Timemanagement: 7 manieren om de regie over je werk terug te krijgen met behulp van je agenda

Ondernemerschap | 0 comments | by Martine Floor-Bron

worklife balanceHet voelt niet prettig. Geleefd worden door anderen. Door je klanten, door medewerkers, leveranciers, relaties. Je blijft in de waan van de dag en proactiviteit is er niet meer bij. Die agenda lijkt jou de baas in plaats van andersom!

In dit artikel: 7 manieren om weer proactief te worden met behulp van je agenda.

  1. Plan je agenda niet te vol.
    Dat lijkt een open deur, maar sommige ondernemers lopen alleen maar van afspraak naar afspraak. Aan hun “echte” werk komen ze niet meer toe. Dat moet dan maar in de avonduren. Vaarwel, quality time met je gezin.
  1. Moet je echt wel overal bij zijn?
    Op social media zie ik sommige ondernemers die echt óveral zijn: geen netwerkbijeenkomst, business event of beursvloer slaan ze over. Maatschappelijke betrokkenheid is prima natuurlijk, maar één beursvloerdeelname is toch genoeg? En als je gezin je grootste prioriteit is, waarom ben je dan iedere avond weg?
    Investeer liever in het verdiepen van netwerkcontacten dan in vluchtige contacten. Het levert je meer op. Moet je trouwens wel bij iedere vergadering, ieder overleg aanwezig zijn? Maak keuzes!
  1. Houd rekening met reistijd.
    Zet reistijd ook in je agenda. Ook interne reistijd! Als jij in een groot gebouw werkt en je moet van de ene kant van het gebouw naar de andere kant, kost dat tijd.
  1. Houd bij het plannen van afspraken rekening met je biologische klok.
    Ben je ’s ochtends op je scherpst? Dan kun je ingewikkelde klussen beter op dat moment inplannen in plaats van dat netwerkgesprek.
  1. Ben je (ook) leidinggevende? Dan is jouw core business leidinggeven.
    Dat betekent dus tijd in je agenda inplannen voor je medewerkers: gesprekken, mentoring, coaching, begeleiding. Kortom: het draait om aandacht geven. En daar moet je tijd voor reserveren.
  1. Kijken er mensen mee in je agenda? (secretaresse, leidinggevende, collega etc). Dan moet je goede afspraken maken over het inplannen van je agenda. Blok momenten waarop je geen afspraken ingepland wilt hebben, spreek af tot hoe laat afspraken ingepland mogen worden en spreek af dat er voldoende tijd tussen afspraken moet zitten.
  1. Ben je een beelddenker of visueel ingesteld? Maak gebruik van kleuren.
    Geef iedere categorie een andere kleur: reistijd, netwerken en acquisitie, je core business, gesprekken met medewerkers etc.

 

read more

Vijf belangrijke succesfactoren voor goed timemanagement

Ondernemerschap | 0 comments | by Martine Floor-Bron

Martine Floor-Bron - MBee Professional OrganizingTimemanagement is belangrijk als je uit de waan van de dag wilt en meer overzicht wilt. Als je liever proactief dan reactief wilt werken, dan is het zaak te werken aan deze vijf succesfactoren.

Succesfactor 1: Plannen maken en organiseren
Bepaal jij je agenda of doen anderen dat? Als je niet weet waaraan je moet werken, heeft werken eigenlijk helemaal geen zin 😉 Plannen maken is dus best belangrijk: waar staat jouw stip op de horizon? Aan welke doelen wil je werken de komende tijd? Moet er nog iets links of rechts bijgespijkerd worden? En welke klanten wil je met welke producten of diensten gaan bedienen? Plannen maken is één, maar je zult ook moeten organiseren dat je die plannen gerealiseerd krijgt. Dat betekent tijd inplannen in je agenda om te werken aan die plannen. Anders kom je nooit uit de waan van de dag en blijven anderen jouw agenda bepalen.

Succesfactor 2: De baas worden (en blijven) over je email
Omdat veel werk toch binnenkomt via de mail is goed emailmanagement een must. Is jouw inbox wel eens leeg? Of gebruik je je inbox als takenlijst?

