel te kunnen zijn toch?

Wil je weten hoe je je mail inzet voor meer overzicht? Lees dan mijn blog Meer overzicht door je mail goed te gebruiken.

Loop jij helemaal vast als het gaat om timemanagement? Is je inbox jou de baas? Ben je het overzicht kwijt? Plan dan een gratis Skypegesprek in. Daar spreken we jouw prangende vragen door en ik geef je gegarandeerd minstens drie tips om weer verder te kunnen.

read more

Doe jij ook huisartsen?

Effectief communiceren | 0 comments | by Martine Floor-Bron

Teamwork

Teamwork

Hoe een klantvriendelijker aanpak bij een huisartsenpraktijk veel tijd bespaarde.

“Doe jij ook huisartsenpraktijken?” Zomaar een telefoontje op een vrijdagochtend, al een poosje geleden. Ik had een huisarts aan de lijn die was doorverwezen (mooie woordspeling) door een bekende. Een gebrek aan productiviteit, (te) druk zijn, stress, spreekuren die altijd uitliepen, stapels, digitale incontinentie, gedoe met systemen, hij, zijn collega huisarts en zijn assistentes hadden er flink last van.

Nu had ik nog nooit huisartsenpraktijken “gedaan” en dat vertelde ik de huisarts in kwestie ook. Maar ik beloofde een ochtend te komen observeren, mijn bevindingen met hem door te spreken en dan eerlijk te vertellen of ik deze klus wel of niet ging aanpakken.

Bij de observatie werd al veel duidelijk: een rommelige wachtkamer, overal stapels papier, assistentes die rondrenden en een huisarts die na een uur al ruim met zijn spreekuur achterliep. Een telefooncentrale die iedere seconde met heel veel lawaai af ging, assistentes die kort (soms bijna op het onvriendelijke af) aan de telefoon waren. Ik kon niet wachten om aan de slag te gaan.

Rust. Dat werd de hoofdprioriteit noteerde ik al na een paar minuten. En daar zijn we ook mee gestart. Eerst maar eens opruimen. Dossiers, losse papieren, bureaus. We hakten de klussen in stukjes want het werk moest natuurlijk gewoon doorgaan. En iedereen kreeg er lol in. Zelfs de wanden van de wachtkamer werden gesausd en van nieuwe stoelen en planten voorzien.

We maakten een lijst met zaken die ze zelf aan konden pakken en een lijst met zaken waar ze mij voor nodig hadden. Zo konden ze de kosten goed in de gaten houden.

We pakten de telefoonproblematiek eens goed aan. Geluid bleek ook best zachter te kunnen en de assistentes kregen van mij een telefoontraining. Waarin ze leerden niet ieder telefoontje af te raffelen, maar de rust te pakken (ondanks de drukte) en even door te vragen en samen te vatten. En wat bleek? Er bleken veel telefoontjes te zijn die ze óf zelf konden afwikkelen of die geen afspraak vereisten maar een terugbelafspraak met de huisarts. Met vallen en opstaan bleek een klantvriendelijker aanpak veel beter te werken en helemaal geen extra tijd te kosten.

Iedereen ging op training om beter om te leren gaan met de systemen.

Ik leerde ze timemanagement- en communicatietechnieken. En ook de huisartsen werden getraind. Door effectievere gesprekstechnieken te hanteren konden ze de tijd die was gereserveerd voor de patiënten beter benutten.

Mijn taak zit er nog niet op. Er staat nog meer op onze gezamenlijke lijst. We smeren onze afspraken uit over een langere periode zodat ze steeds kunnen oefenen met wat ze geleerd hebben. Tussendoor hebben we steeds even contact.

Maar ze hebben zulke enorme stappen gezet! Beretrots ben ik op hen! En dat wilde ik graag even met jullie delen.

(dit blog kwam tot stand met toestemming van de betrokkenen)

read more

Feedback geven. Een eitje toch?

Effectief communiceren | 0 comments | by Martine Floor-Bron

Eitje toch? Workshop feedback geven en ontvangen.“Feedback geven, dat is allang bekend toch? Eerst iets positief en dan je verbeterpunten noemen.” Het woord is aan Sandra, medewerker van een team binnendienstmedewerkers van een financiële instelling. Dit team volgt een training van vier dagdelen bij mij. Doelstellingen: beter leren samenwerken en het leren van timemanagement-technieken. En feedback geven én ontvangen is daar een belangrijk onderdeel van.

