Viewing posts categorised under: Slimmer werken: Outlook

Meer overzicht? Gebruik je mail goed!

Hoe doe ik? | 0 comments | by Martine Floor-Bron

In de serie Timemanagementtips voor ondernemers: Tools voor meer overzicht vind je hier deel 2: je mail.

In mijn vorige blog heb ik je verteld hoe je meer overzicht krijgt met behulp van je agenda. In dit blog laat ik je zien hoe je meer overzicht in je mail kunt krijgen.

Hoe zorg je voor overzicht in je mail?

Stap 1. Reduceer je hoeveelheid mapjes in je inbox

Hoeveel mapjes heb jij aangemaakt in je mail? Veel? Lastig he? Denk je een mailtje naar het goede mapje te hebben gesleept, heb je nét iets te vroeg losgelaten. En waar is ie nu dan?

Outlook heeft een fantastische zoekfunctie. Al die mapjes heb je helemaal niet nodig! Als je met deze mapjes gaat werken, kom je een heel eind.

ACTIE
Hierin staan mailtjes waar je nog iets mee moet.

LEZEN
Hierin staan alleen mailtjes die je wilt lezen. Je hoeft er verder niets mee! Denk aan nieuwsbrieven, mails met branche- of productinformatie etc. TIP: plan wekelijks tijd in om te lezen zodat je iedere week start met een leeg mapje.

KORT ARCHIEF
Alle mailtjes die je wilt bewaren van dit jaar.

LANG ARCHIEF
Alle mailtjes die je wilt bewaren van vorig jaar en ouder.

LATER/MISSCHIEN
Voor mails met briljante ideeën waar je ooit nog iets mee wil doen.

WACHTEN OP
Het mapje dat je heel erg gaat helpen! Hierin bewaar je mails met verzoeken die je aan mensen hebt gedaan, bestellingen, vragen die je hebt gesteld, kortom, alles waar je nog een antwoord (of een levering) op verwacht. Een keer per week check je dit mapje. Desgewenst stuur je een herinnering, of je belt even. Zo krijg je overzicht!

Stap 2. Wees kritisch met het versturen van mail

Veel mail versturen zorgt ook voor veel mail ontvangen. Denk bij ieder mailtje na: moet dit wel via mail? Soms is een telefoontje handiger. Of samen met iemand in een gedeeld document werken (bijvoorbeeld in Google Docs of Dropbox). Of is een appje met een bevestiging voldoende.

Stap 3. Welke informatie heb je écht nodig?

Ondernemen is jezelf blijven ontwikkelen. Informatie die vroeger handig voor je was lees je nu misschien niet eens meer. Bekijk je mails eens goed. Kun je je uitschrijven voor nieuwsbrieven? Of ontvang je cc’s over projecten waar je niets (meer) mee doet? Probeer je inbox “schoon” te houden, dat scheelt.

Stap 4. Laat mails alvast in het goede mapje terechtkomen

Stel regels in om bijvoorbeeld nieuwsbrieven in het mapje LEZEN terecht te laten komen.

Stap 5. Maak gebruik van sneltoetsen

Outlook kent heel veel handige sneltoetsen. In mijn volgende blog vind je een handig overzicht hiervan..

Stap 6. Je prullenbak is je beste vriend

Gooi zoveel mogelijk weg! Aanbiedingen, reclame, afspraakbevestigingen van afspraken die allang geweest zijn, oude nieuwsbrieven. Wil je mails bewaren omdat je er nog iets mee wilt doen? Dan horen ze in de map ACTIE of LATER/MISSCHIEN. Of zet het op je takenlijst.

Nog wat extra tips:

  • Sla bijlagen in mails zoveel mogelijk gelijk op. Dan kun je het bijbehorende mailtje weggooien.
  • Moet je echt alles archiveren? Wat gebeurt er als je mailtjes weggooit? Vaak niets 😉 Gewoon wegmikken. Ruimt lekker op.

Meer hulp nodig? Stuur me dan een mailtje voor het inplannen van een gratis Skype-gesprek van 20 minuten. Dan kun je me je brandende vragen stellen en ik geef je tips om verder te kunnen.

