Viewing posts categorised under: Hoe doe ik?

Meer overzicht? Gebruik je mail goed!

Hoe doe ik? | 0 comments | by Martine Floor-Bron

In de serie Timemanagementtips voor ondernemers: Tools voor meer overzicht vind je hier deel 2: je mail.

In mijn vorige blog heb ik je verteld hoe je meer overzicht krijgt met behulp van je agenda. In dit blog laat ik je zien hoe je meer overzicht in je mail kunt krijgen.

Hoe zorg je voor overzicht in je mail?

Stap 1. Reduceer je hoeveelheid mapjes in je inbox

Hoeveel mapjes heb jij aangemaakt in je mail? Veel? Lastig he? Denk je een mailtje naar het goede mapje te hebben gesleept, heb je nét iets te vroeg losgelaten. En waar is ie nu dan?

Outlook heeft een fantastische zoekfunctie. Al die mapjes heb je helemaal niet nodig! Als je met deze mapjes gaat werken, kom je een heel eind.

ACTIE
Hierin staan mailtjes waar je nog iets mee moet.

LEZEN
Hierin staan alleen mailtjes die je wilt lezen. Je hoeft er verder niets mee! Denk aan nieuwsbrieven, mails met branche- of productinformatie etc. TIP: plan wekelijks tijd in om te lezen zodat je iedere week start met een leeg mapje.

KORT ARCHIEF
Alle mailtjes die je wilt bewaren van dit jaar.

LANG ARCHIEF
Alle mailtjes die je wilt bewaren van vorig jaar en ouder.

LATER/MISSCHIEN
Voor mails met briljante ideeën waar je ooit nog iets mee wil doen.

WACHTEN OP
Het mapje dat je heel erg gaat helpen! Hierin bewaar je mails met verzoeken die je aan mensen hebt gedaan, bestellingen, vragen die je hebt gesteld, kortom, alles waar je nog een antwoord (of een levering) op verwacht. Een keer per week check je dit mapje. Desgewenst stuur je een herinnering, of je belt even. Zo krijg je overzicht!

Stap 2. Wees kritisch met het versturen van mail

Veel mail versturen zorgt ook voor veel mail ontvangen. Denk bij ieder mailtje na: moet dit wel via mail? Soms is een telefoontje handiger. Of samen met iemand in een gedeeld document werken (bijvoorbeeld in Google Docs of Dropbox). Of is een appje met een bevestiging voldoende.

Stap 3. Welke informatie heb je écht nodig?

Ondernemen is jezelf blijven ontwikkelen. Informatie die vroeger handig voor je was lees je nu misschien niet eens meer. Bekijk je mails eens goed. Kun je je uitschrijven voor nieuwsbrieven? Of ontvang je cc’s over projecten waar je niets (meer) mee doet? Probeer je inbox “schoon” te houden, dat scheelt.

Stap 4. Laat mails alvast in het goede mapje terechtkomen

Stel regels in om bijvoorbeeld nieuwsbrieven in het mapje LEZEN terecht te laten komen.

Stap 5. Maak gebruik van sneltoetsen

Outlook kent heel veel handige sneltoetsen. In mijn volgende blog vind je een handig overzicht hiervan..

Stap 6. Je prullenbak is je beste vriend

Gooi zoveel mogelijk weg! Aanbiedingen, reclame, afspraakbevestigingen van afspraken die allang geweest zijn, oude nieuwsbrieven. Wil je mails bewaren omdat je er nog iets mee wilt doen? Dan horen ze in de map ACTIE of LATER/MISSCHIEN. Of zet het op je takenlijst.

Nog wat extra tips:

  • Sla bijlagen in mails zoveel mogelijk gelijk op. Dan kun je het bijbehorende mailtje weggooien.
  • Moet je echt alles archiveren? Wat gebeurt er als je mailtjes weggooit? Vaak niets 😉 Gewoon wegmikken. Ruimt lekker op.

Meer hulp nodig? Stuur me dan een mailtje voor het inplannen van een gratis Skype-gesprek van 20 minuten. Dan kun je me je brandende vragen stellen en ik geef je tips om verder te kunnen.

Mail je prullenbak is je beste vriend

Je prullenbak is je beste vriend

read more

Meer overzicht? Gebruik je agenda goed!