Succesfactor 3: Een sluitend systeem maken: zorg dat je overzicht hebt
Een goed systeem bestaat uit een agenda (met daarin ruimte voor onverwachte zaken), een takenlijst of -systeem (taken van Outlook is bijzonder geschikt, maar je kunt ook denken aan apps/programma’s als Wunderlist of Trello. Als je maar gemakkelijk kunt switchen tussen mail/taken/agenda.

Succesfactor 4: Wekelijks onderhoud
Plan wekelijks (vrijdag eind van de middag werk prima) tijd in om terug te kijken naar de afgelopen week: zijn er nog losse eindjes, zaken die op je to-do list moeten komen te staan? Is je inbox leeg? En plan tijd in om vooruit te kijken: wat moet er worden voorbereid, hoe ziet je agenda eruit, kun je al een bel-lijstje maken? Ruim je bureau op en leg de dossiers/papieren vast klaar waar je maandag als eerste mee aan de slag wilt.

Succesfactor 5: Energiemanagement
Kom je fris en fruitig op je werk? Laat dan vooral je emailprogramma dicht en start met een klus waarvoor je concentratie nodig hebt. Werk daar alvast een uur aan. Wedden dat je een heel eind gekomen bent? Een goede start van de dag! Zorg verder op de dag voor pauzes (ja, ook als je het heel druk hebt), vergeet je lunchpauze niet! Loop af en toe een rondje en doe wat rek- en strekoefeningen achter je bureau. Als je goed voor jezelf zorgt, blijf je productief.

Wat is een belangrijke succesfactor voor goed timemanagement voor jou?

PS: Nu zijn tips natuurlijk zeer inspirerend 😉 . Maar misschien heb je méér nodig dan tips. Een training bijvoorbeeld. Of wil je liever persoonlijk gecoacht worden. Kan allemaal! Je kunt ook  de gratis slimmer werken scan bij me aanvragen.

Heb je mijn ebook al gedownload? Handige tips en nog gratis ook.

 

read more

Gips

Persoonlijk leiderschap | 0 comments | by Martine Floor-Bron

IMG_0728Vandaag was het eindelijk zover. Met oudste dochter naar het ziekenhuis. Misschien mag het gips van haar pols af! Vol verwachting zaten we in de wachtkamer en waren keurig op tijd aan de beurt. De meneer van de gipskamer kwam ons halen. “Kaartje”. “Pardon?” “Kaartje”. Ik leverde de patiëntkaart in. De meneer maakte een vaag gebaar naar een behandelplek, dus dochter ging daar zitten.

Ondertussen kwam er een oudere heer in een rolstoel binnen. “Gipsvoet” blafte de gipsmeneer naar zijn collega’s, die nogal luidruchtig het vakantierooster aan het bespreken waren. De rolstoelmeneer naam plaats op een andere behandelstoel.

Zaag
Ondertussen kwam de gipsmeneer naar ons toe. Stelde zich niet voor, zei niets, liep achter dochter langs, pakte een mini-cirkelzaag, zette deze aan en tot verbijstering van dochter zaagde hij het gips door. Liep vervolgens zonder iets te zeggen weg en kwam weer terug met een grote schaar, waarmee hij het gips van dochter’s arm knipte. Vervolgens draaide hij zich om, typte iets in in de computer en in plaats van het dossier van mijn dochter – dat ik verwachtte, kwam er een röntgenfoto van een voet op het scherm. De meneer liep weg en ging – overigens ook zonder iets tegen de rolstoelmeneer te zeggen – aan de slag met het gips van diens voet.

Dochter en ik keken elkaar verbaasd aan. En nu? Wij wachtten even, maar wij waren lucht geworden. Niemand nam nog enige notie van ons. Ik liep naar de collega’s toe, die inmiddels aan het klagen waren over de gang van zaken bij het management: “Eh, zijn wij klaar? Mogen wij weg? Wat nu?”. “De dokter komt nog”, was het antwoord, waarop er verder geklaagd werd over “zij die van alles bedachten”. Pfffff.
Gelukkig maakte de dokter een hoop goed. Gaf ons beiden een hand, stelde zich voor, maakte een grapje met dochter alvorens hij de pols onderzocht, gaf tips en instructies mee en wenste ons nog een prettige dag. Misschien moest de gipsmeneer daar eens in de leer…. of bij mij. Toevallig geef ik hele goede trainingen klantvriendelijke communicatie. Waar zal ik die offerte eens heensturen?

