Viewing posts categorised under: Professional Organizing

Meer overzicht? Gebruik je mail goed!

Hoe doe ik? | 0 comments | by Martine Floor-Bron

In de serie Timemanagementtips voor ondernemers: Tools voor meer overzicht vind je hier deel 2: je mail.

In mijn vorige blog heb ik je verteld hoe je meer overzicht krijgt met behulp van je agenda. In dit blog laat ik je zien hoe je meer overzicht in je mail kunt krijgen.

Hoe zorg je voor overzicht in je mail?

Stap 1. Reduceer je hoeveelheid mapjes in je inbox

Hoeveel mapjes heb jij aangemaakt in je mail? Veel? Lastig he? Denk je een mailtje naar het goede mapje te hebben gesleept, heb je nét iets te vroeg losgelaten. En waar is ie nu dan?

Outlook heeft een fantastische zoekfunctie. Al die mapjes heb je helemaal niet nodig! Als je met deze mapjes gaat werken, kom je een heel eind.

ACTIE
Hierin staan mailtjes waar je nog iets mee moet.

LEZEN
Hierin staan alleen mailtjes die je wilt lezen. Je hoeft er verder niets mee! Denk aan nieuwsbrieven, mails met branche- of productinformatie etc. TIP: plan wekelijks tijd in om te lezen zodat je iedere week start met een leeg mapje.

KORT ARCHIEF
Alle mailtjes die je wilt bewaren van dit jaar.

LANG ARCHIEF
Alle mailtjes die je wilt bewaren van vorig jaar en ouder.

LATER/MISSCHIEN
Voor mails met briljante ideeën waar je ooit nog iets mee wil doen.

WACHTEN OP
Het mapje dat je heel erg gaat helpen! Hierin bewaar je mails met verzoeken die je aan mensen hebt gedaan, bestellingen, vragen die je hebt gesteld, kortom, alles waar je nog een antwoord (of een levering) op verwacht. Een keer per week check je dit mapje. Desgewenst stuur je een herinnering, of je belt even. Zo krijg je overzicht!

Stap 2. Wees kritisch met het versturen van mail

Veel mail versturen zorgt ook voor veel mail ontvangen. Denk bij ieder mailtje na: moet dit wel via mail? Soms is een telefoontje handiger. Of samen met iemand in een gedeeld document werken (bijvoorbeeld in Google Docs of Dropbox). Of is een appje met een bevestiging voldoende.

Stap 3. Welke informatie heb je écht nodig?

Ondernemen is jezelf blijven ontwikkelen. Informatie die vroeger handig voor je was lees je nu misschien niet eens meer. Bekijk je mails eens goed. Kun je je uitschrijven voor nieuwsbrieven? Of ontvang je cc’s over projecten waar je niets (meer) mee doet? Probeer je inbox “schoon” te houden, dat scheelt.

Stap 4. Laat mails alvast in het goede mapje terechtkomen

Stel regels in om bijvoorbeeld nieuwsbrieven in het mapje LEZEN terecht te laten komen.

Stap 5. Maak gebruik van sneltoetsen

Outlook kent heel veel handige sneltoetsen. In mijn volgende blog vind je een handig overzicht hiervan..

Stap 6. Je prullenbak is je beste vriend

Gooi zoveel mogelijk weg! Aanbiedingen, reclame, afspraakbevestigingen van afspraken die allang geweest zijn, oude nieuwsbrieven. Wil je mails bewaren omdat je er nog iets mee wilt doen? Dan horen ze in de map ACTIE of LATER/MISSCHIEN. Of zet het op je takenlijst.

Nog wat extra tips:

  • Sla bijlagen in mails zoveel mogelijk gelijk op. Dan kun je het bijbehorende mailtje weggooien.
  • Moet je echt alles archiveren? Wat gebeurt er als je mailtjes weggooit? Vaak niets 😉 Gewoon wegmikken. Ruimt lekker op.

Meer hulp nodig? Stuur me dan een mailtje voor het inplannen van een gratis Skype-gesprek van 20 minuten. Dan kun je me je brandende vragen stellen en ik geef je tips om verder te kunnen.

Mail je prullenbak is je beste vriend

Je prullenbak is je beste vriend

read more

Meer overzicht? Gebruik je agenda goed!

Hoe doe ik? | 0 comments | by Martine Floor-Bron

Timemanagementtips voor ondernemers

Meer overzicht? Gebruik je agenda goed!

