Viewing posts categorised under: Persoonlijk leiderschap

Mijn deur staat altijd open!

Goed werkgeverschap | 0 comments | by Martine Floor-Bron

Mijn deur staat altijd open - timemanagement Als ondernemer wil je er zijn. Voor je klanten, je leveranciers, je medewerkers. En dus mogen ze je altijd bellen, mailen ze erop los en lopen ze (te pas en te onpas) bij je binnen. En jij vindt dat prima, toch? Een opendeurenbeleid, is dat niet het ultieme?
Nou eh… niet dus. Want hoe productief ben jij als je ieder moment gebeld of gemaild wordt? What’s app berichten ontvangt die DIRECT antwoord vereisen? Als je medewekers voor iedere eh… zucht bij je binnenlopen? Dan kom je toch helemaal nergens meer aan toe? En zit je avond aan avond op kantoor of sluit je je thuis op of af om zaken af te maken. Schiet lekker op hè, zo’n opendeurenbeleid 😉

Wel eens van zelfredzaamheid gehoord?

Voor mij is het het hoogste goed.

  • Als moeder. Ik bewijs mijn kinderen een dienst door ze zo zelfredzaam mogelijk op te voeden. Dus investeer ik tijd en energie in ze zélf van het ene naar het andere dorp naar school te laten fietsen.  Dus kunnen mijn dochters van 11 en 13 zelf prima een maaltijd voor ons allemaal bereiden (en ze vinden het nog leuk ook).
  • Als partner. Ieder heeft z’n eigen taken. En als mijn partner een taak van mij overneemt en dat op zijn eigen manier doet accepteer ik dat.
  • Als mantelzorger. Hoe langer mijn schoonvader (van 88 die naast ons woont) zélf zijn zaakjes kan regelen, hoe meer hij gestimuleerd wordt om actief te blijven. Daarnaast lever ik een belangrijke bijdrage aan zijn waardigheid als hij zelf de regie houdt.
  • Als trainer en coach. Je krijgt van mij méér dan 100% bij iedere training of coachingssessie. Daartoe investeer ik veel in mezelf en zorg goed voor mijzelf.  Wat jij als deelnemer aan mijn training of als coachee besluit ermee te gaan doen is geheel aan jou – al hoop ik dat je er alles uithaalt natuurlijk 😉

 

Wat heeft dat te maken met jou als ondernemer?

Jij bewijst jezelf én je medewerkers een dienst door je medewerkers meer zelfredzaam te laten worden. Dat betekent niet dat je ze in het diepe moet gooien of dat je lukraak werkzaamheden over de schutting moet werpen. Je zult ze moeten begeleiden en coachen. En ja, dat kost tijd. Maar op termijn levert je dit tijd en energie op.

Waarom zelfredzaamheid stimuleren?

  • Je houdt zelf tijd over voor de écht belangrijke zaken in je ondernemerschap: klanten en klussen binnenhalen, grote lijnen uitzetten, je bedrijfsstrategie uitzetten, werken aan de groei van je bedrijf, noem maar op.
  • Je doet een beroep op de kennis, kunde en creativiteit van je medewerkers. En dus neem je hem of haar serieus. Jouw medewerkers kunnen groeien in hun functie en zichzelf ontwikkelen.

 

Hoe stimuleer je zelfredzaamheid?

  • Door tijd te steken in het overdragen van werkzaamheden. Liefst mondeling. Laat je medewerker aan het einde van het gesprek jullie gesprek samenvatten. Zo heb jij de check dat hij of zij het goed begrepen heeft en de medewerker onthoudt het besprokene beter. Twee vliegen in één klap!
  • Door te werken met checklists. Ik ben er fan van. Checklist maken, voor terugkerende klussen steeds opnieuw gebruiken. Afvinken en klaar! Handig voor jou, voor je medewerkers en voor eventuele nieuwelingen of stagiaires.
  • Stimuleer je mensen zélf na te denken. Als ze je een vraag stellen, stel jij een tegenvraag, bijvoorbeeld “wat zou jij doen als oplossing?”. Ga op je handen zitten en neem het niet over!

 

En voor jou? De oplossing: Investeer in jezelf!