 

 

read more

Je hoofd leegmaken met behulp van een triggerlist – meer werkplezier door meer overzicht

Ondernemerschap | 0 comments | by Martine Floor-Bron

In mijn vorige blog over je hoofd leegmaken vertelde ik al over associeren. In deze variant associeren we er ook op los, alleen gebruiken we nu een triggerlist. Deze lijst komt uit de Getting Things Done methode. Ik gebruik ‘m vaak in trainingen en ondernemerscoaching. Heerlijk om je hoofd zo te kunnen leegmaken!

Voor jouw gemak heb ik van deze uitleg een printbare variant gemaakt en ook de triggerlijst zelf kun je downloaden en printen. Zie onderaan dit bericht.

Kom je op deze triggerlist nog een onderwerp tegen dat je mist? Geef het even aan me door. Dan kan ik de lijst weer aanpassen. Dankjewel alvast 😉

Wat heb je nodig?

  • Pen & papier (zelf vind ik een ouderwets kladblok het fijnste, ik pak dan voor iedere actie een nieuw blaadje)
  • Kookwekker/timer
  • Een rustige omgeving
  • De triggerlist (bij mij werkt het als iemand deze voorleest, maar je kunt natuurlijk ook gewoon van de lijst werken)

Hoe werkt het?

Stap 1. Zoek even de stilte op. Zorg dat je niet gestoord kunt worden. Pak pen en papier erbij. Zet je timer op vijf minuten.

Stap 2. Ga rustig zitten. Voel je dat je stevig op je stoel zit? Haal een paar keer rustig adem.

Stap 3. Pak de triggerlist erbij en associeer er op los. Schrijf schrijf schrijf! Minstens vijf minuten aan een stuk.

Stap 4. Als je timer is afgegaan, bekijk je het resultaat. Dwarrelt er nog van alles in je hoofd? Dan doe je de oefening nog een keer. Net zo lang tot je hoofd “leeg” is.

Stap 5. Nu ga je rubriceren. Wat hoort bij elkaar? Maak de eerste grove splitsing. Die van mij ziet er zo uit:

  • werk
  • Martine
  • Gezin
  • vrijwilligerswerk

Stap 6. Vervolgens verwerk je deze acties in je eigen systeem (digitale of papieren actie- en/of projectenlijst).

 

Downloads:

PS: Deze tips zijn natuurlijk zeer inspirerend 😉 .
Maar misschien heb je méér nodig dan tips.
Dan is de Powerworkshop Timemanagement voor Ondernemers misschien een optie. Voor het geld hoef je het niet te laten. Voor 99,– excl. BTW ben je een dagdeel onder de pannen voor een leerzame en inspirerende training. Met het geleerde kun je direct aan de slag. Learn & Go is mijn motto.

Of kies voor de gratis online Training Timemanagement voor Ondernemers om mee te beginnen. Die duurt ca drie kwartier en je volgt ‘m via je laptop, tablet of telefoon.

 

read more

Schrijf je hoofd leeg! – Meer werkplezier door meer overzicht – Week van de Werkstress

Hoe doe ik? | 0 comments | by Martine Floor-Bron

Hoe doe ik - hoofd leegmaken - MBee Communicatietrainingen & Professional Organizing

Hoe doe ik – hoofd leegmaken – MBee Communicatietrainingen & Professional Organizing

Het is de Week van de Werkstress. Het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid heeft deze week in het leven geroepen. Een derde van het werkgerelateerd verzuim wordt veroorzaakt door werkstress. Een derde!! Dat is enorm!

In mijn werk als professional organizer is werkstress vaak de reden voor mijn komst. Ondernemer of werknemer kampt met ernstige stressklachten, is (bijna) burnout of net burnout geweest: dat nooit meer!

