Viewing posts categorised under: Leidinggeven & Leiderschap

In hokjes denken kan heel handig zijn! Blog over productiviteit.

Goed werkgeverschap | 0 comments | by Martine Floor-Bron

Het ziet er mooi uit, het is vaak erg gezellig, maar ik ben er niet zo’n voorstander van: kantoortuinen. Grote ruimtes met veel werkplekken.

Als er iéts is dat de productiviteit niet ten goede komt is het een kantoortuin. Ik wil het maar even gezegd hebben. Lawaai, moeite met concentreren, ergernissen, of gewoon té gezellig. Enne… heb je wel eens een kantoortuin betreden zónder dat alle hoofden jouw kant opdraaien?

Dus héb je nog mogelijkheden om de inrichting van jouw kantor anders aan te pakken, doen!

En lukt dit niet, dan heb ik hier drie niet-productieve voorbeelden met mogelijkheden om het anders te doen.

 

De Lawaaipapegaai

Die medewerker die altijd heel luidruchtig is aan de telefoon. Bij ieder grapje buldert van het lachen. Rondjes draait op zijn stoel. Ieder succesje en ergernisje luidkeels ventileert op de afdeling. Leuke vent, maar hij houdt iedereen voortdurend van het werk.

Mogelijke oplossingen:

  1. de mooiste oplossing: creëer een aparte ruimte (met aansluiting voor laptop of zet er een PC neer. Bordje “Niet Storen” op de deur.
    Agenda maken in Outlook voor deze ruimte, zodat medewerkers ‘m kunnen reserveren.
    Vragen of telefoongesprekken in díe ruimte gevoerd kunnen worden.
    Terugbelnotities (laten)maken en medewerkers daar zelf terug laten bellen.
  2. Geen mogelijkheid voor een aparte ruimte? Spreek dan met de betreffende medewerker af of hij telefoongesprekken op de gang kan voeren.
    Of misschien is een thuiswerkdag(deel) een optie? Of stel je eigen kantoor ter beschikking als je toch op pad bent.

 

De bemoei-tante

Best mens hoor, maar bij ieder bilaatje tussen collega’s bemoeit deze dame zich ermee. Geeft gevraagd en ongevraagd tips aan iedereen. Geeft commentaar op telefoongesprekken van anderen. Haar eigen werk lijdt er zwaar onder en dat van de andere collega’s ook.
Mogelijke oplossingen:

  1. Deze dame heeft bij uitstek concentratietijd nodig. Help haar om die te creëren. Spreek dagdelen af waarop ze apart kan zitten. In een aparte ruimte? In jouw kantoor als je er niet bent?
  2. Of misschien is een of twee dagdelen thuis werken een optie?

 

Het het-is-hier-ontzettend-gezellig team

Het is de droom van iedere ondernemer. Zo’n team waar geen gedoe is. Nauwelijks irritaties. Waar gelachen wordt en successen gevierd. De sfeer is méér dan uitstekend. Soms iets té uitstekend. Er wordt veel gekletst, gelachen en gekeet.

Mogelijke oplossingen:

  1. Spreek concentratietijd af. Bijvoorbeeld ’s ochtends tussen 9 en 11. In deze blokken wordt niet gepraat, bij voorkeur niet gebeld. Mensen werken geconcentreerd aan hun klussen. Oordopjes in met je eigen muziek mág!
  2. Houd de lunchpauzes in ere. Laat mensen niet achter hun bureau doorwerken en hun lunch naar binnen werken, maar stimuleer samen eten.
    Een grote tafel in een ruimte (kantine? Keuken?) met een koelkast.
    Ik kom ook veel bij bedrijven waar de lunch door de werkgever verzorgd wordt: brood, beleg, melk en fruit. Hoeft niet de wereld te kosten, je stimuleert gezamenlijke maaltijden met social talks, je werkt aan de vitaliteit van je medewerkers en je kunt daarna afspreken dat medewerkers meedenken en meewerken aan het verhogen van de productiviteit.
  3. Trouwens, dat gezellige team heeft misschien ook behoefte aan iets samen doen tijdens de lunchpauze of voor of na het werk. Is een picknicktafel buiten een optie? Een tafeltennistafel ergens? Mogelijkheden om te voetballen op de parkeerplaats? Lijkt misschien overdreven, maar zo stimuleer je zo’n gezellig team op een andere manier én je draagt je steentje bij aan de vitaliteit van je medewerkers.