In timemanagement- en communicatievaardigheden. Maak een start met het werken aan jezelf en schrijf je in voor mijn Powerworkshop Timemanagement voor MKB-ondernemers.In twee-en-een-half uur leer ik je de juiste prioriteiten stellen, hoe je op een effectieve manier met je mail omgaat én geef ik je tips om beter leiding te geven. Geen eindeloze theorie, maar actie! Mijn motto: learn & go! Na deze workshop kun je direct met het geleerde aan de slag. Gun jezelf deze ochtend en schrijf je nu in. Wacht niet tot je écht op het randje loopt. Je bent het waard!

Wat je ook kunt doen:

  • Mijn blogs over timemanagement, leiderschap en communicatie lezen.
  • Een individuele workshop/training/coachingssessie boeken om intensief met een onderwerp aan de gang te gaan of te sparren over timemanagement, delegeren, werkprocessen optimaliseren of je te laten helpen met prioriteren en delegeren
  • Of écht te kiezen voor en te investeren in jezelf door je in te schrijven voor een Ondernemerscoachingstraject waar we samen aan de slag gaan met timemanagement, leiderschap en communicatie.
read more

De 80/20 regel (Pareto-principe) in timemanagement

Persoonlijk leiderschap | 0 comments | by Martine Floor-Bron

timemanagement paretoIn 1906 bedacht Vilfredo Pareto de economische regel dat 80% van de uitkomsten wordt verklaard door 20% van de oorzaken. Dat is natuurlijk een versimpeling van de werkelijkheid. Maar er zit absoluut een kern van waarheid in!

Als je deze regel naar timemanagement vertaalt dan komt 80% van je resultaten uit 20% van je effectieve inspanningen.

Ik geef je hieronder even wat eye openers in de vorm van kritische vragen.

 

Waarom heel veel tijd stoppen in het werven van steeds nieuwe klanten als 20% van je huidige klanten leidt tot 80% van je omzet? Dan kun je misschien meer tijd steken in het onderhouden en in de watten leggen van je huidige klanten.

Waarom heel veel tijd stoppen in netwerken? Als een steeds groter netwerk (dat ook nog eens heel lastig bij te houden is) niet leidt tot meer klanten? Maar als je het goed aanpakt je huidige klanten je meer omzet op kunnen leveren.

Waarom heel veel tijd stoppen in steeds maar posten op social media als je website (nota bene het eerste visitekaartje) totaal niet op orde is?

Waarom heel veel energie, tijd en geld steken in een mooi visitekaartje als je jouw klanten vooral via internet werft?

Waarom steeds het wiel uitvinden bij het verzenden van facturen (gedoe in Word of Excel) als je veel meer winst gaat halen uit het gebruiken van een goed facturatiesysteem?

 

Wat is nu mijn boodschap?
Kijk eens heel kritisch wat je doet IN en AAN je bedrijf en wat dat je eigenlijk nu oplevert.
Wat zou je kunnen schrappen en waar zou je juist meer tijd in moeten stoppen?

 

Hoe is dat voor jou? Wat ga jij doen om die 80/20 regel in jouw bedrijf toe te passen?

 

Meer lezen over productiviteit en timemanagement? Lees dan mijn andere blogs hierover.

 En heb je mijn gratis e-book al gedownload? Super handige tips om van zelfleiderschap naar leiderschap te gaan.

Wil je weten of mijn coachingsprogramma’s of trainingen voor jou geschikt zijn? Boek dan een gratis Slimmer-werken scan waarin we samen bespreken wat voor jou handig is.

 

 

read more

6 Stoorzenders die ervoor zorgen dat je je taken niet afkrijgt

Persoonlijk leiderschap | 0 comments | by Martine Floor-Bron

Herken je dat?

Je start de dag vol energie en met een lange to do lijst.

Aan het einde van de dag heb je een superdrukke dag achter de rug en is je to do lijst nog net zo lang.

Ik geef je 6 redenen waarom dat zo zou kunnen zijn met bijbehorende oplossingen.

 

Waarom je je taken op je to do lijst niet afkrijgt.

 

Reden 1. Je taak is te groot

Je taak is zó enorm groot dat je er gewoon nooit aan begint. Bijvoorbeeld: nieuwe website. Een nieuwe website is een project met allerlei sub-taken. Díe taken horen op je to do lijst.

