Showing posts tagged with: emailmanagement

Breekt het zweet je uit bij het openen van je mailbox?

Slimmer werken: Outlook | 0 comments | by Martine Floor-Bron

emailmanagement - timemanagementDan ben je zeker niet de enige. Uit onderzoek is gebleken dat mensen gemiddeld een kwart van hun werktijd bezig zijn met email. Veel mensen nog wel langer! 100 ongelezen mails in de inbox is zeker geen uitzondering meer. De klacht “informatie-overload” staat in de top 3 bij mijn klanten.

Het bijzondere is dat veel mensen denken dat ze geen invloed kunnen uitoefenen op die mail-tsunami.
Het tegendeel is waar. Je kunt er zelfs behoorlijk wat invloed op uitoefenen. Fijn hè?

Tips om email te beperken

  1. Begin bij jezelf! Veel mailtjes die je zelf stuurt, vragen om antwoord. Dus actie = reactie. Kijk eens kritisch naar hoeveel mail je zelf stuurt. Moet dat allemaal via mail? Of kun je er ook een belletje/appje uitgooien?
  2. Wat enorm veel mails veroorzaakt: het verzamelen van reacties/informatie. Denk aan input voor een overleg bijvoorbeeld. Waarom moet dat per mail? Maak een document in een map aan waar iedereen zelf bij kan en input op noteert.
  3. Hetzelfde geldt voor notulen. Niet brengen maar halen scheelt zoveel mail! Zet de notulen in een gezamelijke map en laat iedereen daar de notulen uithalen. Dit kun je trouwens ook doen met leveranciers waar je veel mee samenwerkt.
  4. Maak gebruik van een wachten-op mapje. Alle bestellingen, vragen, verzoeken om input sleep je in dat mapje. Eens per week check je of je binnen hebt waar je om gevraagd hebt.
  5. Je herkent vast wel dat je een aantal vragen in een mail hebt staan. Geheid dat de ontvanger niet al jouw vragen heeft beantwoord. Jij stuurt een mailtje erachteraan dat je nog wat input nodig hebt en je bent weer zo 8 mails verder. Stel maar een vraag per mail!
  6. Gebruik de onderwerpregel goed. Zet daarin: de actie voor de ander, het onderwerp en of en wanneer je reactie verwacht. Zo kan de ontvanger zijn of haar mail prioriteren.
  7. Maak een mapje “lezen” aan. Hierin alle mails die je alleen wilt lezen (dus waar je verder geen actie op moet ondernemen). Lezen doe je op een moment dat je even tijd hebt (zit te wachten bij de tandarts ofzo) of op een moment dat je even laag in je energie zit. Goed timemanagement gaat immers ook over energie verdelen.
  8. Wees kritisch met cc’tjes. Die veroorzaken ook weer een tsunami bij anderen. Bovendien is bij de ontvanger niet altijd duidelijk wat er met het mailtje moet gebeuren: alleen ter info? actie ondernemen? reactie geven? Gaan ze daar weer over mailen….
  9. Bevorder de leesbaarheid van je mails. Gebruik niet te veel tekst, laat alle overbodigheden achterwege, maak gebruik van witregels en eventueel tussenkopjes.

Handige tips hè? Vind ik ook 😉

Kun je hoe dan ook wel wat meer overzicht, structuur en focus gebruiken? Meld je dan aan voor de Powerworkshop Timemanagement voor Ondernemers die aanstaande vrijdag plaatsvindt. Ik heb nog 4 plaatsen beschikbaar. Ik leer je plannen, prioriteren en proactief werken waardoor je niet steeds brandjes hoeft te blussen en achter de feiten aan hoeft te rennen.

read more

Gratis E-book

7 gouden timemanagement-tips
voor ondernemers

gratis e-book