Tools voor meer overzicht. Deel 1: Je agenda

Wil je meer overzicht? Breng eerst eens overzicht aan in je agenda. Hoe vaak ik niet met drukke ondernemers spreek en dan hun agenda bekijk en die is dan leeg… op een paar afspraken na.

In de top 3 van vragen die ik krijg over timemanagement staat “Hoe krijg ik meer overzicht?” Veel ondernemers blussen vooral brandjes. De waan van de dag gaat met hen op de loop en aan het einde van de dag verzuchten ze “Ik had het hartstikke druk maar geen idee wat ik heb gedaan.”

Hoe zorg je voor overzicht in je agenda?

Stap 1. Reserveer privé-tijd.

Jij vindt je werk-privé balans toch ook belangrijk? Ga dan eerst eens kijken wanneer je thuis moet zijn. Of wanneer die tienminutengesprekken op school zijn. Of wanneer je dochter een ballet-uitvoering heeft. Wanneer het jouw beurt is om te koken. Blok die tijden eerst eens in je agenda. Nuttig? Ja! Truttig? Nee. Jij levert toch ook je bijdrage in je gezin? En het voorkomt dat je óf de altijd afwezige bent óf op het laatst nog binnen komt rennen. Staat iedereen al opgetut bij de deur terwijl jij nog moet douchen. Maak je geen vrienden mee 😉

Stap 2. Met welk doel plan je afspraken in?

Kijk eens kritisch naar de afspraken die al in je agenda staan. Welk doel dienen die afspraken? Zijn ze belangrijk genoeg om te laten staan? Of zijn er ook zaken die je telefonisch – of via Skype – kunt afwikkelen? En voor de afspraken die je hebt laten staan: is de tijd die je hebt gereserveerd lang genoeg? Kun je afspraken misschien combineren? Wees kritisch. Je tijd is je kostbaarste bezit.

Stap 3. Zet reistijd ook in je agenda.

Hoe lang heb je nodig om van A naar B te komen (en weer terug)? Die tijd zet je ook in je agenda. Ook erg handig als je je kilometerregistratie gaat bijwerken.

Stap 4. Plan denkwerk en creativiteit in.

Een lastige offerte maken? Een (bouw-)tekening maken? Of iets anders creatiefs natuurlijk. Plan tijd in in je agenda. En houd je daar ook aan.

Stap 5. Werk AAN je bedrijf

Plan minstens één dagdeel in de week in om AAN je bedrijf te werken in plaats van IN je bedrijf. Strategie, marketing, personeelsaangelegenheden, financiën, prognoses opstellen, het is allemaal werken AAN je bedrijf. Als je hier geen tijd voor inplant, kun je ook niet groeien. Zo simpel is het.

Stap 6. Werk met kleuren in je agenda.

Werkt voor mij heerlijk! In één oogopslag overzicht. Zo is reistijd in mijn agenda geel, acquisitie-en netwerkactiviteiten groen, declarabele tijd (lees: te factureren tijd) paars en privé is oranje. En mijn wekelijkse blok WERKEN AAN MIJN BEDRIJF is blauw. Studietijd: rood.

Eyeopener: Kun je aan een nieuwe afspraak niet direct een kleur koppelen? Dan is dit een belangrijk signaal of je deze afspraak wel moet inplannen en vraag je je af welk doel deze afspraak dient.

Nog een belangrijke tip: Plan je agenda niet té vol. Je moet ook tijd hebben om flexibel te kunnen zijn toch?

Wil je weten hoe je je mail inzet voor meer overzicht? Lees dan mijn blog Meer overzicht door je mail goed te gebruiken.

Loop jij helemaal vast als het gaat om timemanagement? Is je inbox jou de baas? Ben je het overzicht kwijt? Plan dan een gratis Skypegesprek in. Daar spreken we jouw prangende vragen door en ik geef je gegarandeerd minstens drie tips om weer verder te kunnen.

read more

Doe jij ook huisartsen?

Effectief communiceren | 0 comments | by Martine Floor-Bron

Teamwork

Teamwork

Hoe een klantvriendelijker aanpak bij een huisartsenpraktijk veel tijd bespaarde.

“Doe jij ook huisartsenpraktijken?” Zomaar een telefoontje op een vrijdagochtend, al een poosje geleden. Ik had een huisarts aan de lijn die was doorverwezen (mooie woordspeling) door een bekende. Een gebrek aan productiviteit, (te) druk zijn, stress, spreekuren die altijd uitliepen, stapels, digitale incontinentie, gedoe met systemen, hij, zijn collega huisarts en zijn assistentes hadden er flink last van.