 

Reden 2. Je hebt je taak niet handig omschreven

Maak je taakomschrijving concreet. Zet een werkwoord in je taakomschrijving. Bijvoorbeeld: illustraties opzoeken voor verkooppresentatie Jansen Interieurbouw.

 

Reden 3. Je hebt teveel afleiding om je heen

Ik zie veel mensen ’s ochtends een enorme bak met zooi op hun bureau zetten (als die er al niet ligt) en die bak ’s avonds weer in de kast zetten. Pak alleen datgene wat je nodig hebt voor de taak die je nú gaat doen. Houd je bureau leeg!

 

Reden 4. Je bent omringd door piepjes en ploinkjes

Door je mail, whatsapp , sms, noem maar op. Zet alle bijgeluiden uit zolang je met die ene taak bezig bent.

 

Reden 5. Je wordt voortdurend gestoord door je telefoon

Niemand is de hele dag bereikbaar. Zet je telefoon op voicemail, schakel ‘m door naar een collega of telefoonservice zodat je ongestoord aan je taak kunt werken.

 

Reden 6. Je wordt voortdurend gestoord door collega’s

Voed ze op! Laat ze weten dat je nu aan een taak aan het werk bent en spreek af wanneer je weer bereikbaar bent.

 

Meer lezen over productiviteit en timemanagement? Lees dan mijn andere blogs hierover.

 En heb je mijn gratis ebook al gedownload? Super handige tips om van zelfleiderschap naar leiderschap te gaan.

 Wil je weten of mijn coachingsprogramma’s of trainingen voor jou geschikt zijn? Boek dan een gratis Slimmer-werken scan waarin we samen bespreken wat voor jou handig is.

 

read more

Feedback geven. Een eitje toch?

Effectief communiceren | 0 comments | by Martine Floor-Bron

Eitje toch? Workshop feedback geven en ontvangen.“Feedback geven, dat is allang bekend toch? Eerst iets positief en dan je verbeterpunten noemen.” Het woord is aan Sandra, medewerker van een team binnendienstmedewerkers van een financiële instelling. Dit team volgt een training van vier dagdelen bij mij. Doelstellingen: beter leren samenwerken en het leren van timemanagement-technieken. En feedback geven én ontvangen is daar een belangrijk onderdeel van.

We pakten er een voorbeeld bij uit de praktijk. Sandra had haar collega eens feedback gegeven op het feit dat te amicaal deed in een telefoongesprek met een klant. Haar collega kon zich dat goed herinneren: “Dat klopt, ik heb daarna een potje gehuild op de WC”. Dat was natuurlijk een beetje overdreven, algehele hilariteit in de groep, maar er zat wel een kern van waarheid in: de collega had zich er heel naar over gevoeld. Sandra had haar wel een compliment gegeven, maar dat ging over iets heel anders, waardoor de boodschap over amicaal gedrag nogal uit de lucht kwam vallen. En ze had de woorden altijd en nooit in haar feedback verwerkt. Dan komt een boodschap hard aan!

Tips die Sandra in haar feedback-gesprek had kunnen toepassen:

  1. Zoek een passend moment en rustige omgeving op en neem de tijd voor het gesprek.
  2. Informeer of de ander jouw feedback wel wil horen.
  3. Spreek in de ik-vorm. Iemand anders kan wel een heel andere mening hebben.
  4. Geef je feedback alleen over gedrag dat te veranderen valt en speel niet op de persoon. Laat je emoties erbuiten! Die voegen niets toe.
  5. Begin het gesprek positief. “Ik vind het knap dat je in telefoongesprekken met klanten altijd zo duidelijk aangeeft wat de bedoeling is.”
  6. Beschrijf het gedrag van de ander en het effect hiervan op jou. Sandra: “Ik vond dat je je pas in het telefoongesprek met klant A erg amicaal opstelde. Dat gaf me een ongemakkelijk gevoel omdat ik weet dat onze directeur altijd heel formeel met die klant omgaat”.
  7. Check of de ander je begrijpt. Ruis op de lijn komt het proces niet echt ten goede.
  8. Vertel wat jij anders zou willen of maak afspraken.

Zou jij ook wel eens aan de slag willen met op de juiste manier feedback geven én ontvangen? Dan is deze workshop iets voor jou!

read more

Timemanagement: 7 manieren om de regie over je werk terug te krijgen met behulp van je agenda

Ondernemerschap | 0 comments | by Martine Floor-Bron

worklife balanceHet voelt niet prettig. Geleefd worden door anderen. Door je klanten, door medewerkers, leveranciers, relaties. Je blijft in de waan van de dag en proactiviteit is er niet meer bij. Die agenda lijkt jou de baas in plaats van andersom!