Afhankelijk van de mate van stress gaan we samen aan de slag: zorgen voor overzicht, het maken van een planning, een plan maken om achterstanden weg te werken, timemanagement-vaardigheden aanleren. Maar ook: het inlassen van ontspan-momenten, op tijd naar huis, hulp vragen, rekening houden met je biologische klok.

Hoe hoger de mate van stress, hoe kleiner de stapjes. Je hoofd zit immers al zo vol!

Hoe zorg je voor overzicht: een eerste stap: schrijf je hoofd leeg

Onze hersenen associeren de hele dag door. Herken je dat op de meest ongelegen momenten acties, to-do’s, beloften etc. oppoppen? Die gaan we eerst eens even uit je hoofd halen.

 

 

Wat heb je nodig?

  • Pen & papier (zelf vind ik een ouderwets kladblok het fijnste, ik pak dan voor iedere actie een nieuw blaadje)
  • Kookwekker/timer
  • Een rustige omgeving

Hoe werkt het?

Stap 1. Zoek de stilte op. Zorg dat je niet gestoord kunt worden. Pak pen en papier erbij. Zet je timer op vijf minuten.

Stap 2. Ga rustig zitten. Voel je dat je stevig op je stoel zit? Haal een paar keer rustig adem.

Stap 3. Deze vijf minuten schrijf je alles op wat in je opkomt. Beloften, to do’s, acties, prive, zakelijk, alles! Vertrouw op je timer. Zolang die niet is gegaan kun je blijven schrijven.

Stap 4. Als je timer is afgegaan, bekijk je het resultaat. Dwarrelt er nog van alles in je hoofd? Dan doe je de oefening nog een keer. Net zo lang tot je hoofd “leeg” is.

Stap 5. Nu ga je rubriceren. Wat hoort bij elkaar? Maak de eerste grove splitsing. Die van mij ziet er zo uit:

  • werk
  • Martine
  • Gezin
  • vrijwilligerswerk

Stap 6. Vervolgens verwerk je deze acties in je eigen systeem (digitale of papieren actie- en/of projectenlijst).

Fijn he? Wil je deze instructie downloaden? Dat kan hier

PS: Nu zijn tips natuurlijk zeer inspirerend 😉 . Maar misschien heb je méér nodig dan tips. Een training bijvoorbeeld. In dat geval beveel ik je de training Timemanagement part 1 van harte aan. Deze training is vanzelfsprekend ook incompany te boeken. Geef 2016 een flinke boost en schrijf je in!

 

read more

Vergadertips! – deel 3 van 6 – agendapunten: gebruik ze handig

Hoe doe ik? | 0 comments | by Martine Floor-Bron

doelgericht vergaderen - MBee Communicatietrainingen en Professional OrganizingAgendapunten
Het doel per agendapunt is bepalend voor de inhoud. Stel dat dus altijd eerst vast.

Doelen kunnen zijn:

  • informatief
  • beeldvormend (vaak in de onderzoeksfase van een project)
  • brainstormen (alleen ideeën genereren en ordenen, geen besluiten)
  • besluitvormend

Het kan helpen om deze doelen achter de agendapunten te zetten.

Waarom moeten alle deelnemers overal bij zijn?
Overweeg om deelnemers alleen voor het relevante agendapunt uit te nodigen. dat getuigt van respect voor hun agenda. Logisch gevolg: als de genodigde weg is, is het agendapunt als vanzelf afgewikkeld.

Een goede vuistregel: hoe hoger het aantal deelnemers bij een vergadering, hoe sneller de betrokkenheid daalt.

Niet halen maar brengen
Maak deelnemers eigenaar van agendapunten. Maak een vast stramien (bijvoorbeeld in Word), plaats de agenda op een centrale plaats op de server zodat iedereen erbij kan en laat deelnemers zelf hun eigen punten erbij zetten.
Bij het agendapunt staat de titel en een korte toelichting, de ‘eigenaar’ van het agendapunt, het doel van dit agendapunt en wat bereikt moet worden in deze vergadering.
Heeft iemand zijn agendapunt niet op de agenda gezet? Helaas! Wees als voorzitter consequent en behandel het dan ook niet. Dan gaat het geheid de volgende keer wél goed.
Deze maatregel zorgt voor aanzienlijk minder mail in de organisatie (herinneringsmail, agenda rondsturen etc.).
Laat medewerkers hun eigen agenda meenemen (in print, op tablet of iPad bijvoorbeeld of in een vergaderapplicatie als ibabs).