Hoe doe ik? | 0 comments | by Martine Floor-Bron

Timemanagementtips voor ondernemers

Meer overzicht? Gebruik je agenda goed!

Tools voor meer overzicht. Deel 1: Je agenda

Wil je meer overzicht? Breng eerst eens overzicht aan in je agenda. Hoe vaak ik niet met drukke ondernemers spreek en dan hun agenda bekijk en die is dan leeg… op een paar afspraken na.

In de top 3 van vragen die ik krijg over timemanagement staat “Hoe krijg ik meer overzicht?” Veel ondernemers blussen vooral brandjes. De waan van de dag gaat met hen op de loop en aan het einde van de dag verzuchten ze “Ik had het hartstikke druk maar geen idee wat ik heb gedaan.”

Hoe zorg je voor overzicht in je agenda?

Stap 1. Reserveer privé-tijd.

Jij vindt je werk-privé balans toch ook belangrijk? Ga dan eerst eens kijken wanneer je thuis moet zijn. Of wanneer die tienminutengesprekken op school zijn. Of wanneer je dochter een ballet-uitvoering heeft. Wanneer het jouw beurt is om te koken. Blok die tijden eerst eens in je agenda. Nuttig? Ja! Truttig? Nee. Jij levert toch ook je bijdrage in je gezin? En het voorkomt dat je óf de altijd afwezige bent óf op het laatst nog binnen komt rennen. Staat iedereen al opgetut bij de deur terwijl jij nog moet douchen. Maak je geen vrienden mee 😉

Stap 2. Met welk doel plan je afspraken in?

Kijk eens kritisch naar de afspraken die al in je agenda staan. Welk doel dienen die afspraken? Zijn ze belangrijk genoeg om te laten staan? Of zijn er ook zaken die je telefonisch – of via Skype – kunt afwikkelen? En voor de afspraken die je hebt laten staan: is de tijd die je hebt gereserveerd lang genoeg? Kun je afspraken misschien combineren? Wees kritisch. Je tijd is je kostbaarste bezit.

Stap 3. Zet reistijd ook in je agenda.

Hoe lang heb je nodig om van A naar B te komen (en weer terug)? Die tijd zet je ook in je agenda. Ook erg handig als je je kilometerregistratie gaat bijwerken.

Stap 4. Plan denkwerk en creativiteit in.

Een lastige offerte maken? Een (bouw-)tekening maken? Of iets anders creatiefs natuurlijk. Plan tijd in in je agenda. En houd je daar ook aan.

Stap 5. Werk AAN je bedrijf

Plan minstens één dagdeel in de week in om AAN je bedrijf te werken in plaats van IN je bedrijf. Strategie, marketing, personeelsaangelegenheden, financiën, prognoses opstellen, het is allemaal werken AAN je bedrijf. Als je hier geen tijd voor inplant, kun je ook niet groeien. Zo simpel is het.

Stap 6. Werk met kleuren in je agenda.

Werkt voor mij heerlijk! In één oogopslag overzicht. Zo is reistijd in mijn agenda geel, acquisitie-en netwerkactiviteiten groen, declarabele tijd (lees: te factureren tijd) paars en privé is oranje. En mijn wekelijkse blok WERKEN AAN MIJN BEDRIJF is blauw. Studietijd: rood.

Eyeopener: Kun je aan een nieuwe afspraak niet direct een kleur koppelen? Dan is dit een belangrijk signaal of je deze afspraak wel moet inplannen en vraag je je af welk doel deze afspraak dient.

Nog een belangrijke tip: Plan je agenda niet té vol. Je moet ook tijd hebben om flexibel te kunnen zijn toch?

Wil je weten hoe je je mail inzet voor meer overzicht? Lees dan mijn blog Meer overzicht door je mail goed te gebruiken.

Loop jij helemaal vast als het gaat om timemanagement? Is je inbox jou de baas? Ben je het overzicht kwijt? Plan dan een gratis Skypegesprek in. Daar spreken we jouw prangende vragen door en ik geef je gegarandeerd minstens drie tips om weer verder te kunnen.

read more

Feedback geven. Een eitje toch?