In dit artikel: 7 manieren om weer proactief te worden met behulp van je agenda.

  1. Plan je agenda niet te vol.
    Dat lijkt een open deur, maar sommige ondernemers lopen alleen maar van afspraak naar afspraak. Aan hun “echte” werk komen ze niet meer toe. Dat moet dan maar in de avonduren. Vaarwel, quality time met je gezin.
  1. Moet je echt wel overal bij zijn?
    Op social media zie ik sommige ondernemers die echt óveral zijn: geen netwerkbijeenkomst, business event of beursvloer slaan ze over. Maatschappelijke betrokkenheid is prima natuurlijk, maar één beursvloerdeelname is toch genoeg? En als je gezin je grootste prioriteit is, waarom ben je dan iedere avond weg?
    Investeer liever in het verdiepen van netwerkcontacten dan in vluchtige contacten. Het levert je meer op. Moet je trouwens wel bij iedere vergadering, ieder overleg aanwezig zijn? Maak keuzes!
  1. Houd rekening met reistijd.
    Zet reistijd ook in je agenda. Ook interne reistijd! Als jij in een groot gebouw werkt en je moet van de ene kant van het gebouw naar de andere kant, kost dat tijd.
  1. Houd bij het plannen van afspraken rekening met je biologische klok.
    Ben je ’s ochtends op je scherpst? Dan kun je ingewikkelde klussen beter op dat moment inplannen in plaats van dat netwerkgesprek.
  1. Ben je (ook) leidinggevende? Dan is jouw core business leidinggeven.
    Dat betekent dus tijd in je agenda inplannen voor je medewerkers: gesprekken, mentoring, coaching, begeleiding. Kortom: het draait om aandacht geven. En daar moet je tijd voor reserveren.
  1. Kijken er mensen mee in je agenda? (secretaresse, leidinggevende, collega etc). Dan moet je goede afspraken maken over het inplannen van je agenda. Blok momenten waarop je geen afspraken ingepland wilt hebben, spreek af tot hoe laat afspraken ingepland mogen worden en spreek af dat er voldoende tijd tussen afspraken moet zitten.
  1. Ben je een beelddenker of visueel ingesteld? Maak gebruik van kleuren.
    Geef iedere categorie een andere kleur: reistijd, netwerken en acquisitie, je core business, gesprekken met medewerkers etc.

 

read more

Vijf belangrijke succesfactoren voor goed timemanagement

Ondernemerschap | 0 comments | by Martine Floor-Bron

Martine Floor-Bron - MBee Professional OrganizingTimemanagement is belangrijk als je uit de waan van de dag wilt en meer overzicht wilt. Als je liever proactief dan reactief wilt werken, dan is het zaak te werken aan deze vijf succesfactoren.

Succesfactor 1: Plannen maken en organiseren
Bepaal jij je agenda of doen anderen dat? Als je niet weet waaraan je moet werken, heeft werken eigenlijk helemaal geen zin 😉 Plannen maken is dus best belangrijk: waar staat jouw stip op de horizon? Aan welke doelen wil je werken de komende tijd? Moet er nog iets links of rechts bijgespijkerd worden? En welke klanten wil je met welke producten of diensten gaan bedienen? Plannen maken is één, maar je zult ook moeten organiseren dat je die plannen gerealiseerd krijgt. Dat betekent tijd inplannen in je agenda om te werken aan die plannen. Anders kom je nooit uit de waan van de dag en blijven anderen jouw agenda bepalen.

Succesfactor 2: De baas worden (en blijven) over je email
Omdat veel werk toch binnenkomt via de mail is goed emailmanagement een must. Is jouw inbox wel eens leeg? Of gebruik je je inbox als takenlijst?

Succesfactor 3: Een sluitend systeem maken: zorg dat je overzicht hebt
Een goed systeem bestaat uit een agenda (met daarin ruimte voor onverwachte zaken), een takenlijst of -systeem (taken van Outlook is bijzonder geschikt, maar je kunt ook denken aan apps/programma’s als Wunderlist of Trello. Als je maar gemakkelijk kunt switchen tussen mail/taken/agenda.