Tip: neem nooit vage agendapunten op! Een agendapunt als w.v.t.t.k. (wat verder ter tafel komt) is vragen om problemen 😉

Het verslag bespreken is ook niet nodig: als één van de deelnemers het ergens niet mee eens was, had hij of zij het wel op de agenda geplaatst.

Is rondvraag wel nodig? Las deze ronde niet uit gewoonte in maar vraag je af of dit wel bij deze vergadering hoort. Rondvraag wordt vaak gebruikt om een discussie op te rakelen, een stokpaardje ter tafel te brengen of om een agendapunt nog eens te bespreken. Dit zorgt allemaal voor tijdverspilling. Toch een rondvraag? Maak duidelijke afspraken wat wel en wat niet daarbij hoort.

read more

Vergadertips! – deel 2 van 6 – vandaag: rollen in een vergadering

Hoe doe ik? | 0 comments | by Martine Floor-Bron

Zichtbaarheid, vergadertraining MBee Communicatietrainingen en Professional OrganizingIn een vergadering heb je grofweg drie rollen: de voorzitter, de notulist en de deelnemer. In de meest ideale situatie zijn deze rollen gescheiden.

  • De voorzitter zorgt voor een goede voorbereiding van de vergadering: agenda, uitnodigingen. En tijdens de vergadering voor bewaken van tijd en agendapunten.
  • De notulist zorgt dat hij op de hoogte is van de inhoud van de agendapunten, vat regelmatig samen wat er gezegd is, noteert actiepunten en, heel belangrijk, maakt direct tijdens de vergadering duidelijk als iets niet helder is.
  • De deelnemer bereidt de vergadering voor. En echt, het is ronduit onrespectvol naar de anderen als je dat niet doet. Maar ook niet bijster respectvol naar jezelf: jouw tijd is toch kostbaar? Als deelnemer doe je actief mee met de vergadering. Je hebt wat te halen en wat te brengen. Zo eenvoudig is het.

Soms is de luxe van gescheiden rollen niet vanzelfsprekend. Soms is de voorzitter voorzitter, notulist en deelnemer tegelijk. Wat kun je doen?

  • kijk of je rollen kunt laten rouleren. Dit werkt goed bij teamoverleg. Teamleden kunnen zo werken aan competenties als leidinggeven, interrumperen, werken aan communicatieve vaardigheden, maar merken ook hoe irritant het is als voorzitter als deelnemers zitten “rommelen” tijdens een vergadering.
    Tip bij het rouleren van rollen: laat iemand die een rol voor het eerst uitoefent even bijpraten door een collega die op dat vlak ervaring heeft. Iemand in het diepe werpen is misschien niet de meest effectieve weg 😉
    Je kunt kiezen om rollen te laten rouleren per vergadering, maar ook per kwartaal of per half jaar is een prima verdeling.
  • toch een dubbelrol? Las af en toe even een time-out in om aantekeningen te maken
  • houd de belangen in de gaten. Als je als deelnemer een groot belang hebt in te brengen of te verdedigen is het raadzaam de voorzitters- of notulistenrol aan iemand anders over te dragen.

Volgend vergaderblog heeft als onderwerp inhoud, interactie en procedure.

read more

Vergadertips! – deel 1 van 6 – vandaag: de droom van iedere vergadertrainer

Leidinggeven & Leiderschap | 0 comments | by Martine Floor-Bron

vergadertraining MBee CommunicatietrainingenVorig jaar gaf ik een tweedaagse incompany training timemanagement voor medewerkers van een grote instelling. Bij het intakegesprek en tijdens de training zelf kwam de vergadercultuur aan de orde. Een bekend probleem. Iedereen had er de mond van vol, maar actie werd er niet op ondernomen: “dat doen we hier nu eenmaal zo”. Er werd veel, lang en frequent vergaderd. En niet erg doelmatig. Een andere structuur zou de productiviteit en effectiviteit waarschijnlijk enorm ten goede komen. Reden genoeg voor mij om dit bij het management aan te kaarten. Ik ben immers van het werkplezier en zo veel, lang en ondoelmatig vergaderen komt je werkplezier niet echt ten goede!