 

En ja, ik realiseer me dat deze oplossingen niet voor iedere functie haalbare kaart zijn. En dat dit soms investeringen vergt. Maar denk eens out of the box.

En bedenk je hoeveel geld niet-productiviteit eigenlijk kost….

 

Meer lezen over productiviteit en timemanagement? Lees dan mijn andere blogs hierover.

 En heb je mijn gratis ebook al gedownload? Super handige tips om van zelfleiderschap naar leiderschap te gaan.

 Wil je weten of mijn coachingsprogramma’s of trainingen voor jou geschikt zijn? Boek dan een gratis Slimmer-werken scan waarin we samen bespreken wat voor jou handig is.

  

PS: waar hij staat kun je ook “zij” lezen en andersom 😉

read more

Schrijf je hoofd leeg! – Meer werkplezier door meer overzicht – Week van de Werkstress

Hoe doe ik? | 0 comments | by Martine Floor-Bron

Hoe doe ik - hoofd leegmaken - MBee Communicatietrainingen & Professional Organizing

Hoe doe ik – hoofd leegmaken – MBee Communicatietrainingen & Professional Organizing

Het is de Week van de Werkstress. Het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid heeft deze week in het leven geroepen. Een derde van het werkgerelateerd verzuim wordt veroorzaakt door werkstress. Een derde!! Dat is enorm!

In mijn werk als professional organizer is werkstress vaak de reden voor mijn komst. Ondernemer of werknemer kampt met ernstige stressklachten, is (bijna) burnout of net burnout geweest: dat nooit meer!

Afhankelijk van de mate van stress gaan we samen aan de slag: zorgen voor overzicht, het maken van een planning, een plan maken om achterstanden weg te werken, timemanagement-vaardigheden aanleren. Maar ook: het inlassen van ontspan-momenten, op tijd naar huis, hulp vragen, rekening houden met je biologische klok.

Hoe hoger de mate van stress, hoe kleiner de stapjes. Je hoofd zit immers al zo vol!

Hoe zorg je voor overzicht: een eerste stap: schrijf je hoofd leeg

Onze hersenen associeren de hele dag door. Herken je dat op de meest ongelegen momenten acties, to-do’s, beloften etc. oppoppen? Die gaan we eerst eens even uit je hoofd halen.

 

 

Wat heb je nodig?

  • Pen & papier (zelf vind ik een ouderwets kladblok het fijnste, ik pak dan voor iedere actie een nieuw blaadje)
  • Kookwekker/timer
  • Een rustige omgeving

Hoe werkt het?

Stap 1. Zoek de stilte op. Zorg dat je niet gestoord kunt worden. Pak pen en papier erbij. Zet je timer op vijf minuten.

Stap 2. Ga rustig zitten. Voel je dat je stevig op je stoel zit? Haal een paar keer rustig adem.

Stap 3. Deze vijf minuten schrijf je alles op wat in je opkomt. Beloften, to do’s, acties, prive, zakelijk, alles! Vertrouw op je timer. Zolang die niet is gegaan kun je blijven schrijven.

Stap 4. Als je timer is afgegaan, bekijk je het resultaat. Dwarrelt er nog van alles in je hoofd? Dan doe je de oefening nog een keer. Net zo lang tot je hoofd “leeg” is.

Stap 5. Nu ga je rubriceren. Wat hoort bij elkaar? Maak de eerste grove splitsing. Die van mij ziet er zo uit:

  • werk
  • Martine
  • Gezin
  • vrijwilligerswerk

Stap 6. Vervolgens verwerk je deze acties in je eigen systeem (digitale of papieren actie- en/of projectenlijst).

Fijn he? Wil je deze instructie downloaden? Dat kan hier

PS: Nu zijn tips natuurlijk zeer inspirerend 😉 . Maar misschien heb je méér nodig dan tips. Een training bijvoorbeeld. In dat geval beveel ik je de training Timemanagement part 1 van harte aan. Deze training is vanzelfsprekend ook incompany te boeken. Geef 2016 een flinke boost en schrijf je in!

 

read more

Vergadertips! – deel 3 van 6 – agendapunten: gebruik ze handig

Hoe doe ik? | 0 comments | by Martine Floor-Bron

doelgericht vergaderen - MBee Communicatietrainingen en Professional OrganizingAgendapunten
Het doel per agendapunt is bepalend voor de inhoud. Stel dat dus altijd eerst vast.