We pakten er een voorbeeld bij uit de praktijk. Sandra had haar collega eens feedback gegeven op het feit dat te amicaal deed in een telefoongesprek met een klant. Haar collega kon zich dat goed herinneren: “Dat klopt, ik heb daarna een potje gehuild op de WC”. Dat was natuurlijk een beetje overdreven, algehele hilariteit in de groep, maar er zat wel een kern van waarheid in: de collega had zich er heel naar over gevoeld. Sandra had haar wel een compliment gegeven, maar dat ging over iets heel anders, waardoor de boodschap over amicaal gedrag nogal uit de lucht kwam vallen. En ze had de woorden altijd en nooit in haar feedback verwerkt. Dan komt een boodschap hard aan!

Tips die Sandra in haar feedback-gesprek had kunnen toepassen:

  1. Zoek een passend moment en rustige omgeving op en neem de tijd voor het gesprek.
  2. Informeer of de ander jouw feedback wel wil horen.
  3. Spreek in de ik-vorm. Iemand anders kan wel een heel andere mening hebben.
  4. Geef je feedback alleen over gedrag dat te veranderen valt en speel niet op de persoon. Laat je emoties erbuiten! Die voegen niets toe.
  5. Begin het gesprek positief. “Ik vind het knap dat je in telefoongesprekken met klanten altijd zo duidelijk aangeeft wat de bedoeling is.”
  6. Beschrijf het gedrag van de ander en het effect hiervan op jou. Sandra: “Ik vond dat je je pas in het telefoongesprek met klant A erg amicaal opstelde. Dat gaf me een ongemakkelijk gevoel omdat ik weet dat onze directeur altijd heel formeel met die klant omgaat”.
  7. Check of de ander je begrijpt. Ruis op de lijn komt het proces niet echt ten goede.
  8. Vertel wat jij anders zou willen of maak afspraken.

Zou jij ook wel eens aan de slag willen met op de juiste manier feedback geven én ontvangen? Dan is deze workshop iets voor jou!

read more

Wat heeft timemanagement met social media te maken?

Hoe doe ik? | 0 comments | by Martine Floor-Bron

Versie 2Dat was het thema waar ik mijn praatje (van vijf minuten) tijdens de nieuwjaarsreceptie in Amerongen over hield. 
Als het gaat om privé-personen, dan is de timemanagement-oplossing duidelijk: check niet voortdurend je smartphone en geef jezelf een tijdslimiet om te besteden op social media. Of hef je accounts op. Maar dat laatste is behoorlijk rigoreus natuurlijk.
Als ondernemer ligt dat iets genuanceerder. In deze tijd is online zichtbaarheid en werken aan je gunfactor van het grootste belang. Zomaar je accounts opheffen is echt een brug te ver.
Bijzonder slecht timemanagement: schieten met hagel. Dat is wat ik ondernemers vaak zie doen. Of voortdurend updates plaatsen in de trant van “Wij van WC-Eend adviseren WC-Eend”. Verhoogt je gunfactor ook niet bepaald 😉
Daarom zet je als ondernemer social media planmatig in: als onderdeel van je marketingstrategie. En ja, marketing kost tijd. Maar als je het goed doet, levert het ook wat op natuurlijk.
Dat betekent dat je in ieder geval over een aantal zaken goed moet nadenken:
  1. Wat wil je precies bereiken met de inzet van social media?
  2. Wie is je doelgroep? Hoe specifiek kun je je doelgroep maken? Tip: omschrijf je doelgroep eens als een persona. Is het een man of een vrouw? Leeftijd? Waar woont/werkt hij of zij? Hoe ziet de gezinssituatie eruit? Wat is het inkomen? Hobby’s, interesses? Noem maar op. Je geeft zoveel mogelijk eigenschappen mee. En bij alles wat je deelt, of dat nu offline of online is vraag je je af: “Wat zou mijn persona ervan vinden?”. Zo weet je wat je moet delen. En wanneer, want je zoekt natuurlijk ook nog even uit wanneer jouw doelgroep online is. Lastig? Welnee! Neem je favoriete klant maar eens in gedachten, daar kun je zo een persona van maken. Tip: de meeste bedrijven hebben meerdere persona’s!
  3. Wat moet bij je doelgroep tussen de oren komen? Wat moet ze als eerste te binnen schieten als ze jouw naam horen?
  4. Op welke social media-kanalen bevindt jouw doelgroep zich? Het kan geen kwaad daar ook eens goed over na te denken.
En nog een tip: beheer liever een of twee kanalen heel goed dan heel veel maar half.
Aan de slag met timemanagement? Dan is deze training een aanrader. Een op een aan de slag met marketing, social media en timemanagement? Dat kan natuurlijk ook.
read more

Timemanagement: 7 manieren om de regie over je werk terug te krijgen met behulp van je agenda

Ondernemerschap | 0 comments | by Martine Floor-Bron

worklife balanceHet voelt niet prettig. Geleefd worden door anderen. Door je klanten, door medewerkers, leveranciers, relaties. Je blijft in de waan van de dag en proactiviteit is er niet meer bij. Die agenda lijkt jou de baas in plaats van andersom!