Effectief communiceren | 0 comments | by Martine Floor-Bron

Eitje toch? Workshop feedback geven en ontvangen.“Feedback geven, dat is allang bekend toch? Eerst iets positief en dan je verbeterpunten noemen.” Het woord is aan Sandra, medewerker van een team binnendienstmedewerkers van een financiële instelling. Dit team volgt een training van vier dagdelen bij mij. Doelstellingen: beter leren samenwerken en het leren van timemanagement-technieken. En feedback geven én ontvangen is daar een belangrijk onderdeel van.

We pakten er een voorbeeld bij uit de praktijk. Sandra had haar collega eens feedback gegeven op het feit dat te amicaal deed in een telefoongesprek met een klant. Haar collega kon zich dat goed herinneren: “Dat klopt, ik heb daarna een potje gehuild op de WC”. Dat was natuurlijk een beetje overdreven, algehele hilariteit in de groep, maar er zat wel een kern van waarheid in: de collega had zich er heel naar over gevoeld. Sandra had haar wel een compliment gegeven, maar dat ging over iets heel anders, waardoor de boodschap over amicaal gedrag nogal uit de lucht kwam vallen. En ze had de woorden altijd en nooit in haar feedback verwerkt. Dan komt een boodschap hard aan!

Tips die Sandra in haar feedback-gesprek had kunnen toepassen:

  1. Zoek een passend moment en rustige omgeving op en neem de tijd voor het gesprek.
  2. Informeer of de ander jouw feedback wel wil horen.
  3. Spreek in de ik-vorm. Iemand anders kan wel een heel andere mening hebben.
  4. Geef je feedback alleen over gedrag dat te veranderen valt en speel niet op de persoon. Laat je emoties erbuiten! Die voegen niets toe.
  5. Begin het gesprek positief. “Ik vind het knap dat je in telefoongesprekken met klanten altijd zo duidelijk aangeeft wat de bedoeling is.”
  6. Beschrijf het gedrag van de ander en het effect hiervan op jou. Sandra: “Ik vond dat je je pas in het telefoongesprek met klant A erg amicaal opstelde. Dat gaf me een ongemakkelijk gevoel omdat ik weet dat onze directeur altijd heel formeel met die klant omgaat”.
  7. Check of de ander je begrijpt. Ruis op de lijn komt het proces niet echt ten goede.
  8. Vertel wat jij anders zou willen of maak afspraken.

Zou jij ook wel eens aan de slag willen met op de juiste manier feedback geven én ontvangen? Dan is deze workshop iets voor jou!

read more

Wat heeft timemanagement met social media te maken?

Hoe doe ik? | 0 comments | by Martine Floor-Bron

Versie 2Dat was het thema waar ik mijn praatje (van vijf minuten) tijdens de nieuwjaarsreceptie in Amerongen over hield. 
Als het gaat om privé-personen, dan is de timemanagement-oplossing duidelijk: check niet voortdurend je smartphone en geef jezelf een tijdslimiet om te besteden op social media. Of hef je accounts op. Maar dat laatste is behoorlijk rigoreus natuurlijk.
Als ondernemer ligt dat iets genuanceerder. In deze tijd is online zichtbaarheid en werken aan je gunfactor van het grootste belang. Zomaar je accounts opheffen is echt een brug te ver.
Bijzonder slecht timemanagement: schieten met hagel. Dat is wat ik ondernemers vaak zie doen. Of voortdurend updates plaatsen in de trant van “Wij van WC-Eend adviseren WC-Eend”. Verhoogt je gunfactor ook niet bepaald 😉
Daarom zet je als ondernemer social media planmatig in: als onderdeel van je marketingstrategie. En ja, marketing kost tijd. Maar als je het goed doet, levert het ook wat op natuurlijk.
Dat betekent dat je in ieder geval over een aantal zaken goed moet nadenken:
  1. Wat wil je precies bereiken met de inzet van social media?
  2. Wie is je doelgroep? Hoe specifiek kun je je doelgroep maken? Tip: omschrijf je doelgroep eens als een persona. Is het een man of een vrouw? Leeftijd? Waar woont/werkt hij of zij? Hoe ziet de gezinssituatie eruit? Wat is het inkomen? Hobby’s, interesses? Noem maar op. Je geeft zoveel mogelijk eigenschappen mee. En bij alles wat je deelt, of dat nu offline of online is vraag je je af: “Wat zou mijn persona ervan vinden?”. Zo weet je wat je moet delen. En wanneer, want je zoekt natuurlijk ook nog even uit wanneer jouw doelgroep online is. Lastig? Welnee! Neem je favoriete klant maar eens in gedachten, daar kun je zo een persona van maken. Tip: de meeste bedrijven hebben meerdere persona’s!
  3. Wat moet bij je doelgroep tussen de oren komen? Wat moet ze als eerste te binnen schieten als ze jouw naam horen?
  4. Op welke social media-kanalen bevindt jouw doelgroep zich? Het kan geen kwaad daar ook eens goed over na te denken.
En nog een tip: beheer liever een of twee kanalen heel goed dan heel veel maar half.
Aan de slag met timemanagement? Dan is deze training een aanrader. Een op een aan de slag met marketing, social media en timemanagement? Dat kan natuurlijk ook.
read more