Ik kom vergaderen als struikelblok heel veel tegen bij organisaties. Vaak sluipt dat er geleidelijk in en na een tijd weten medewerkers niet beter.

Mijn werkwijze bij vergadertraining en -coaching: Eerst een of meerdere vergaderingen bijwonen. Deze eerste vergadering was de droom van iedere trainer! Werk aan de winkel! Overigens zijn mijn vergadertrainingen altijd maatwerk.

De vergadering
Het ging hier over een teamvergadering met 17 personen. Frequentie: iedere 2 weken. Duur: 3 uur. Een agenda van 2 A4’tjes. Notulen van de vorige vergadering: 7 pagina’s. Start- en eindtijd waren rekbaar. De laatste deelnemer kwam een half uur na aanvang binnen, de eerste ging een uur voor het einde weg. En oja, de vergadering liep 20 minuten uit.

Deelnemers waren niet voorbereid, er werd gerommeld met papieren, Ipads en mobiele telefoons “even wat mailtjes ondertussen wegwerken”. Sommige vergaderpunten leverden heftige emoties op. Er zijn zeker vijf mensen helemaal niet aan het woord geweest, vijf anderen hadden veelal het hoogste woord. Tijdens de rondvraag begon het hele circus opnieuw: emoties, genomen besluiten werden ter discussie gesteld, er werd veel over niet ter zake doende onderwerpen gesproken.

Zoals gezegd: werk aan de winkel. Omdat besluitvorming binnen deze organisatie niet heel snel verloopt, hebben we een jaar uitgetrokken om te werken (in positieve zin) aan effectiviteit binnen vergaderingen. In de komende vijf blogs ga ik vertellen wat mijn bevindingen waren en wat grofweg tips zijn om vergaderingen beter te laten verlopen.

Tip 1: Bewustwording.
Ik heb uit laten rekenen (gewoon door hun eigen financiële mensen) wat deze vergadering iedere twee weken kost. Dat bracht een behoorlijk schrikeffect teweeg. Ook bij mij trouwens 😉 Vervolgens heb ik die uitkomst laten bespreken in het managementteam. Want deze afdeling was natuurlijk niet de enige die regelmatig vergaderde….

Tip 2: Begin bovenaan. 
Als ergens een vergadercultuur heerst, begint die meestal niet op de werkvloer. Vaak zie je dat in de top ook veel vergaderd wordt. Dat was ook hier het geval. Leden van het MT liepen letterlijk van vergadering naar vergadering. Op mijn vraag “Wanneer doen jullie je werk dan?” kreeg ik veel antwoorden als “thuis”, “daar kom ik niet aan toe”, “tussendoor”. Dat is ook niet echt timemanagement-waardig! Dus zijn we eerst gestart bij het managementteam met een brainstormsessie: waarover, met wie en hoe vaak moet eigenlijk vergaderd worden? En welke alternatieven zijn er? Na deze sessie hebben we alleen voor het MT al de hoeveelheid vergaderen met ruim 30% kunnen verminderen! Zo, dat levert tijd (en geld) op!

Meer in mijn volgende blog….

 

 

 

read more

Ondernemer, ga eens met jezelf de hei op!

Ondernemerschap | 0 comments | by Martine Floor-Bron

Veel ondernemers hebben een timemanagement-issue. En daar help ik ze graag mee natuurlijk. Er zijn verschillende oorzaken te noemen, maar onderstaande is er een die ik regelmatig als zakelijk professional organizer tegenkom.

Veel ondernemers zijn gestart in een bepaald vakgebied. Later is dat vakgebied ietsjes veranderd. En nog wat later nog eens… Een logische ontwikkeling. Maar door al die veranderingen raak je als ondernemer de focus soms even kwijt. Welke klanten wil je graag bedienen? Wat zijn je producten of diensten? En wat is de verpakking daarvan?