In dit artikel: 7 manieren om weer proactief te worden met behulp van je agenda.

  1. Plan je agenda niet te vol.
    Dat lijkt een open deur, maar sommige ondernemers lopen alleen maar van afspraak naar afspraak. Aan hun “echte” werk komen ze niet meer toe. Dat moet dan maar in de avonduren. Vaarwel, quality time met je gezin.
  1. Moet je echt wel overal bij zijn?
    Op social media zie ik sommige ondernemers die echt óveral zijn: geen netwerkbijeenkomst, business event of beursvloer slaan ze over. Maatschappelijke betrokkenheid is prima natuurlijk, maar één beursvloerdeelname is toch genoeg? En als je gezin je grootste prioriteit is, waarom ben je dan iedere avond weg?
    Investeer liever in het verdiepen van netwerkcontacten dan in vluchtige contacten. Het levert je meer op. Moet je trouwens wel bij iedere vergadering, ieder overleg aanwezig zijn? Maak keuzes!
  1. Houd rekening met reistijd.
    Zet reistijd ook in je agenda. Ook interne reistijd! Als jij in een groot gebouw werkt en je moet van de ene kant van het gebouw naar de andere kant, kost dat tijd.
  1. Houd bij het plannen van afspraken rekening met je biologische klok.
    Ben je ’s ochtends op je scherpst? Dan kun je ingewikkelde klussen beter op dat moment inplannen in plaats van dat netwerkgesprek.
  1. Ben je (ook) leidinggevende? Dan is jouw core business leidinggeven.
    Dat betekent dus tijd in je agenda inplannen voor je medewerkers: gesprekken, mentoring, coaching, begeleiding. Kortom: het draait om aandacht geven. En daar moet je tijd voor reserveren.
  1. Kijken er mensen mee in je agenda? (secretaresse, leidinggevende, collega etc). Dan moet je goede afspraken maken over het inplannen van je agenda. Blok momenten waarop je geen afspraken ingepland wilt hebben, spreek af tot hoe laat afspraken ingepland mogen worden en spreek af dat er voldoende tijd tussen afspraken moet zitten.
  1. Ben je een beelddenker of visueel ingesteld? Maak gebruik van kleuren.
    Geef iedere categorie een andere kleur: reistijd, netwerken en acquisitie, je core business, gesprekken met medewerkers etc.

 

read more

Vijf belangrijke succesfactoren voor goed timemanagement

Ondernemerschap | 0 comments | by Martine Floor-Bron

Martine Floor-Bron - MBee Professional OrganizingTimemanagement is belangrijk als je uit de waan van de dag wilt en meer overzicht wilt. Als je liever proactief dan reactief wilt werken, dan is het zaak te werken aan deze vijf succesfactoren.

Succesfactor 1: Plannen maken en organiseren
Bepaal jij je agenda of doen anderen dat? Als je niet weet waaraan je moet werken, heeft werken eigenlijk helemaal geen zin 😉 Plannen maken is dus best belangrijk: waar staat jouw stip op de horizon? Aan welke doelen wil je werken de komende tijd? Moet er nog iets links of rechts bijgespijkerd worden? En welke klanten wil je met welke producten of diensten gaan bedienen? Plannen maken is één, maar je zult ook moeten organiseren dat je die plannen gerealiseerd krijgt. Dat betekent tijd inplannen in je agenda om te werken aan die plannen. Anders kom je nooit uit de waan van de dag en blijven anderen jouw agenda bepalen.

Succesfactor 2: De baas worden (en blijven) over je email
Omdat veel werk toch binnenkomt via de mail is goed emailmanagement een must. Is jouw inbox wel eens leeg? Of gebruik je je inbox als takenlijst?