Schrijf je hoofd leeg! – Meer werkplezier door meer overzicht – Week van de Werkstress

Hoe doe ik? | 0 comments | by Martine Floor-Bron

Hoe doe ik - hoofd leegmaken - MBee Communicatietrainingen & Professional Organizing

Hoe doe ik – hoofd leegmaken – MBee Communicatietrainingen & Professional Organizing

Het is de Week van de Werkstress. Het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid heeft deze week in het leven geroepen. Een derde van het werkgerelateerd verzuim wordt veroorzaakt door werkstress. Een derde!! Dat is enorm!

In mijn werk als professional organizer is werkstress vaak de reden voor mijn komst. Ondernemer of werknemer kampt met ernstige stressklachten, is (bijna) burnout of net burnout geweest: dat nooit meer!

Afhankelijk van de mate van stress gaan we samen aan de slag: zorgen voor overzicht, het maken van een planning, een plan maken om achterstanden weg te werken, timemanagement-vaardigheden aanleren. Maar ook: het inlassen van ontspan-momenten, op tijd naar huis, hulp vragen, rekening houden met je biologische klok.

Hoe hoger de mate van stress, hoe kleiner de stapjes. Je hoofd zit immers al zo vol!

Hoe zorg je voor overzicht: een eerste stap: schrijf je hoofd leeg

Onze hersenen associeren de hele dag door. Herken je dat op de meest ongelegen momenten acties, to-do’s, beloften etc. oppoppen? Die gaan we eerst eens even uit je hoofd halen.

 

 

Wat heb je nodig?

  • Pen & papier (zelf vind ik een ouderwets kladblok het fijnste, ik pak dan voor iedere actie een nieuw blaadje)
  • Kookwekker/timer
  • Een rustige omgeving

Hoe werkt het?

Stap 1. Zoek de stilte op. Zorg dat je niet gestoord kunt worden. Pak pen en papier erbij. Zet je timer op vijf minuten.

Stap 2. Ga rustig zitten. Voel je dat je stevig op je stoel zit? Haal een paar keer rustig adem.

Stap 3. Deze vijf minuten schrijf je alles op wat in je opkomt. Beloften, to do’s, acties, prive, zakelijk, alles! Vertrouw op je timer. Zolang die niet is gegaan kun je blijven schrijven.

Stap 4. Als je timer is afgegaan, bekijk je het resultaat. Dwarrelt er nog van alles in je hoofd? Dan doe je de oefening nog een keer. Net zo lang tot je hoofd “leeg” is.

Stap 5. Nu ga je rubriceren. Wat hoort bij elkaar? Maak de eerste grove splitsing. Die van mij ziet er zo uit:

  • werk
  • Martine
  • Gezin
  • vrijwilligerswerk

Stap 6. Vervolgens verwerk je deze acties in je eigen systeem (digitale of papieren actie- en/of projectenlijst).

Fijn he? Wil je deze instructie downloaden? Dat kan hier

PS: Nu zijn tips natuurlijk zeer inspirerend 😉 . Maar misschien heb je méér nodig dan tips. Een training bijvoorbeeld. In dat geval beveel ik je de training Timemanagement part 1 van harte aan. Deze training is vanzelfsprekend ook incompany te boeken. Geef 2016 een flinke boost en schrijf je in!