Doelen kunnen zijn:

  • informatief
  • beeldvormend (vaak in de onderzoeksfase van een project)
  • brainstormen (alleen ideeën genereren en ordenen, geen besluiten)
  • besluitvormend

Het kan helpen om deze doelen achter de agendapunten te zetten.

Waarom moeten alle deelnemers overal bij zijn?
Overweeg om deelnemers alleen voor het relevante agendapunt uit te nodigen. dat getuigt van respect voor hun agenda. Logisch gevolg: als de genodigde weg is, is het agendapunt als vanzelf afgewikkeld.

Een goede vuistregel: hoe hoger het aantal deelnemers bij een vergadering, hoe sneller de betrokkenheid daalt.

Niet halen maar brengen
Maak deelnemers eigenaar van agendapunten. Maak een vast stramien (bijvoorbeeld in Word), plaats de agenda op een centrale plaats op de server zodat iedereen erbij kan en laat deelnemers zelf hun eigen punten erbij zetten.
Bij het agendapunt staat de titel en een korte toelichting, de ‘eigenaar’ van het agendapunt, het doel van dit agendapunt en wat bereikt moet worden in deze vergadering.
Heeft iemand zijn agendapunt niet op de agenda gezet? Helaas! Wees als voorzitter consequent en behandel het dan ook niet. Dan gaat het geheid de volgende keer wél goed.
Deze maatregel zorgt voor aanzienlijk minder mail in de organisatie (herinneringsmail, agenda rondsturen etc.).
Laat medewerkers hun eigen agenda meenemen (in print, op tablet of iPad bijvoorbeeld of in een vergaderapplicatie als ibabs).

Tip: neem nooit vage agendapunten op! Een agendapunt als w.v.t.t.k. (wat verder ter tafel komt) is vragen om problemen 😉

Het verslag bespreken is ook niet nodig: als één van de deelnemers het ergens niet mee eens was, had hij of zij het wel op de agenda geplaatst.

Is rondvraag wel nodig? Las deze ronde niet uit gewoonte in maar vraag je af of dit wel bij deze vergadering hoort. Rondvraag wordt vaak gebruikt om een discussie op te rakelen, een stokpaardje ter tafel te brengen of om een agendapunt nog eens te bespreken. Dit zorgt allemaal voor tijdverspilling. Toch een rondvraag? Maak duidelijke afspraken wat wel en wat niet daarbij hoort.

read more

Vergadertips! – deel 2 van 6 – vandaag: rollen in een vergadering

Hoe doe ik? | 0 comments | by Martine Floor-Bron

Zichtbaarheid, vergadertraining MBee Communicatietrainingen en Professional OrganizingIn een vergadering heb je grofweg drie rollen: de voorzitter, de notulist en de deelnemer. In de meest ideale situatie zijn deze rollen gescheiden.

  • De voorzitter zorgt voor een goede voorbereiding van de vergadering: agenda, uitnodigingen. En tijdens de vergadering voor bewaken van tijd en agendapunten.
  • De notulist zorgt dat hij op de hoogte is van de inhoud van de agendapunten, vat regelmatig samen wat er gezegd is, noteert actiepunten en, heel belangrijk, maakt direct tijdens de vergadering duidelijk als iets niet helder is.
  • De deelnemer bereidt de vergadering voor. En echt, het is ronduit onrespectvol naar de anderen als je dat niet doet. Maar ook niet bijster respectvol naar jezelf: jouw tijd is toch kostbaar? Als deelnemer doe je actief mee met de vergadering. Je hebt wat te halen en wat te brengen. Zo eenvoudig is het.

Soms is de luxe van gescheiden rollen niet vanzelfsprekend. Soms is de voorzitter voorzitter, notulist en deelnemer tegelijk. Wat kun je doen?

  • kijk of je rollen kunt laten rouleren. Dit werkt goed bij teamoverleg. Teamleden kunnen zo werken aan competenties als leidinggeven, interrumperen, werken aan communicatieve vaardigheden, maar merken ook hoe irritant het is als voorzitter als deelnemers zitten “rommelen” tijdens een vergadering.
    Tip bij het rouleren van rollen: laat iemand die een rol voor het eerst uitoefent even bijpraten door een collega die op dat vlak ervaring heeft. Iemand in het diepe werpen is misschien niet de meest effectieve weg 😉
    Je kunt kiezen om rollen te laten rouleren per vergadering, maar ook per kwartaal of per half jaar is een prima verdeling.
  • toch een dubbelrol? Las af en toe even een time-out in om aantekeningen te maken
  • houd de belangen in de gaten. Als je als deelnemer een groot belang hebt in te brengen of te verdedigen is het raadzaam de voorzitters- of notulistenrol aan iemand anders over te dragen.