Succesfactor 3: Een sluitend systeem maken: zorg dat je overzicht hebt
Een goed systeem bestaat uit een agenda (met daarin ruimte voor onverwachte zaken), een takenlijst of -systeem (taken van Outlook is bijzonder geschikt, maar je kunt ook denken aan apps/programma’s als Wunderlist of Trello. Als je maar gemakkelijk kunt switchen tussen mail/taken/agenda.

Succesfactor 4: Wekelijks onderhoud
Plan wekelijks (vrijdag eind van de middag werk prima) tijd in om terug te kijken naar de afgelopen week: zijn er nog losse eindjes, zaken die op je to-do list moeten komen te staan? Is je inbox leeg? En plan tijd in om vooruit te kijken: wat moet er worden voorbereid, hoe ziet je agenda eruit, kun je al een bel-lijstje maken? Ruim je bureau op en leg de dossiers/papieren vast klaar waar je maandag als eerste mee aan de slag wilt.

Succesfactor 5: Energiemanagement
Kom je fris en fruitig op je werk? Laat dan vooral je emailprogramma dicht en start met een klus waarvoor je concentratie nodig hebt. Werk daar alvast een uur aan. Wedden dat je een heel eind gekomen bent? Een goede start van de dag! Zorg verder op de dag voor pauzes (ja, ook als je het heel druk hebt), vergeet je lunchpauze niet! Loop af en toe een rondje en doe wat rek- en strekoefeningen achter je bureau. Als je goed voor jezelf zorgt, blijf je productief.

Wat is een belangrijke succesfactor voor goed timemanagement voor jou?

PS: Nu zijn tips natuurlijk zeer inspirerend 😉 . Maar misschien heb je méér nodig dan tips. Een training bijvoorbeeld. Of wil je liever persoonlijk gecoacht worden. Kan allemaal! Je kunt ook  de gratis slimmer werken scan bij me aanvragen.

Heb je mijn ebook al gedownload? Handige tips en nog gratis ook.

 

read more

Gips

Persoonlijk leiderschap | 0 comments | by Martine Floor-Bron

IMG_0728Vandaag was het eindelijk zover. Met oudste dochter naar het ziekenhuis. Misschien mag het gips van haar pols af! Vol verwachting zaten we in de wachtkamer en waren keurig op tijd aan de beurt. De meneer van de gipskamer kwam ons halen. “Kaartje”. “Pardon?” “Kaartje”. Ik leverde de patiëntkaart in. De meneer maakte een vaag gebaar naar een behandelplek, dus dochter ging daar zitten.

Ondertussen kwam er een oudere heer in een rolstoel binnen. “Gipsvoet” blafte de gipsmeneer naar zijn collega’s, die nogal luidruchtig het vakantierooster aan het bespreken waren. De rolstoelmeneer naam plaats op een andere behandelstoel.

Zaag
Ondertussen kwam de gipsmeneer naar ons toe. Stelde zich niet voor, zei niets, liep achter dochter langs, pakte een mini-cirkelzaag, zette deze aan en tot verbijstering van dochter zaagde hij het gips door. Liep vervolgens zonder iets te zeggen weg en kwam weer terug met een grote schaar, waarmee hij het gips van dochter’s arm knipte. Vervolgens draaide hij zich om, typte iets in in de computer en in plaats van het dossier van mijn dochter – dat ik verwachtte, kwam er een röntgenfoto van een voet op het scherm. De meneer liep weg en ging – overigens ook zonder iets tegen de rolstoelmeneer te zeggen – aan de slag met het gips van diens voet.

Dochter en ik keken elkaar verbaasd aan. En nu? Wij wachtten even, maar wij waren lucht geworden. Niemand nam nog enige notie van ons. Ik liep naar de collega’s toe, die inmiddels aan het klagen waren over de gang van zaken bij het management: “Eh, zijn wij klaar? Mogen wij weg? Wat nu?”. “De dokter komt nog”, was het antwoord, waarop er verder geklaagd werd over “zij die van alles bedachten”. Pfffff.
Gelukkig maakte de dokter een hoop goed. Gaf ons beiden een hand, stelde zich voor, maakte een grapje met dochter alvorens hij de pols onderzocht, gaf tips en instructies mee en wenste ons nog een prettige dag. Misschien moest de gipsmeneer daar eens in de leer…. of bij mij. Toevallig geef ik hele goede trainingen klantvriendelijke communicatie. Waar zal ik die offerte eens heensturen?