 

read more

Vergadertips! – deel 3 van 6 – agendapunten: gebruik ze handig

Hoe doe ik? | 0 comments | by Martine Floor-Bron

doelgericht vergaderen - MBee Communicatietrainingen en Professional OrganizingAgendapunten
Het doel per agendapunt is bepalend voor de inhoud. Stel dat dus altijd eerst vast.

Doelen kunnen zijn:

  • informatief
  • beeldvormend (vaak in de onderzoeksfase van een project)
  • brainstormen (alleen ideeën genereren en ordenen, geen besluiten)
  • besluitvormend

Het kan helpen om deze doelen achter de agendapunten te zetten.

Waarom moeten alle deelnemers overal bij zijn?
Overweeg om deelnemers alleen voor het relevante agendapunt uit te nodigen. dat getuigt van respect voor hun agenda. Logisch gevolg: als de genodigde weg is, is het agendapunt als vanzelf afgewikkeld.

Een goede vuistregel: hoe hoger het aantal deelnemers bij een vergadering, hoe sneller de betrokkenheid daalt.

Niet halen maar brengen
Maak deelnemers eigenaar van agendapunten. Maak een vast stramien (bijvoorbeeld in Word), plaats de agenda op een centrale plaats op de server zodat iedereen erbij kan en laat deelnemers zelf hun eigen punten erbij zetten.
Bij het agendapunt staat de titel en een korte toelichting, de ‘eigenaar’ van het agendapunt, het doel van dit agendapunt en wat bereikt moet worden in deze vergadering.
Heeft iemand zijn agendapunt niet op de agenda gezet? Helaas! Wees als voorzitter consequent en behandel het dan ook niet. Dan gaat het geheid de volgende keer wél goed.
Deze maatregel zorgt voor aanzienlijk minder mail in de organisatie (herinneringsmail, agenda rondsturen etc.).
Laat medewerkers hun eigen agenda meenemen (in print, op tablet of iPad bijvoorbeeld of in een vergaderapplicatie als ibabs).

Tip: neem nooit vage agendapunten op! Een agendapunt als w.v.t.t.k. (wat verder ter tafel komt) is vragen om problemen 😉

Het verslag bespreken is ook niet nodig: als één van de deelnemers het ergens niet mee eens was, had hij of zij het wel op de agenda geplaatst.

Is rondvraag wel nodig? Las deze ronde niet uit gewoonte in maar vraag je af of dit wel bij deze vergadering hoort. Rondvraag wordt vaak gebruikt om een discussie op te rakelen, een stokpaardje ter tafel te brengen of om een agendapunt nog eens te bespreken. Dit zorgt allemaal voor tijdverspilling. Toch een rondvraag? Maak duidelijke afspraken wat wel en wat niet daarbij hoort.

read more

Vergadertips! – deel 2 van 6 – vandaag: rollen in een vergadering

Hoe doe ik? | 0 comments | by Martine Floor-Bron

Zichtbaarheid, vergadertraining MBee Communicatietrainingen en Professional OrganizingIn een vergadering heb je grofweg drie rollen: de voorzitter, de notulist en de deelnemer. In de meest ideale situatie zijn deze rollen gescheiden.

  • De voorzitter zorgt voor een goede voorbereiding van de vergadering: agenda, uitnodigingen. En tijdens de vergadering voor bewaken van tijd en agendapunten.
  • De notulist zorgt dat hij op de hoogte is van de inhoud van de agendapunten, vat regelmatig samen wat er gezegd is, noteert actiepunten en, heel belangrijk, maakt direct tijdens de vergadering duidelijk als iets niet helder is.
  • De deelnemer bereidt de vergadering voor. En echt, het is ronduit onrespectvol naar de anderen als je dat niet doet. Maar ook niet bijster respectvol naar jezelf: jouw tijd is toch kostbaar? Als deelnemer doe je actief mee met de vergadering. Je hebt wat te halen en wat te brengen. Zo eenvoudig is het.

Soms is de luxe van gescheiden rollen niet vanzelfsprekend. Soms is de voorzitter voorzitter, notulist en deelnemer tegelijk. Wat kun je doen?

