Showing posts tagged with: productiviteit

Timemanagement tips voor de drukke decembermaand

Timemanagement | 0 comments | by Martine Floor-Bron

Het is bijna december en dat betekent dat er voor veel ondernemers een drukke tijd aanbreekt (als je die al niet had). Er vallen nogal wat dagen uit, klanten hebben deadlines waar jij voor nodig bent 😉 en dan heb je je eigen deadlines nog. En dan natuurlijk nog de kerstbijeenkomsten, kerstborrels, kerstlunches en kerstpakketten niet te vergeten.

 

Maar dat is nu. Want in 2018 ga je het he-le-maal anders doen, nietwaar? Meer rust, een betere structuur en vooral… minder stress. Rust in je hoofd dus. Je veranderplan ligt al klaar (nou ja, het zit in je hoofd): meer tijd en rust voor het thuisfront, ’s avonds niet zo lang meer doorwerken, rust en tijd nemen om taken aan je mensen te delegeren.

 

Eerst eens die decembermaand. Hoe kom je die door zonder al te veel builen en schrammen?

 

  1. Beschikbaarheid
    Pak je planning erbij. Wie is welke dagen beschikbaar? Op welke momenten willen je medewerkers graag vrij zijn? Dat moet je weten om klussen die dit jaar écht nog moeten uit te kunnen voeren.

 

  1. Jaarafsluiting
    Plan een tijdstip om het jaar in stijl met je medewerkers af te sluiten: een diner, een borrel, op je bedrijf of daarbuiten. Denk eraan dat veel locaties al bezet zullen zijn, dus als je iets buiten de deur wilt plannen moet je dat tijdig doen. Als je slim bent, laat je dit regelen door één van je medewerkers, maar draag het dan op tijd over.

 

  1. Eindejaarsgeschenken/kerstkaarten
    Moeten er nog eindejaarsgeschenken komen voor je medewerkers en/of je klanten? Of kerstkaarten. Dan ben je daar nu al rijkelijk laat mee. Dat heeft dan nu prioriteit. Plan tijd in om daarmee zo snel mogelijk aan de slag te gaan. Kun je daar een medewerker bij betrekken? Plan dan ook tijd in om deze klus goed te delegeren (plan dit alles voor volgend jaar alvast voor september/oktober in, dat scheelt weer stress in 2018, ook voor de vormgever/drukker/reclamebureau).

 

  1. Welke klussen moeten er écht dit jaar nog?
    Wen jezelf aan om dóór te vragen als je klanten zeggen dat iets spoed heeft. Leer je medewerkers dat ook te doen.

    Hoeveel spoed heeft het écht? Je zult niet de eerste zijn die tot diep in de nacht doorwerkt aan een offerte, die verstuurt, twee dagen later nabelt om tot de conclusie te komen dat je contactpersoon twee weken met vakantie is.

    Veel mensen hebben in de december maar één prioriteit: hun eigen laatje/inbox/bakje leegharken. Zodat ze met een gerust hart hun vrije dagen opnemen. Dat ze daarmee werk over de schutting mikken zal ze (voor nu) even een zorg zijn. Klinkt misschien onaardig, maar is wel realiteit.

    Enne… het is juist wél klantvriendelijk om door te vragen. Alles opschuiven voor die ene klant betekent immers dat je andere klanten moeten wachten. Wees kritisch!

 

  1. Op welke tijdstippen wil je zélf graag thuis zijn?
    Niet geheel onbelangrijk. Zijn er verjaardagen, privé-aangelegenheden, vieringen op school waar je bij wilt zijn? Plan ze in en communiceer ze met je medewerkers.

 

  1. Lopende klussen
    Neem de tijd om met je medewerkers de lopende klussen door te nemen. Wat heeft prioriteit en wat niet? Wat moet écht in december gebeuren en wat mag doorschuiven? Overzicht scheelt bij jou en je medewerkers heel veel stress. Dat geldt trouwens niet alleen voor de decembermaand….

 

  1. Bestellingen
    Moet er nog bestellingen de deur uit? Zorg dat je die op tijd doet. Jouw leverancier heeft dezelfde uitdagingen in december als jij….

 

Als laatste geef ik je graag dit mee. Print het uit en hang het boven je bureau.

 

 

 

 

 

 

 

PS: Wil je op tijd beginnen met je goede voornemens? En wil je het volgend jaar écht anders gaan doen? Meer overzicht, minder stress, rust in je hoofd? Laten we dan nu vast een afspraak inplannen voor een bak koffie of geef je op voor de eerstvolgende Powerworkshop Timemanagement.

