Meer overzicht? Gebruik je agenda goed!

Hoe doe ik?, Professional Organizing, Slimmer werken: Outlook, Timemanagement | 0 comments | by Martine Floor-Bron

Timemanagementtips voor ondernemers

Meer overzicht? Gebruik je agenda goed!

Tools voor meer overzicht. Deel 1: Je agenda

Wil je meer overzicht? Breng eerst eens overzicht aan in je agenda. Hoe vaak ik niet met drukke ondernemers spreek en dan hun agenda bekijk en die is dan leeg… op een paar afspraken na.

In de top 3 van vragen die ik krijg over timemanagement staat “Hoe krijg ik meer overzicht?” Veel ondernemers blussen vooral brandjes. De waan van de dag gaat met hen op de loop en aan het einde van de dag verzuchten ze “Ik had het hartstikke druk maar geen idee wat ik heb gedaan.”

Hoe zorg je voor overzicht in je agenda?

Stap 1. Reserveer privé-tijd.

Jij vindt je werk-privé balans toch ook belangrijk? Ga dan eerst eens kijken wanneer je thuis moet zijn. Of wanneer die tienminutengesprekken op school zijn. Of wanneer je dochter een ballet-uitvoering heeft. Wanneer het jouw beurt is om te koken. Blok die tijden eerst eens in je agenda. Nuttig? Ja! Truttig? Nee. Jij levert toch ook je bijdrage in je gezin? En het voorkomt dat je óf de altijd afwezige bent óf op het laatst nog binnen komt rennen. Staat iedereen al opgetut bij de deur terwijl jij nog moet douchen. Maak je geen vrienden mee 😉

Stap 2. Met welk doel plan je afspraken in?

Kijk eens kritisch naar de afspraken die al in je agenda staan. Welk doel dienen die afspraken? Zijn ze belangrijk genoeg om te laten staan? Of zijn er ook zaken die je telefonisch – of via Skype – kunt afwikkelen? En voor de afspraken die je hebt laten staan: is de tijd die je hebt gereserveerd lang genoeg? Kun je afspraken misschien combineren? Wees kritisch. Je tijd is je kostbaarste bezit.

Stap 3. Zet reistijd ook in je agenda.

Hoe lang heb je nodig om van A naar B te komen (en weer terug)? Die tijd zet je ook in je agenda. Ook erg handig als je je kilometerregistratie gaat bijwerken.

Stap 4. Plan denkwerk en creativiteit in.

Een lastige offerte maken? Een (bouw-)tekening maken? Of iets anders creatiefs natuurlijk. Plan tijd in in je agenda. En houd je daar ook aan.

Stap 5. Werk AAN je bedrijf

Plan minstens één dagdeel in de week in om AAN je bedrijf te werken in plaats van IN je bedrijf. Strategie, marketing, personeelsaangelegenheden, financiën, prognoses opstellen, het is allemaal werken AAN je bedrijf. Als je hier geen tijd voor inplant, kun je ook niet groeien. Zo simpel is het.

Stap 6. Werk met kleuren in je agenda.

Werkt voor mij heerlijk! In één oogopslag overzicht. Zo is reistijd in mijn agenda geel, acquisitie-en netwerkactiviteiten groen, declarabele tijd (lees: te factureren tijd) paars en privé is oranje. En mijn wekelijkse blok WERKEN AAN MIJN BEDRIJF is blauw. Studietijd: rood.

Eyeopener: Kun je aan een nieuwe afspraak niet direct een kleur koppelen? Dan is dit een belangrijk signaal of je deze afspraak wel moet inplannen en vraag je je af welk doel deze afspraak dient.

Nog een belangrijke tip: Plan je agenda niet té vol. Je moet ook tijd hebben om flexibel te kunnen zijn toch?

Wil je weten hoe je je mail inzet voor meer overzicht? Lees dan mijn blog Meer overzicht door je mail goed te gebruiken.

Loop jij helemaal vast als het gaat om timemanagement? Is je inbox jou de baas? Ben je het overzicht kwijt? Plan dan een gratis Skypegesprek in. Daar spreken we jouw prangende vragen door en ik geef je gegarandeerd minstens drie tips om weer verder te kunnen.

Leave a Reply

Your email address will not be published.

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

Gratis E-book

7 gouden timemanagement-tips
voor ondernemers

gratis e-book