Viewing posts categorised under: Persoonlijk leiderschap

Vergadertips! – deel 2 van 6 – vandaag: rollen in een vergadering

Hoe doe ik? | 0 comments | by Martine Floor-Bron

Zichtbaarheid, vergadertraining MBee Communicatietrainingen en Professional OrganizingIn een vergadering heb je grofweg drie rollen: de voorzitter, de notulist en de deelnemer. In de meest ideale situatie zijn deze rollen gescheiden.

  • De voorzitter zorgt voor een goede voorbereiding van de vergadering: agenda, uitnodigingen. En tijdens de vergadering voor bewaken van tijd en agendapunten.
  • De notulist zorgt dat hij op de hoogte is van de inhoud van de agendapunten, vat regelmatig samen wat er gezegd is, noteert actiepunten en, heel belangrijk, maakt direct tijdens de vergadering duidelijk als iets niet helder is.
  • De deelnemer bereidt de vergadering voor. En echt, het is ronduit onrespectvol naar de anderen als je dat niet doet. Maar ook niet bijster respectvol naar jezelf: jouw tijd is toch kostbaar? Als deelnemer doe je actief mee met de vergadering. Je hebt wat te halen en wat te brengen. Zo eenvoudig is het.

Soms is de luxe van gescheiden rollen niet vanzelfsprekend. Soms is de voorzitter voorzitter, notulist en deelnemer tegelijk. Wat kun je doen?

  • kijk of je rollen kunt laten rouleren. Dit werkt goed bij teamoverleg. Teamleden kunnen zo werken aan competenties als leidinggeven, interrumperen, werken aan communicatieve vaardigheden, maar merken ook hoe irritant het is als voorzitter als deelnemers zitten “rommelen” tijdens een vergadering.
    Tip bij het rouleren van rollen: laat iemand die een rol voor het eerst uitoefent even bijpraten door een collega die op dat vlak ervaring heeft. Iemand in het diepe werpen is misschien niet de meest effectieve weg 😉
    Je kunt kiezen om rollen te laten rouleren per vergadering, maar ook per kwartaal of per half jaar is een prima verdeling.
  • toch een dubbelrol? Las af en toe even een time-out in om aantekeningen te maken
  • houd de belangen in de gaten. Als je als deelnemer een groot belang hebt in te brengen of te verdedigen is het raadzaam de voorzitters- of notulistenrol aan iemand anders over te dragen.

Volgend vergaderblog heeft als onderwerp inhoud, interactie en procedure.

read more

Ondernemer, ga eens met jezelf de hei op!

Ondernemerschap | 0 comments | by Martine Floor-Bron

Veel ondernemers hebben een timemanagement-issue. En daar help ik ze graag mee natuurlijk. Er zijn verschillende oorzaken te noemen, maar onderstaande is er een die ik regelmatig als zakelijk professional organizer tegenkom.

Veel ondernemers zijn gestart in een bepaald vakgebied. Later is dat vakgebied ietsjes veranderd. En nog wat later nog eens… Een logische ontwikkeling. Maar door al die veranderingen raak je als ondernemer de focus soms even kwijt. Welke klanten wil je graag bedienen? Wat zijn je producten of diensten? En wat is de verpakking daarvan?

Tijd voor even lekker de hei op met jezelf. Om na te denken, overzichtjes te maken, te visualiseren. En om je plan bij te stellen.

Dat kost tijd, maar levert je zeker wat op:

  • je kunt je website beter (laten) inrichten
  • je trekt daardoor gemakkelijker klanten aan
  • je weet weer wat nu écht belangrijk is

En laat dat laatste nu dé voorwaarde zijn voor goed timemanagement! Geen gerommel meer met vage doelen en focus, maar lekker scherp ondernemen. Want dat willen we toch allemaal?

read more

Pomodoro – mijn fijnste timemanagement techniek!

Hoe doe ik? | 0 comments | by Martine Floor-Bron

Pomodoro techniek - Martine's timemanagementtrainingen

Pomodoro techniek – Martine’s timemanagementtrainingen

Als je je tijd écht slim wilt inzetten, dan is de Pomodoro-techniek een hele fijne. Vind ik tenminste. Eenvoudig, snel te leren en -voor mij- bijzonder effectief.

Ken jij deze techniek al? Bedacht door Francesco Cirillo. Eén simpel hulpmiddel: de kookwekker. Francesco had er een in de vorm van een tomaat, vandaar de naam. Die van mij is gewoon wit met geel 😉

Waarom deze techniek?

  • Je ervaart tijd anders, en daardoor ervaar je minder stress.
  • Geen interrupties, dus meer focus en concentratie
  • Je gaat er efficiënter door werken
  • Je vergroot je motivatie vergroten

Hoe werkt het?

  • Je gaat in blokken werken van 25 minuten.
  • Je gebruikt een kookwekker om je tijd te bewaken.
  • Pak een taak erbij waaraan je gaat werken. Schat in hoeveel blokken (van 25 minuten) je nodig denkt te hebben.
    Vergt even oefening, maar dat overleef je 😉
  • Zet de kookwekker op 25 minuten.
  • Geen afleiding: zorg daarvoor: bliepjes en andere programma’s uit, telefoon uit of doorgeschakeld, kantoorgenoten (of huisgenoten) op de hoogte brengen.
  • Als de kookwekker gaat na 25 minuten, ga je even je brein rust geven: loop een rondje, ga naar het toilet, schenk jezelf een bakje koffie in, dat soort zaken.
  • Heb je 3 á 4 blokken van 25 minuten gedaan? Dan neem je een langere pauze (van bijvoorbeeld een half uur).
    Bij mij is vier blokken te lang, ik plan altijd maximaal drie pomodoro-blokken achter elkaar

Waarom is dit een effectieve methode?

Ons brein heeft altijd even tijd nodig om te “landen” in een taak. Bij ingewikkelde taken kan dit zo 15 minuten duren. En bij iedere afleiding begint dat opnieuw. Daarom ben ik zo’n pleitbezorger voor bliepjes uit 😉

Doordat je met deze techniek maar 25 minuten écht hoeft te focussen (en dus geen afleiding hebt), werk je veel effectiever.
Je concentratie ligt immers veel hoger. De tijdslimiet stimuleert om je doel te halen.

Wat zijn de voordelen?

  • Eenvoudige techniek, weinig hulpmiddelen.

Nadelen:

  • Je kunt de techniek gaan gebruiken voor een activiteit als bijvoorbeeld het wegwerken van mail. Dat is niet de bedoeling! Mail is één en al afleiding.
  • In het blokje van vijf minuten tussen twee blokken kun je soms de verleiding niet weerstaan om je mail te checken. Niet doen! Die mail loopt echt niet weg….

There’s an app for that!

Wil je graag een app gaan gebruiken?
Ik testte Pomodoro Time (appstore).
Werkte goed, al bewaar ik mijn taken zelf liever op een andere plek.

Vragen hierover? Suggesties, opmerkingen? Laat een berichtje hieronder achter.

read more

Gratis E-book

7 gouden timemanagement-tips
voor ondernemers

gratis e-book