Viewing posts categorised under: Vergaderen

Vergadertips! – deel 3 van 6 – agendapunten: gebruik ze handig

Hoe doe ik? | 0 comments | by Martine Floor-Bron

doelgericht vergaderen - MBee Communicatietrainingen en Professional OrganizingAgendapunten
Het doel per agendapunt is bepalend voor de inhoud. Stel dat dus altijd eerst vast.

Doelen kunnen zijn:

  • informatief
  • beeldvormend (vaak in de onderzoeksfase van een project)
  • brainstormen (alleen ideeën genereren en ordenen, geen besluiten)
  • besluitvormend

Het kan helpen om deze doelen achter de agendapunten te zetten.

Waarom moeten alle deelnemers overal bij zijn?
Overweeg om deelnemers alleen voor het relevante agendapunt uit te nodigen. dat getuigt van respect voor hun agenda. Logisch gevolg: als de genodigde weg is, is het agendapunt als vanzelf afgewikkeld.

Een goede vuistregel: hoe hoger het aantal deelnemers bij een vergadering, hoe sneller de betrokkenheid daalt.

Niet halen maar brengen
Maak deelnemers eigenaar van agendapunten. Maak een vast stramien (bijvoorbeeld in Word), plaats de agenda op een centrale plaats op de server zodat iedereen erbij kan en laat deelnemers zelf hun eigen punten erbij zetten.
Bij het agendapunt staat de titel en een korte toelichting, de ‘eigenaar’ van het agendapunt, het doel van dit agendapunt en wat bereikt moet worden in deze vergadering.
Heeft iemand zijn agendapunt niet op de agenda gezet? Helaas! Wees als voorzitter consequent en behandel het dan ook niet. Dan gaat het geheid de volgende keer wél goed.
Deze maatregel zorgt voor aanzienlijk minder mail in de organisatie (herinneringsmail, agenda rondsturen etc.).
Laat medewerkers hun eigen agenda meenemen (in print, op tablet of iPad bijvoorbeeld of in een vergaderapplicatie als ibabs).

Tip: neem nooit vage agendapunten op! Een agendapunt als w.v.t.t.k. (wat verder ter tafel komt) is vragen om problemen 😉

Het verslag bespreken is ook niet nodig: als één van de deelnemers het ergens niet mee eens was, had hij of zij het wel op de agenda geplaatst.

Is rondvraag wel nodig? Las deze ronde niet uit gewoonte in maar vraag je af of dit wel bij deze vergadering hoort. Rondvraag wordt vaak gebruikt om een discussie op te rakelen, een stokpaardje ter tafel te brengen of om een agendapunt nog eens te bespreken. Dit zorgt allemaal voor tijdverspilling. Toch een rondvraag? Maak duidelijke afspraken wat wel en wat niet daarbij hoort.

read more

Vergadertips! – deel 1 van 6 – vandaag: de droom van iedere vergadertrainer

Leidinggeven & Leiderschap | 0 comments | by Martine Floor-Bron

vergadertraining MBee CommunicatietrainingenVorig jaar gaf ik een tweedaagse incompany training timemanagement voor medewerkers van een grote instelling. Bij het intakegesprek en tijdens de training zelf kwam de vergadercultuur aan de orde. Een bekend probleem. Iedereen had er de mond van vol, maar actie werd er niet op ondernomen: “dat doen we hier nu eenmaal zo”. Er werd veel, lang en frequent vergaderd. En niet erg doelmatig. Een andere structuur zou de productiviteit en effectiviteit waarschijnlijk enorm ten goede komen. Reden genoeg voor mij om dit bij het management aan te kaarten. Ik ben immers van het werkplezier en zo veel, lang en ondoelmatig vergaderen komt je werkplezier niet echt ten goede!

Ik kom vergaderen als struikelblok heel veel tegen bij organisaties. Vaak sluipt dat er geleidelijk in en na een tijd weten medewerkers niet beter.

Mijn werkwijze bij vergadertraining en -coaching: Eerst een of meerdere vergaderingen bijwonen. Deze eerste vergadering was de droom van iedere trainer! Werk aan de winkel! Overigens zijn mijn vergadertrainingen altijd maatwerk.

De vergadering
Het ging hier over een teamvergadering met 17 personen. Frequentie: iedere 2 weken. Duur: 3 uur. Een agenda van 2 A4’tjes. Notulen van de vorige vergadering: 7 pagina’s. Start- en eindtijd waren rekbaar. De laatste deelnemer kwam een half uur na aanvang binnen, de eerste ging een uur voor het einde weg. En oja, de vergadering liep 20 minuten uit.

Deelnemers waren niet voorbereid, er werd gerommeld met papieren, Ipads en mobiele telefoons “even wat mailtjes ondertussen wegwerken”. Sommige vergaderpunten leverden heftige emoties op. Er zijn zeker vijf mensen helemaal niet aan het woord geweest, vijf anderen hadden veelal het hoogste woord. Tijdens de rondvraag begon het hele circus opnieuw: emoties, genomen besluiten werden ter discussie gesteld, er werd veel over niet ter zake doende onderwerpen gesproken.

Zoals gezegd: werk aan de winkel. Omdat besluitvorming binnen deze organisatie niet heel snel verloopt, hebben we een jaar uitgetrokken om te werken (in positieve zin) aan effectiviteit binnen vergaderingen. In de komende vijf blogs ga ik vertellen wat mijn bevindingen waren en wat grofweg tips zijn om vergaderingen beter te laten verlopen.

Tip 1: Bewustwording.
Ik heb uit laten rekenen (gewoon door hun eigen financiële mensen) wat deze vergadering iedere twee weken kost. Dat bracht een behoorlijk schrikeffect teweeg. Ook bij mij trouwens 😉 Vervolgens heb ik die uitkomst laten bespreken in het managementteam. Want deze afdeling was natuurlijk niet de enige die regelmatig vergaderde….

Tip 2: Begin bovenaan. 
Als ergens een vergadercultuur heerst, begint die meestal niet op de werkvloer. Vaak zie je dat in de top ook veel vergaderd wordt. Dat was ook hier het geval. Leden van het MT liepen letterlijk van vergadering naar vergadering. Op mijn vraag “Wanneer doen jullie je werk dan?” kreeg ik veel antwoorden als “thuis”, “daar kom ik niet aan toe”, “tussendoor”. Dat is ook niet echt timemanagement-waardig! Dus zijn we eerst gestart bij het managementteam met een brainstormsessie: waarover, met wie en hoe vaak moet eigenlijk vergaderd worden? En welke alternatieven zijn er? Na deze sessie hebben we alleen voor het MT al de hoeveelheid vergaderen met ruim 30% kunnen verminderen! Zo, dat levert tijd (en geld) op!

Meer in mijn volgende blog….

 

 

 

read more