Mail je prullenbak is je beste vriend

Je prullenbak is je beste vriend

read more

Meer overzicht? Gebruik je agenda goed!

Hoe doe ik? | 0 comments | by Martine Floor-Bron

Timemanagementtips voor ondernemers

Meer overzicht? Gebruik je agenda goed!

Tools voor meer overzicht. Deel 1: Je agenda

Wil je meer overzicht? Breng eerst eens overzicht aan in je agenda. Hoe vaak ik niet met drukke ondernemers spreek en dan hun agenda bekijk en die is dan leeg… op een paar afspraken na.

In de top 3 van vragen die ik krijg over timemanagement staat “Hoe krijg ik meer overzicht?” Veel ondernemers blussen vooral brandjes. De waan van de dag gaat met hen op de loop en aan het einde van de dag verzuchten ze “Ik had het hartstikke druk maar geen idee wat ik heb gedaan.”

Hoe zorg je voor overzicht in je agenda?

Stap 1. Reserveer privé-tijd.

Jij vindt je werk-privé balans toch ook belangrijk? Ga dan eerst eens kijken wanneer je thuis moet zijn. Of wanneer die tienminutengesprekken op school zijn. Of wanneer je dochter een ballet-uitvoering heeft. Wanneer het jouw beurt is om te koken. Blok die tijden eerst eens in je agenda. Nuttig? Ja! Truttig? Nee. Jij levert toch ook je bijdrage in je gezin? En het voorkomt dat je óf de altijd afwezige bent óf op het laatst nog binnen komt rennen. Staat iedereen al opgetut bij de deur terwijl jij nog moet douchen. Maak je geen vrienden mee 😉

Stap 2. Met welk doel plan je afspraken in?

Kijk eens kritisch naar de afspraken die al in je agenda staan. Welk doel dienen die afspraken? Zijn ze belangrijk genoeg om te laten staan? Of zijn er ook zaken die je telefonisch – of via Skype – kunt afwikkelen? En voor de afspraken die je hebt laten staan: is de tijd die je hebt gereserveerd lang genoeg? Kun je afspraken misschien combineren? Wees kritisch. Je tijd is je kostbaarste bezit.

Stap 3. Zet reistijd ook in je agenda.

Hoe lang heb je nodig om van A naar B te komen (en weer terug)? Die tijd zet je ook in je agenda. Ook erg handig als je je kilometerregistratie gaat bijwerken.

Stap 4. Plan denkwerk en creativiteit in.

Een lastige offerte maken? Een (bouw-)tekening maken? Of iets anders creatiefs natuurlijk. Plan tijd in in je agenda. En houd je daar ook aan.

Stap 5. Werk AAN je bedrijf

Plan minstens één dagdeel in de week in om AAN je bedrijf te werken in plaats van IN je bedrijf. Strategie, marketing, personeelsaangelegenheden, financiën, prognoses opstellen, het is allemaal werken AAN je bedrijf. Als je hier geen tijd voor inplant, kun je ook niet groeien. Zo simpel is het.

Stap 6. Werk met kleuren in je agenda.

Werkt voor mij heerlijk! In één oogopslag overzicht. Zo is reistijd in mijn agenda geel, acquisitie-en netwerkactiviteiten groen, declarabele tijd (lees: te factureren tijd) paars en privé is oranje. En mijn wekelijkse blok WERKEN AAN MIJN BEDRIJF is blauw. Studietijd: rood.

Eyeopener: Kun je aan een nieuwe afspraak niet direct een kleur koppelen? Dan is dit een belangrijk signaal of je deze afspraak wel moet inplannen en vraag je je af welk doel deze afspraak dient.

Nog een belangrijke tip: Plan je agenda niet té vol. Je moet ook tijd hebben om flexibel te kunnen zijn toch?

Wil je weten hoe je je mail inzet voor meer overzicht? Lees dan mijn blog Meer overzicht door je mail goed te gebruiken.

Loop jij helemaal vast als het gaat om timemanagement? Is je inbox jou de baas? Ben je het overzicht kwijt? Plan dan een gratis Skypegesprek in. Daar spreken we jouw prangende vragen door en ik geef je gegarandeerd minstens drie tips om weer verder te kunnen.

read more