Tijd voor even lekker de hei op met jezelf. Om na te denken, overzichtjes te maken, te visualiseren. En om je plan bij te stellen.

Dat kost tijd, maar levert je zeker wat op:

  • je kunt je website beter (laten) inrichten
  • je trekt daardoor gemakkelijker klanten aan
  • je weet weer wat nu écht belangrijk is

En laat dat laatste nu dé voorwaarde zijn voor goed timemanagement! Geen gerommel meer met vage doelen en focus, maar lekker scherp ondernemen. Want dat willen we toch allemaal?

read more

Pomodoro – mijn fijnste timemanagement techniek!

Hoe doe ik? | 0 comments | by Martine Floor-Bron

Pomodoro techniek - Martine's timemanagementtrainingen

Pomodoro techniek – Martine’s timemanagementtrainingen

Als je je tijd écht slim wilt inzetten, dan is de Pomodoro-techniek een hele fijne. Vind ik tenminste. Eenvoudig, snel te leren en -voor mij- bijzonder effectief.

Ken jij deze techniek al? Bedacht door Francesco Cirillo. Eén simpel hulpmiddel: de kookwekker. Francesco had er een in de vorm van een tomaat, vandaar de naam. Die van mij is gewoon wit met geel 😉

Waarom deze techniek?

  • Je ervaart tijd anders, en daardoor ervaar je minder stress.
  • Geen interrupties, dus meer focus en concentratie
  • Je gaat er efficiënter door werken
  • Je vergroot je motivatie vergroten

Hoe werkt het?

  • Je gaat in blokken werken van 25 minuten.
  • Je gebruikt een kookwekker om je tijd te bewaken.
  • Pak een taak erbij waaraan je gaat werken. Schat in hoeveel blokken (van 25 minuten) je nodig denkt te hebben.
    Vergt even oefening, maar dat overleef je 😉
  • Zet de kookwekker op 25 minuten.
  • Geen afleiding: zorg daarvoor: bliepjes en andere programma’s uit, telefoon uit of doorgeschakeld, kantoorgenoten (of huisgenoten) op de hoogte brengen.
  • Als de kookwekker gaat na 25 minuten, ga je even je brein rust geven: loop een rondje, ga naar het toilet, schenk jezelf een bakje koffie in, dat soort zaken.
  • Heb je 3 á 4 blokken van 25 minuten gedaan? Dan neem je een langere pauze (van bijvoorbeeld een half uur).
    Bij mij is vier blokken te lang, ik plan altijd maximaal drie pomodoro-blokken achter elkaar

Waarom is dit een effectieve methode?

Ons brein heeft altijd even tijd nodig om te “landen” in een taak. Bij ingewikkelde taken kan dit zo 15 minuten duren. En bij iedere afleiding begint dat opnieuw. Daarom ben ik zo’n pleitbezorger voor bliepjes uit 😉

Doordat je met deze techniek maar 25 minuten écht hoeft te focussen (en dus geen afleiding hebt), werk je veel effectiever.
Je concentratie ligt immers veel hoger. De tijdslimiet stimuleert om je doel te halen.

Wat zijn de voordelen?

  • Eenvoudige techniek, weinig hulpmiddelen.

Nadelen:

  • Je kunt de techniek gaan gebruiken voor een activiteit als bijvoorbeeld het wegwerken van mail. Dat is niet de bedoeling! Mail is één en al afleiding.
  • In het blokje van vijf minuten tussen twee blokken kun je soms de verleiding niet weerstaan om je mail te checken. Niet doen! Die mail loopt echt niet weg….

There’s an app for that!

Wil je graag een app gaan gebruiken?
Ik testte Pomodoro Time (appstore).
Werkte goed, al bewaar ik mijn taken zelf liever op een andere plek.

Vragen hierover? Suggesties, opmerkingen? Laat een berichtje hieronder achter.

read more
 

Gratis E-book

7 gouden timemanagement-tips
voor ondernemers

gratis e-book