Succesfactor 4: Wekelijks onderhoud
Plan wekelijks (vrijdag eind van de middag werk prima) tijd in om terug te kijken naar de afgelopen week: zijn er nog losse eindjes, zaken die op je to-do list moeten komen te staan? Is je inbox leeg? En plan tijd in om vooruit te kijken: wat moet er worden voorbereid, hoe ziet je agenda eruit, kun je al een bel-lijstje maken? Ruim je bureau op en leg de dossiers/papieren vast klaar waar je maandag als eerste mee aan de slag wilt.

Succesfactor 5: Energiemanagement
Kom je fris en fruitig op je werk? Laat dan vooral je emailprogramma dicht en start met een klus waarvoor je concentratie nodig hebt. Werk daar alvast een uur aan. Wedden dat je een heel eind gekomen bent? Een goede start van de dag! Zorg verder op de dag voor pauzes (ja, ook als je het heel druk hebt), vergeet je lunchpauze niet! Loop af en toe een rondje en doe wat rek- en strekoefeningen achter je bureau. Als je goed voor jezelf zorgt, blijf je productief.

Wat is een belangrijke succesfactor voor goed timemanagement voor jou?

PS: Nu zijn tips natuurlijk zeer inspirerend 😉 . Maar misschien heb je méér nodig dan tips. Een training bijvoorbeeld. Of wil je liever persoonlijk gecoacht worden. Kan allemaal! Je kunt ook  de gratis slimmer werken scan bij me aanvragen.

Heb je mijn ebook al gedownload? Handige tips en nog gratis ook.

 

read more

Gips

Persoonlijk leiderschap | 0 comments | by Martine Floor-Bron

IMG_0728Vandaag was het eindelijk zover. Met oudste dochter naar het ziekenhuis. Misschien mag het gips van haar pols af! Vol verwachting zaten we in de wachtkamer en waren keurig op tijd aan de beurt. De meneer van de gipskamer kwam ons halen. “Kaartje”. “Pardon?” “Kaartje”. Ik leverde de patiëntkaart in. De meneer maakte een vaag gebaar naar een behandelplek, dus dochter ging daar zitten.

Ondertussen kwam er een oudere heer in een rolstoel binnen. “Gipsvoet” blafte de gipsmeneer naar zijn collega’s, die nogal luidruchtig het vakantierooster aan het bespreken waren. De rolstoelmeneer naam plaats op een andere behandelstoel.

Zaag
Ondertussen kwam de gipsmeneer naar ons toe. Stelde zich niet voor, zei niets, liep achter dochter langs, pakte een mini-cirkelzaag, zette deze aan en tot verbijstering van dochter zaagde hij het gips door. Liep vervolgens zonder iets te zeggen weg en kwam weer terug met een grote schaar, waarmee hij het gips van dochter’s arm knipte. Vervolgens draaide hij zich om, typte iets in in de computer en in plaats van het dossier van mijn dochter – dat ik verwachtte, kwam er een röntgenfoto van een voet op het scherm. De meneer liep weg en ging – overigens ook zonder iets tegen de rolstoelmeneer te zeggen – aan de slag met het gips van diens voet.

Dochter en ik keken elkaar verbaasd aan. En nu? Wij wachtten even, maar wij waren lucht geworden. Niemand nam nog enige notie van ons. Ik liep naar de collega’s toe, die inmiddels aan het klagen waren over de gang van zaken bij het management: “Eh, zijn wij klaar? Mogen wij weg? Wat nu?”. “De dokter komt nog”, was het antwoord, waarop er verder geklaagd werd over “zij die van alles bedachten”. Pfffff.
Gelukkig maakte de dokter een hoop goed. Gaf ons beiden een hand, stelde zich voor, maakte een grapje met dochter alvorens hij de pols onderzocht, gaf tips en instructies mee en wenste ons nog een prettige dag. Misschien moest de gipsmeneer daar eens in de leer…. of bij mij. Toevallig geef ik hele goede trainingen klantvriendelijke communicatie. Waar zal ik die offerte eens heensturen?