 

 

read more

Je hoofd leegmaken met behulp van een triggerlist – meer werkplezier door meer overzicht

Ondernemerschap | 0 comments | by Martine Floor-Bron

In mijn vorige blog over je hoofd leegmaken vertelde ik al over associeren. In deze variant associeren we er ook op los, alleen gebruiken we nu een triggerlist. Deze lijst komt uit de Getting Things Done methode. Ik gebruik ‘m vaak in trainingen en ondernemerscoaching. Heerlijk om je hoofd zo te kunnen leegmaken!

Voor jouw gemak heb ik van deze uitleg een printbare variant gemaakt en ook de triggerlijst zelf kun je downloaden en printen. Zie onderaan dit bericht.

Kom je op deze triggerlist nog een onderwerp tegen dat je mist? Geef het even aan me door. Dan kan ik de lijst weer aanpassen. Dankjewel alvast 😉

Wat heb je nodig?

  • Pen & papier (zelf vind ik een ouderwets kladblok het fijnste, ik pak dan voor iedere actie een nieuw blaadje)
  • Kookwekker/timer
  • Een rustige omgeving
  • De triggerlist (bij mij werkt het als iemand deze voorleest, maar je kunt natuurlijk ook gewoon van de lijst werken)

Hoe werkt het?

Stap 1. Zoek even de stilte op. Zorg dat je niet gestoord kunt worden. Pak pen en papier erbij. Zet je timer op vijf minuten.

Stap 2. Ga rustig zitten. Voel je dat je stevig op je stoel zit? Haal een paar keer rustig adem.

Stap 3. Pak de triggerlist erbij en associeer er op los. Schrijf schrijf schrijf! Minstens vijf minuten aan een stuk.

Stap 4. Als je timer is afgegaan, bekijk je het resultaat. Dwarrelt er nog van alles in je hoofd? Dan doe je de oefening nog een keer. Net zo lang tot je hoofd “leeg” is.

Stap 5. Nu ga je rubriceren. Wat hoort bij elkaar? Maak de eerste grove splitsing. Die van mij ziet er zo uit:

  • werk
  • Martine
  • Gezin
  • vrijwilligerswerk

Stap 6. Vervolgens verwerk je deze acties in je eigen systeem (digitale of papieren actie- en/of projectenlijst).

 

Downloads:

PS: Deze tips zijn natuurlijk zeer inspirerend 😉 .
Maar misschien heb je méér nodig dan tips.
Dan is de Powerworkshop Timemanagement voor Ondernemers misschien een optie. Voor het geld hoef je het niet te laten. Voor 99,– excl. BTW ben je een dagdeel onder de pannen voor een leerzame en inspirerende training. Met het geleerde kun je direct aan de slag. Learn & Go is mijn motto.

Of kies voor de gratis online Training Timemanagement voor Ondernemers om mee te beginnen. Die duurt ca drie kwartier en je volgt ‘m via je laptop, tablet of telefoon.

 

read more

Schrijf je hoofd leeg! – Meer werkplezier door meer overzicht – Week van de Werkstress

Hoe doe ik? | 0 comments | by Martine Floor-Bron

Hoe doe ik - hoofd leegmaken - MBee Communicatietrainingen & Professional Organizing

Hoe doe ik – hoofd leegmaken – MBee Communicatietrainingen & Professional Organizing

Het is de Week van de Werkstress. Het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid heeft deze week in het leven geroepen. Een derde van het werkgerelateerd verzuim wordt veroorzaakt door werkstress. Een derde!! Dat is enorm!

In mijn werk als professional organizer is werkstress vaak de reden voor mijn komst. Ondernemer of werknemer kampt met ernstige stressklachten, is (bijna) burnout of net burnout geweest: dat nooit meer!

Afhankelijk van de mate van stress gaan we samen aan de slag: zorgen voor overzicht, het maken van een planning, een plan maken om achterstanden weg te werken, timemanagement-vaardigheden aanleren. Maar ook: het inlassen van ontspan-momenten, op tijd naar huis, hulp vragen, rekening houden met je biologische klok.

Hoe hoger de mate van stress, hoe kleiner de stapjes. Je hoofd zit immers al zo vol!

Hoe zorg je voor overzicht: een eerste stap: schrijf je hoofd leeg

Onze hersenen associeren de hele dag door. Herken je dat op de meest ongelegen momenten acties, to-do’s, beloften etc. oppoppen? Die gaan we eerst eens even uit je hoofd halen.

 

 

Wat heb je nodig?

  • Pen & papier (zelf vind ik een ouderwets kladblok het fijnste, ik pak dan voor iedere actie een nieuw blaadje)
  • Kookwekker/timer
  • Een rustige omgeving

Hoe werkt het?