Nu had ik nog nooit huisartsenpraktijken “gedaan” en dat vertelde ik de huisarts in kwestie ook. Maar ik beloofde een ochtend te komen observeren, mijn bevindingen met hem door te spreken en dan eerlijk te vertellen of ik deze klus wel of niet ging aanpakken.

Bij de observatie werd al veel duidelijk: een rommelige wachtkamer, overal stapels papier, assistentes die rondrenden en een huisarts die na een uur al ruim met zijn spreekuur achterliep. Een telefooncentrale die iedere seconde met heel veel lawaai af ging, assistentes die kort (soms bijna op het onvriendelijke af) aan de telefoon waren. Ik kon niet wachten om aan de slag te gaan.

Rust. Dat werd de hoofdprioriteit noteerde ik al na een paar minuten. En daar zijn we ook mee gestart. Eerst maar eens opruimen. Dossiers, losse papieren, bureaus. We hakten de klussen in stukjes want het werk moest natuurlijk gewoon doorgaan. En iedereen kreeg er lol in. Zelfs de wanden van de wachtkamer werden gesausd en van nieuwe stoelen en planten voorzien.

We maakten een lijst met zaken die ze zelf aan konden pakken en een lijst met zaken waar ze mij voor nodig hadden. Zo konden ze de kosten goed in de gaten houden.

We pakten de telefoonproblematiek eens goed aan. Geluid bleek ook best zachter te kunnen en de assistentes kregen van mij een telefoontraining. Waarin ze leerden niet ieder telefoontje af te raffelen, maar de rust te pakken (ondanks de drukte) en even door te vragen en samen te vatten. En wat bleek? Er bleken veel telefoontjes te zijn die ze óf zelf konden afwikkelen of die geen afspraak vereisten maar een terugbelafspraak met de huisarts. Met vallen en opstaan bleek een klantvriendelijker aanpak veel beter te werken en helemaal geen extra tijd te kosten.

Iedereen ging op training om beter om te leren gaan met de systemen.

Ik leerde ze timemanagement- en communicatietechnieken. En ook de huisartsen werden getraind. Door effectievere gesprekstechnieken te hanteren konden ze de tijd die was gereserveerd voor de patiënten beter benutten.

Mijn taak zit er nog niet op. Er staat nog meer op onze gezamenlijke lijst. We smeren onze afspraken uit over een langere periode zodat ze steeds kunnen oefenen met wat ze geleerd hebben. Tussendoor hebben we steeds even contact.

Maar ze hebben zulke enorme stappen gezet! Beretrots ben ik op hen! En dat wilde ik graag even met jullie delen.

(dit blog kwam tot stand met toestemming van de betrokkenen)

read more

Timemanagement: 7 manieren om de regie over je werk terug te krijgen met behulp van je agenda

Ondernemerschap | 0 comments | by Martine Floor-Bron

worklife balanceHet voelt niet prettig. Geleefd worden door anderen. Door je klanten, door medewerkers, leveranciers, relaties. Je blijft in de waan van de dag en proactiviteit is er niet meer bij. Die agenda lijkt jou de baas in plaats van andersom!

In dit artikel: 7 manieren om weer proactief te worden met behulp van je agenda.

  1. Plan je agenda niet te vol.
    Dat lijkt een open deur, maar sommige ondernemers lopen alleen maar van afspraak naar afspraak. Aan hun “echte” werk komen ze niet meer toe. Dat moet dan maar in de avonduren. Vaarwel, quality time met je gezin.
  1. Moet je echt wel overal bij zijn?
    Op social media zie ik sommige ondernemers die echt óveral zijn: geen netwerkbijeenkomst, business event of beursvloer slaan ze over. Maatschappelijke betrokkenheid is prima natuurlijk, maar één beursvloerdeelname is toch genoeg? En als je gezin je grootste prioriteit is, waarom ben je dan iedere avond weg?
    Investeer liever in het verdiepen van netwerkcontacten dan in vluchtige contacten. Het levert je meer op. Moet je trouwens wel bij iedere vergadering, ieder overleg aanwezig zijn? Maak keuzes!
  1. Houd rekening met reistijd.
    Zet reistijd ook in je agenda. Ook interne reistijd! Als jij in een groot gebouw werkt en je moet van de ene kant van het gebouw naar de andere kant, kost dat tijd.
  1. Houd bij het plannen van afspraken rekening met je biologische klok.
    Ben je ’s ochtends op je scherpst? Dan kun je ingewikkelde klussen beter op dat moment inplannen in plaats van dat netwerkgesprek.
  1. Ben je (ook) leidinggevende? Dan is jouw core business leidinggeven.
    Dat betekent dus tijd in je agenda inplannen voor je medewerkers: gesprekken, mentoring, coaching, begeleiding. Kortom: het draait om aandacht geven. En daar moet je tijd voor reserveren.
  1. Kijken er mensen mee in je agenda? (secretaresse, leidinggevende, collega etc). Dan moet je goede afspraken maken over het inplannen van je agenda. Blok momenten waarop je geen afspraken ingepland wilt hebben, spreek af tot hoe laat afspraken ingepland mogen worden en spreek af dat er voldoende tijd tussen afspraken moet zitten.
  1. Ben je een beelddenker of visueel ingesteld? Maak gebruik van kleuren.
    Geef iedere categorie een andere kleur: reistijd, netwerken en acquisitie, je core business, gesprekken met medewerkers etc.