Volgend vergaderblog heeft als onderwerp inhoud, interactie en procedure.

read more

Vergadertips! – deel 1 van 6 – vandaag: de droom van iedere vergadertrainer

Leidinggeven & Leiderschap | 0 comments | by Martine Floor-Bron

vergadertraining MBee CommunicatietrainingenVorig jaar gaf ik een tweedaagse incompany training timemanagement voor medewerkers van een grote instelling. Bij het intakegesprek en tijdens de training zelf kwam de vergadercultuur aan de orde. Een bekend probleem. Iedereen had er de mond van vol, maar actie werd er niet op ondernomen: “dat doen we hier nu eenmaal zo”. Er werd veel, lang en frequent vergaderd. En niet erg doelmatig. Een andere structuur zou de productiviteit en effectiviteit waarschijnlijk enorm ten goede komen. Reden genoeg voor mij om dit bij het management aan te kaarten. Ik ben immers van het werkplezier en zo veel, lang en ondoelmatig vergaderen komt je werkplezier niet echt ten goede!

Ik kom vergaderen als struikelblok heel veel tegen bij organisaties. Vaak sluipt dat er geleidelijk in en na een tijd weten medewerkers niet beter.

Mijn werkwijze bij vergadertraining en -coaching: Eerst een of meerdere vergaderingen bijwonen. Deze eerste vergadering was de droom van iedere trainer! Werk aan de winkel! Overigens zijn mijn vergadertrainingen altijd maatwerk.

De vergadering
Het ging hier over een teamvergadering met 17 personen. Frequentie: iedere 2 weken. Duur: 3 uur. Een agenda van 2 A4’tjes. Notulen van de vorige vergadering: 7 pagina’s. Start- en eindtijd waren rekbaar. De laatste deelnemer kwam een half uur na aanvang binnen, de eerste ging een uur voor het einde weg. En oja, de vergadering liep 20 minuten uit.

Deelnemers waren niet voorbereid, er werd gerommeld met papieren, Ipads en mobiele telefoons “even wat mailtjes ondertussen wegwerken”. Sommige vergaderpunten leverden heftige emoties op. Er zijn zeker vijf mensen helemaal niet aan het woord geweest, vijf anderen hadden veelal het hoogste woord. Tijdens de rondvraag begon het hele circus opnieuw: emoties, genomen besluiten werden ter discussie gesteld, er werd veel over niet ter zake doende onderwerpen gesproken.

Zoals gezegd: werk aan de winkel. Omdat besluitvorming binnen deze organisatie niet heel snel verloopt, hebben we een jaar uitgetrokken om te werken (in positieve zin) aan effectiviteit binnen vergaderingen. In de komende vijf blogs ga ik vertellen wat mijn bevindingen waren en wat grofweg tips zijn om vergaderingen beter te laten verlopen.

Tip 1: Bewustwording.
Ik heb uit laten rekenen (gewoon door hun eigen financiële mensen) wat deze vergadering iedere twee weken kost. Dat bracht een behoorlijk schrikeffect teweeg. Ook bij mij trouwens 😉 Vervolgens heb ik die uitkomst laten bespreken in het managementteam. Want deze afdeling was natuurlijk niet de enige die regelmatig vergaderde….

Tip 2: Begin bovenaan. 
Als ergens een vergadercultuur heerst, begint die meestal niet op de werkvloer. Vaak zie je dat in de top ook veel vergaderd wordt. Dat was ook hier het geval. Leden van het MT liepen letterlijk van vergadering naar vergadering. Op mijn vraag “Wanneer doen jullie je werk dan?” kreeg ik veel antwoorden als “thuis”, “daar kom ik niet aan toe”, “tussendoor”. Dat is ook niet echt timemanagement-waardig! Dus zijn we eerst gestart bij het managementteam met een brainstormsessie: waarover, met wie en hoe vaak moet eigenlijk vergaderd worden? En welke alternatieven zijn er? Na deze sessie hebben we alleen voor het MT al de hoeveelheid vergaderen met ruim 30% kunnen verminderen! Zo, dat levert tijd (en geld) op!

Meer in mijn volgende blog….

 

 

 

read more