 

 

read more

Je hoofd leegmaken met behulp van een triggerlist – meer werkplezier door meer overzicht

Ondernemerschap | 0 comments | by Martine Floor-Bron

In mijn vorige blog over je hoofd leegmaken vertelde ik al over associeren. In deze variant associeren we er ook op los, alleen gebruiken we nu een triggerlist. Deze lijst komt uit de Getting Things Done methode. Ik gebruik ‘m vaak in trainingen en werkplekbegeleiding. Heerlijk om je hoofd zo te kunnen leegmaken!

Voor jouw gemak heb ik van deze uitleg een printbare variant gemaakt en ook de triggerlijst zelf kun je downloaden en printen. Zie onderaan dit bericht.

Kom je op deze triggerlist nog een onderwerp tegen dat je mist? Geef het even aan me door. Dan kan ik de lijst weer aanpassen. Dankjewel alvast 😉

Wat heb je nodig?

  • Pen & papier (zelf vind ik een ouderwets kladblok het fijnste, ik pak dan voor iedere actie een nieuw blaadje)
  • Kookwekker/timer
  • Een rustige omgeving
  • De triggerlist (bij mij werkt het als iemand deze voorleest, maar je kunt natuurlijk ook gewoon van de lijst werken)

Hoe werkt het?

Stap 1. Zoek even de stilte op. Zorg dat je niet gestoord kunt worden. Pak pen en papier erbij. Zet je timer op vijf minuten.

Stap 2. Ga rustig zitten. Voel je dat je stevig op je stoel zit? Haal een paar keer rustig adem.

Stap 3. Pak de triggerlist erbij en associeer er op los. Schrijf schrijf schrijf! Minstens vijf minuten aan een stuk.

Stap 4. Als je timer is afgegaan, bekijk je het resultaat. Dwarrelt er nog van alles in je hoofd? Dan doe je de oefening nog een keer. Net zo lang tot je hoofd “leeg” is.

Stap 5. Nu ga je rubriceren. Wat hoort bij elkaar? Maak de eerste grove splitsing. Die van mij ziet er zo uit:

  • werk
  • Martine
  • Gezin
  • vrijwilligerswerk

Stap 6. Vervolgens verwerk je deze acties in je eigen systeem (digitale of papieren actie- en/of projectenlijst).

 

Downloads:

PS: Deze tips zijn natuurlijk zeer inspirerend 😉 . Maar misschien heb je méér nodig dan tips. Een training bijvoorbeeld. In dat geval beveel ik je de training Timemanagement part 1
van harte aan. Deze training is vanzelfsprekend ook incompany te boeken. Geef 2016 een flinke boost en schrijf je in!

 

read more

Schrijf je hoofd leeg! – Meer werkplezier door meer overzicht – Week van de Werkstress

Hoe doe ik? | 0 comments | by Martine Floor-Bron

Hoe doe ik - hoofd leegmaken - MBee Communicatietrainingen & Professional Organizing

Hoe doe ik – hoofd leegmaken – MBee Communicatietrainingen & Professional Organizing

Het is de Week van de Werkstress. Het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid heeft deze week in het leven geroepen. Een derde van het werkgerelateerd verzuim wordt veroorzaakt door werkstress. Een derde!! Dat is enorm!

In mijn werk als professional organizer is werkstress vaak de reden voor mijn komst. Ondernemer of werknemer kampt met ernstige stressklachten, is (bijna) burnout of net burnout geweest: dat nooit meer!

Afhankelijk van de mate van stress gaan we samen aan de slag: zorgen voor overzicht, het maken van een planning, een plan maken om achterstanden weg te werken, timemanagement-vaardigheden aanleren. Maar ook: het inlassen van ontspan-momenten, op tijd naar huis, hulp vragen, rekening houden met je biologische klok.

Hoe hoger de mate van stress, hoe kleiner de stapjes. Je hoofd zit immers al zo vol!

Hoe zorg je voor overzicht: een eerste stap: schrijf je hoofd leeg

Onze hersenen associeren de hele dag door. Herken je dat op de meest ongelegen momenten acties, to-do’s, beloften etc. oppoppen? Die gaan we eerst eens even uit je hoofd halen.

 

 

Wat heb je nodig?

  • Pen & papier (zelf vind ik een ouderwets kladblok het fijnste, ik pak dan voor iedere actie een nieuw blaadje)
  • Kookwekker/timer
  • Een rustige omgeving

Hoe werkt het?