 

read more

Je hoofd leegmaken met behulp van een triggerlist – meer werkplezier door meer overzicht

Ondernemerschap | 0 comments | by Martine Floor-Bron

In mijn vorige blog over je hoofd leegmaken vertelde ik al over associeren. In deze variant associeren we er ook op los, alleen gebruiken we nu een triggerlist. Deze lijst komt uit de Getting Things Done methode. Ik gebruik ‘m vaak in trainingen en werkplekbegeleiding. Heerlijk om je hoofd zo te kunnen leegmaken!

Voor jouw gemak heb ik van deze uitleg een printbare variant gemaakt en ook de triggerlijst zelf kun je downloaden en printen. Zie onderaan dit bericht.

Kom je op deze triggerlist nog een onderwerp tegen dat je mist? Geef het even aan me door. Dan kan ik de lijst weer aanpassen. Dankjewel alvast 😉

Wat heb je nodig?

  • Pen & papier (zelf vind ik een ouderwets kladblok het fijnste, ik pak dan voor iedere actie een nieuw blaadje)
  • Kookwekker/timer
  • Een rustige omgeving
  • De triggerlist (bij mij werkt het als iemand deze voorleest, maar je kunt natuurlijk ook gewoon van de lijst werken)

Hoe werkt het?

Stap 1. Zoek even de stilte op. Zorg dat je niet gestoord kunt worden. Pak pen en papier erbij. Zet je timer op vijf minuten.

Stap 2. Ga rustig zitten. Voel je dat je stevig op je stoel zit? Haal een paar keer rustig adem.

Stap 3. Pak de triggerlist erbij en associeer er op los. Schrijf schrijf schrijf! Minstens vijf minuten aan een stuk.

Stap 4. Als je timer is afgegaan, bekijk je het resultaat. Dwarrelt er nog van alles in je hoofd? Dan doe je de oefening nog een keer. Net zo lang tot je hoofd “leeg” is.

Stap 5. Nu ga je rubriceren. Wat hoort bij elkaar? Maak de eerste grove splitsing. Die van mij ziet er zo uit:

  • werk
  • Martine
  • Gezin
  • vrijwilligerswerk

Stap 6. Vervolgens verwerk je deze acties in je eigen systeem (digitale of papieren actie- en/of projectenlijst).

 

Downloads:

PS: Deze tips zijn natuurlijk zeer inspirerend 😉 . Maar misschien heb je méér nodig dan tips. Een training bijvoorbeeld. In dat geval beveel ik je de training Timemanagement part 1
van harte aan. Deze training is vanzelfsprekend ook incompany te boeken. Geef 2016 een flinke boost en schrijf je in!

 

read more

Schrijf je hoofd leeg! – Meer werkplezier door meer overzicht – Week van de Werkstress

Hoe doe ik? | 0 comments | by Martine Floor-Bron

Hoe doe ik - hoofd leegmaken - MBee Communicatietrainingen & Professional Organizing

Hoe doe ik – hoofd leegmaken – MBee Communicatietrainingen & Professional Organizing

Het is de Week van de Werkstress. Het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid heeft deze week in het leven geroepen. Een derde van het werkgerelateerd verzuim wordt veroorzaakt door werkstress. Een derde!! Dat is enorm!

In mijn werk als professional organizer is werkstress vaak de reden voor mijn komst. Ondernemer of werknemer kampt met ernstige stressklachten, is (bijna) burnout of net burnout geweest: dat nooit meer!