  • kijk of je rollen kunt laten rouleren. Dit werkt goed bij teamoverleg. Teamleden kunnen zo werken aan competenties als leidinggeven, interrumperen, werken aan communicatieve vaardigheden, maar merken ook hoe irritant het is als voorzitter als deelnemers zitten “rommelen” tijdens een vergadering.
    Tip bij het rouleren van rollen: laat iemand die een rol voor het eerst uitoefent even bijpraten door een collega die op dat vlak ervaring heeft. Iemand in het diepe werpen is misschien niet de meest effectieve weg 😉
    Je kunt kiezen om rollen te laten rouleren per vergadering, maar ook per kwartaal of per half jaar is een prima verdeling.
  • toch een dubbelrol? Las af en toe even een time-out in om aantekeningen te maken
  • houd de belangen in de gaten. Als je als deelnemer een groot belang hebt in te brengen of te verdedigen is het raadzaam de voorzitters- of notulistenrol aan iemand anders over te dragen.

Volgend vergaderblog heeft als onderwerp inhoud, interactie en procedure.

read more

Pomodoro – mijn fijnste timemanagement techniek!

Hoe doe ik? | 0 comments | by Martine Floor-Bron

Pomodoro techniek - Martine's timemanagementtrainingen

Pomodoro techniek – Martine’s timemanagementtrainingen

Als je je tijd écht slim wilt inzetten, dan is de Pomodoro-techniek een hele fijne. Vind ik tenminste. Eenvoudig, snel te leren en -voor mij- bijzonder effectief.

Ken jij deze techniek al? Bedacht door Francesco Cirillo. Eén simpel hulpmiddel: de kookwekker. Francesco had er een in de vorm van een tomaat, vandaar de naam. Die van mij is gewoon wit met geel 😉

Waarom deze techniek?

  • Je ervaart tijd anders, en daardoor ervaar je minder stress.
  • Geen interrupties, dus meer focus en concentratie
  • Je gaat er efficiënter door werken
  • Je vergroot je motivatie vergroten

Hoe werkt het?

  • Je gaat in blokken werken van 25 minuten.
  • Je gebruikt een kookwekker om je tijd te bewaken.
  • Pak een taak erbij waaraan je gaat werken. Schat in hoeveel blokken (van 25 minuten) je nodig denkt te hebben.
    Vergt even oefening, maar dat overleef je 😉
  • Zet de kookwekker op 25 minuten.
  • Geen afleiding: zorg daarvoor: bliepjes en andere programma’s uit, telefoon uit of doorgeschakeld, kantoorgenoten (of huisgenoten) op de hoogte brengen.
  • Als de kookwekker gaat na 25 minuten, ga je even je brein rust geven: loop een rondje, ga naar het toilet, schenk jezelf een bakje koffie in, dat soort zaken.
  • Heb je 3 á 4 blokken van 25 minuten gedaan? Dan neem je een langere pauze (van bijvoorbeeld een half uur).
    Bij mij is vier blokken te lang, ik plan altijd maximaal drie pomodoro-blokken achter elkaar

Waarom is dit een effectieve methode?

Ons brein heeft altijd even tijd nodig om te “landen” in een taak. Bij ingewikkelde taken kan dit zo 15 minuten duren. En bij iedere afleiding begint dat opnieuw. Daarom ben ik zo’n pleitbezorger voor bliepjes uit 😉

Doordat je met deze techniek maar 25 minuten écht hoeft te focussen (en dus geen afleiding hebt), werk je veel effectiever.
Je concentratie ligt immers veel hoger. De tijdslimiet stimuleert om je doel te halen.

Wat zijn de voordelen?

  • Eenvoudige techniek, weinig hulpmiddelen.

Nadelen:

  • Je kunt de techniek gaan gebruiken voor een activiteit als bijvoorbeeld het wegwerken van mail. Dat is niet de bedoeling! Mail is één en al afleiding.
  • In het blokje van vijf minuten tussen twee blokken kun je soms de verleiding niet weerstaan om je mail te checken. Niet doen! Die mail loopt echt niet weg….

There’s an app for that!

Wil je graag een app gaan gebruiken?
Ik testte Pomodoro Time (appstore).
Werkte goed, al bewaar ik mijn taken zelf liever op een andere plek.

Vragen hierover? Suggesties, opmerkingen? Laat een berichtje hieronder achter.

read more

Gratis E-book

7 gouden timemanagement-tips
voor ondernemers

gratis e-book