Stap 1. Zoek de stilte op. Zorg dat je niet gestoord kunt worden. Pak pen en papier erbij. Zet je timer op vijf minuten.

Stap 2. Ga rustig zitten. Voel je dat je stevig op je stoel zit? Haal een paar keer rustig adem.

Stap 3. Deze vijf minuten schrijf je alles op wat in je opkomt. Beloften, to do’s, acties, prive, zakelijk, alles! Vertrouw op je timer. Zolang die niet is gegaan kun je blijven schrijven.

Stap 4. Als je timer is afgegaan, bekijk je het resultaat. Dwarrelt er nog van alles in je hoofd? Dan doe je de oefening nog een keer. Net zo lang tot je hoofd “leeg” is.

Stap 5. Nu ga je rubriceren. Wat hoort bij elkaar? Maak de eerste grove splitsing. Die van mij ziet er zo uit:

  • werk
  • Martine
  • Gezin
  • vrijwilligerswerk

Stap 6. Vervolgens verwerk je deze acties in je eigen systeem (digitale of papieren actie- en/of projectenlijst).

Fijn he? Wil je deze instructie downloaden? Dat kan hier

PS: Nu zijn tips natuurlijk zeer inspirerend 😉 . Maar misschien heb je méér nodig dan tips. Een training bijvoorbeeld. In dat geval beveel ik je de training Timemanagement part 1 van harte aan. Deze training is vanzelfsprekend ook incompany te boeken. Geef 2016 een flinke boost en schrijf je in!

 

read more

Vergadertips! – deel 3 van 6 – agendapunten: gebruik ze handig

Hoe doe ik? | 0 comments | by Martine Floor-Bron

doelgericht vergaderen - MBee Communicatietrainingen en Professional OrganizingAgendapunten
Het doel per agendapunt is bepalend voor de inhoud. Stel dat dus altijd eerst vast.

Doelen kunnen zijn:

  • informatief
  • beeldvormend (vaak in de onderzoeksfase van een project)
  • brainstormen (alleen ideeën genereren en ordenen, geen besluiten)
  • besluitvormend

Het kan helpen om deze doelen achter de agendapunten te zetten.

Waarom moeten alle deelnemers overal bij zijn?
Overweeg om deelnemers alleen voor het relevante agendapunt uit te nodigen. dat getuigt van respect voor hun agenda. Logisch gevolg: als de genodigde weg is, is het agendapunt als vanzelf afgewikkeld.

Een goede vuistregel: hoe hoger het aantal deelnemers bij een vergadering, hoe sneller de betrokkenheid daalt.

Niet halen maar brengen
Maak deelnemers eigenaar van agendapunten. Maak een vast stramien (bijvoorbeeld in Word), plaats de agenda op een centrale plaats op de server zodat iedereen erbij kan en laat deelnemers zelf hun eigen punten erbij zetten.
Bij het agendapunt staat de titel en een korte toelichting, de ‘eigenaar’ van het agendapunt, het doel van dit agendapunt en wat bereikt moet worden in deze vergadering.
Heeft iemand zijn agendapunt niet op de agenda gezet? Helaas! Wees als voorzitter consequent en behandel het dan ook niet. Dan gaat het geheid de volgende keer wél goed.
Deze maatregel zorgt voor aanzienlijk minder mail in de organisatie (herinneringsmail, agenda rondsturen etc.).
Laat medewerkers hun eigen agenda meenemen (in print, op tablet of iPad bijvoorbeeld of in een vergaderapplicatie als ibabs).

Tip: neem nooit vage agendapunten op! Een agendapunt als w.v.t.t.k. (wat verder ter tafel komt) is vragen om problemen 😉

Het verslag bespreken is ook niet nodig: als één van de deelnemers het ergens niet mee eens was, had hij of zij het wel op de agenda geplaatst.

Is rondvraag wel nodig? Las deze ronde niet uit gewoonte in maar vraag je af of dit wel bij deze vergadering hoort. Rondvraag wordt vaak gebruikt om een discussie op te rakelen, een stokpaardje ter tafel te brengen of om een agendapunt nog eens te bespreken. Dit zorgt allemaal voor tijdverspilling. Toch een rondvraag? Maak duidelijke afspraken wat wel en wat niet daarbij hoort.

read more

Gratis E-book

7 gouden timemanagement-tips
voor ondernemers

gratis e-book