Afhankelijk van de mate van stress gaan we samen aan de slag: zorgen voor overzicht, het maken van een planning, een plan maken om achterstanden weg te werken, timemanagement-vaardigheden aanleren. Maar ook: het inlassen van ontspan-momenten, op tijd naar huis, hulp vragen, rekening houden met je biologische klok.

Hoe hoger de mate van stress, hoe kleiner de stapjes. Je hoofd zit immers al zo vol!

Hoe zorg je voor overzicht: een eerste stap: schrijf je hoofd leeg

Onze hersenen associeren de hele dag door. Herken je dat op de meest ongelegen momenten acties, to-do’s, beloften etc. oppoppen? Die gaan we eerst eens even uit je hoofd halen.

 

 

Wat heb je nodig?

  • Pen & papier (zelf vind ik een ouderwets kladblok het fijnste, ik pak dan voor iedere actie een nieuw blaadje)
  • Kookwekker/timer
  • Een rustige omgeving

Hoe werkt het?

Stap 1. Zoek de stilte op. Zorg dat je niet gestoord kunt worden. Pak pen en papier erbij. Zet je timer op vijf minuten.

Stap 2. Ga rustig zitten. Voel je dat je stevig op je stoel zit? Haal een paar keer rustig adem.

Stap 3. Deze vijf minuten schrijf je alles op wat in je opkomt. Beloften, to do’s, acties, prive, zakelijk, alles! Vertrouw op je timer. Zolang die niet is gegaan kun je blijven schrijven.

Stap 4. Als je timer is afgegaan, bekijk je het resultaat. Dwarrelt er nog van alles in je hoofd? Dan doe je de oefening nog een keer. Net zo lang tot je hoofd “leeg” is.

Stap 5. Nu ga je rubriceren. Wat hoort bij elkaar? Maak de eerste grove splitsing. Die van mij ziet er zo uit:

  • werk
  • Martine
  • Gezin
  • vrijwilligerswerk

Stap 6. Vervolgens verwerk je deze acties in je eigen systeem (digitale of papieren actie- en/of projectenlijst).

Fijn he? Wil je deze instructie downloaden? Dat kan hier

PS: Nu zijn tips natuurlijk zeer inspirerend 😉 . Maar misschien heb je méér nodig dan tips. Een training bijvoorbeeld. In dat geval beveel ik je de training Timemanagement part 1 van harte aan. Deze training is vanzelfsprekend ook incompany te boeken. Geef 2016 een flinke boost en schrijf je in!

 

read more

Wat is professional organizing nou eigenlijk precies?

Professional Organizing | 0 comments | by Martine Floor-Bron

“Professional Organizing. Klinkt goed, maar wat doe je dan eigenlijk? Huizen opruimen?” Het is een vraag die ik regelmatig krijg. Nu zijn er zeker collega’s die zich met succes daarmee bezighouden, maar dat is niet wat ik doe.

Ik richt me op ondernemers en professionals bij bedrijven en organisaties die het overzicht even kwijt en met meer focus willen werken.

Natuurlijk geef ik tips & trucs om werk handiger te organiseren, de mailbox de baas te worden, timemanagement met succes toe te passen. Maar het gaat verder dan dat.
We gaan actief aan de slag op de werkplek met vragen als:

  • Wat heeft het ineffectieve gedrag veroorzaakt?
  • Hoe kun je nieuwe gewoontes aanleren?
  • En hoe zorg je ervoor dat die gewoontes blijvend zijn?
  • Zijn je rollen, taken en bevoegdheden helder en wat is je invloed daarop?
  • Hoe communiceer je binnen je bedrijf en is dat effectief?
  • Hoe effectief geef je leiding of delegeer je?
  • Hoe ga je om met interrupties?

Iedere keer is weer anders, en dat maakt dit werk zo ontzettend leuk. Het is altijd maatwerk! De ene keer ligt het zwaartepunt op uitstelgedrag, en een andere keer houd ik een ondernemer een spiegel voor als ik de planning van de werkweek met hem doorneem. En weer een andere keer ga ik met een medewerker aan de slag met een thema als assertiviteit. Soms is een sessie voldoende, meestal meerdere sessies. Dat laatste is het meest effectief. Met het geleerde aan de slag kunnen om daar een volgende sessie op terug te kunnen maken werkt heel goed.

Het resultaat is altijd positief: mensen hebben hun werkplezier (terug-)gevonden en laat dat nu mijn missie zijn! 

 

read more

Gratis E-book

7 gouden timemanagement-tips
voor ondernemers

gratis e-book