Showing posts tagged with: overzicht

Meer overzicht? Gebruik je mail goed!

Hoe doe ik? | 0 comments | by Martine Floor-Bron

In de serie Timemanagementtips voor ondernemers: Tools voor meer overzicht vind je hier deel 2: je mail.

In mijn vorige blog heb ik je verteld hoe je meer overzicht krijgt met behulp van je agenda. In dit blog laat ik je zien hoe je meer overzicht in je mail kunt krijgen.

Hoe zorg je voor overzicht in je mail?

Stap 1. Reduceer je hoeveelheid mapjes in je inbox

Hoeveel mapjes heb jij aangemaakt in je mail? Veel? Lastig he? Denk je een mailtje naar het goede mapje te hebben gesleept, heb je nét iets te vroeg losgelaten. En waar is ie nu dan?

Outlook heeft een fantastische zoekfunctie. Al die mapjes heb je helemaal niet nodig! Als je met deze mapjes gaat werken, kom je een heel eind.

ACTIE
Hierin staan mailtjes waar je nog iets mee moet.

LEZEN
Hierin staan alleen mailtjes die je wilt lezen. Je hoeft er verder niets mee! Denk aan nieuwsbrieven, mails met branche- of productinformatie etc. TIP: plan wekelijks tijd in om te lezen zodat je iedere week start met een leeg mapje.

KORT ARCHIEF
Alle mailtjes die je wilt bewaren van dit jaar.

LANG ARCHIEF
Alle mailtjes die je wilt bewaren van vorig jaar en ouder.

LATER/MISSCHIEN
Voor mails met briljante ideeën waar je ooit nog iets mee wil doen.

WACHTEN OP
Het mapje dat je heel erg gaat helpen! Hierin bewaar je mails met verzoeken die je aan mensen hebt gedaan, bestellingen, vragen die je hebt gesteld, kortom, alles waar je nog een antwoord (of een levering) op verwacht. Een keer per week check je dit mapje. Desgewenst stuur je een herinnering, of je belt even. Zo krijg je overzicht!

Stap 2. Wees kritisch met het versturen van mail

Veel mail versturen zorgt ook voor veel mail ontvangen. Denk bij ieder mailtje na: moet dit wel via mail? Soms is een telefoontje handiger. Of samen met iemand in een gedeeld document werken (bijvoorbeeld in Google Docs of Dropbox). Of is een appje met een bevestiging voldoende.

Stap 3. Welke informatie heb je écht nodig?

Ondernemen is jezelf blijven ontwikkelen. Informatie die vroeger handig voor je was lees je nu misschien niet eens meer. Bekijk je mails eens goed. Kun je je uitschrijven voor nieuwsbrieven? Of ontvang je cc’s over projecten waar je niets (meer) mee doet? Probeer je inbox “schoon” te houden, dat scheelt.

Stap 4. Laat mails alvast in het goede mapje terechtkomen

Stel regels in om bijvoorbeeld nieuwsbrieven in het mapje LEZEN terecht te laten komen.

Stap 5. Maak gebruik van sneltoetsen

Outlook kent heel veel handige sneltoetsen. In mijn volgende blog vind je een handig overzicht hiervan..

Stap 6. Je prullenbak is je beste vriend

Gooi zoveel mogelijk weg! Aanbiedingen, reclame, afspraakbevestigingen van afspraken die allang geweest zijn, oude nieuwsbrieven. Wil je mails bewaren omdat je er nog iets mee wilt doen? Dan horen ze in de map ACTIE of LATER/MISSCHIEN. Of zet het op je takenlijst.

Nog wat extra tips:

  • Sla bijlagen in mails zoveel mogelijk gelijk op. Dan kun je het bijbehorende mailtje weggooien.
  • Moet je echt alles archiveren? Wat gebeurt er als je mailtjes weggooit? Vaak niets 😉 Gewoon wegmikken. Ruimt lekker op.

Meer hulp nodig? Stuur me dan een mailtje voor het inplannen van een gratis Skype-gesprek van 20 minuten. Dan kun je me je brandende vragen stellen en ik geef je tips om verder te kunnen.

Mail je prullenbak is je beste vriend

Je prullenbak is je beste vriend

read more