Stap 1. Zoek de stilte op. Zorg dat je niet gestoord kunt worden. Pak pen en papier erbij. Zet je timer op vijf minuten.

Stap 2. Ga rustig zitten. Voel je dat je stevig op je stoel zit? Haal een paar keer rustig adem.

Stap 3. Deze vijf minuten schrijf je alles op wat in je opkomt. Beloften, to do’s, acties, prive, zakelijk, alles! Vertrouw op je timer. Zolang die niet is gegaan kun je blijven schrijven.

Stap 4. Als je timer is afgegaan, bekijk je het resultaat. Dwarrelt er nog van alles in je hoofd? Dan doe je de oefening nog een keer. Net zo lang tot je hoofd “leeg” is.

Stap 5. Nu ga je rubriceren. Wat hoort bij elkaar? Maak de eerste grove splitsing. Die van mij ziet er zo uit:

  • werk
  • Martine
  • Gezin
  • vrijwilligerswerk

Stap 6. Vervolgens verwerk je deze acties in je eigen systeem (digitale of papieren actie- en/of projectenlijst).

Fijn he? Wil je deze instructie downloaden? Dat kan hier

PS: Nu zijn tips natuurlijk zeer inspirerend 😉 . Maar misschien heb je méér nodig dan tips. Een training bijvoorbeeld. In dat geval beveel ik je de training Timemanagement part 1 van harte aan. Deze training is vanzelfsprekend ook incompany te boeken. Geef 2016 een flinke boost en schrijf je in!

 

read more

Vergadertips! – deel 3 van 6 – agendapunten: gebruik ze handig

Hoe doe ik? | 0 comments | by Martine Floor-Bron

doelgericht vergaderen - MBee Communicatietrainingen en Professional OrganizingAgendapunten
Het doel per agendapunt is bepalend voor de inhoud. Stel dat dus altijd eerst vast.

Doelen kunnen zijn:

  • informatief
  • beeldvormend (vaak in de onderzoeksfase van een project)
  • brainstormen (alleen ideeën genereren en ordenen, geen besluiten)
  • besluitvormend

Het kan helpen om deze doelen achter de agendapunten te zetten.

Waarom moeten alle deelnemers overal bij zijn?
Overweeg om deelnemers alleen voor het relevante agendapunt uit te nodigen. dat getuigt van respect voor hun agenda. Logisch gevolg: als de genodigde weg is, is het agendapunt als vanzelf afgewikkeld.

Een goede vuistregel: hoe hoger het aantal deelnemers bij een vergadering, hoe sneller de betrokkenheid daalt.

Niet halen maar brengen
Maak deelnemers eigenaar van agendapunten. Maak een vast stramien (bijvoorbeeld in Word), plaats de agenda op een centrale plaats op de server zodat iedereen erbij kan en laat deelnemers zelf hun eigen punten erbij zetten.
Bij het agendapunt staat de titel en een korte toelichting, de ‘eigenaar’ van het agendapunt, het doel van dit agendapunt en wat bereikt moet worden in deze vergadering.
Heeft iemand zijn agendapunt niet op de agenda gezet? Helaas! Wees als voorzitter consequent en behandel het dan ook niet. Dan gaat het geheid de volgende keer wél goed.
Deze maatregel zorgt voor aanzienlijk minder mail in de organisatie (herinneringsmail, agenda rondsturen etc.).
Laat medewerkers hun eigen agenda meenemen (in print, op tablet of iPad bijvoorbeeld of in een vergaderapplicatie als ibabs).

Tip: neem nooit vage agendapunten op! Een agendapunt als w.v.t.t.k. (wat verder ter tafel komt) is vragen om problemen 😉

Het verslag bespreken is ook niet nodig: als één van de deelnemers het ergens niet mee eens was, had hij of zij het wel op de agenda geplaatst.

Is rondvraag wel nodig? Las deze ronde niet uit gewoonte in maar vraag je af of dit wel bij deze vergadering hoort. Rondvraag wordt vaak gebruikt om een discussie op te rakelen, een stokpaardje ter tafel te brengen of om een agendapunt nog eens te bespreken. Dit zorgt allemaal voor tijdverspilling. Toch een rondvraag? Maak duidelijke afspraken wat wel en wat niet daarbij hoort.

read more
 

Gratis E-book

7 gouden timemanagement-tips
voor ondernemers

gratis e-book