 

read more

Een leeg hoofd en een volle agenda… of andersom?

Persoonlijk leiderschap | 0 comments | by Martine Floor-Bron

Veel ondernemers gebruiken hun agenda niet of nauwelijks. Dat valt me regelmatig op. Afspraken buiten de deur staan erin. Maar meestal niet meer dan dat.

Ik kom zelfs ondernemers tegen die hun externe afspraken gewoon onthouden. Niet doen! Je hoofd kun je voor veel belangrijkere zaken gebruiken. Een te vol hoofd blokkeert overzicht, rust en creativiteit. En dat hebben we allemaal nodig, toch?

Je agenda op een handige manier gebruiken kan je veel opleveren. En omdat veel ondernemers worstelen met losse eindjes en een vol hoofd deel ik mijn tips graag met je.

Noteer al je afspraken

Externe afspraak? Blok de gehele tijd in je agenda.
Noteer de locatie (het volledige adres) waar de afspraak plaatsvindt. Scheelt je zoekwerk op de dag zelf. Noteer ook zakelijke afspraken die in de avond plaatsvinden (netwerkbijeenkomsten). En vergeet trainingen/workshops niet!

 

Blokkeer reistijd ook in je agenda

Ik zie vaak dat afspraken te kort op elkaar worden gepland. Blokkeer daarom ook reistijd in je agenda. Als je dat doet, zie je ook knelpunten ontstaan en kun je anticiperen.

 

Blokkeer na een afspraak tijd om die afspraak op te volgen

Al is het maar om tijd in je agenda in te plannen om te werken aan die offerte of aan de opdracht zelf. Bevestig aan je klant wanneer hij of zij input kan verwachten en noteer dat tijdstip in de agenda. Heb je gelijk een stok achter de deur 😉

 

Blokkeer tijd in je agenda om te werken aan je projecten

Bij de meeste mensen bestaat werken niet alleen uit het maken van afspraken. Er moet ook gewerkt worden 😉 Daar komt vaak denkwerk aan te pas. Of tijd waarin je creatief moet zijn (ontwerpen, tekenen, een schets bij een offerte, of die offerte zelf). Blok daar tijd voor in in je agenda.

 

Reserveer aan het einde van de week tijd om de afgelopen week te evalueren

Heb je alles gedaan wat de afgelopen week op je to do lijst stond? Zijn er nog losse eindjes? Moet je afspraken nog opvolgen? Zijn er nog losse eindjes bij projecten? Dat soort zaken. Plan hier iedere week tijd voor in en je zult merken dat je steeds minder losse eindjes krijgt.

 

Reserveer aan het einde van de week tijd ook om de komende werkweek voor te bereiden

Hoe ziet je agenda er de komende week uit? Zijn er knelpunten die je nu nog op kunt lossen? Moeten er alvast bestellingen gedaan worden? Hoe ziet de planning van je medewerkers eruit? Zijn er mensen vrij? Wat moet je nog bespreken met je medewerkers om ze de komende week goed op weg te helpen? Moet je zelf nog zaken voorbereiden?

Als je dit wekelijks doet, zul je merken dat je lijstje met losse eindjes slinkt als sneeuw voor de zon.

 

Zorg dat je ook genoeg lege plekken in je agenda hebt

Om brandjes te blussen, een eventuele spoedopdracht in te plannen, een gesprek met een van je medewerkers te voeren, je medewerkers te coachen naar goed resultaat.

 

Plan ook pauzes in je agenda in

De lunchpauze is een perfect moment om even informeel bij te praten met je medewerkers. Geef zelf het goede voorbeeld en neem die pauze dan ook. Geen pauzes nemen verlaagt je productiviteit enorm! Plan dus – juist als je het druk hebt – pauzes in. En beweeg ook bij voorkeur tijdens de pauze. Lunchwandelen met een groepje? Perfect! Heb je ruimte voor een voetbalspel, tafeltennistafel, Wii Sports? Ook goed.

 

Wil je nu wel eens rust in je hoofd? Overzicht? Tijd nemen voor zaken die er écht toe doen? Dan stel ik voor dat we binnenkort een bak koffie drinken. Bel (06) 573 52 064 om een afspraak te maken (of mail martine@mbee.nl)

 

Nog een tip:

Je kunt ook mijn Powerworkshop Timemanagement voor ondernemers volgen.

24 november a.s. is de laatste voor 2017 ingepland. Eerdere deelnemers waren er enthousiast over. Geen theoretisch gedoe, maar vooral actie. Je kunt er direct mee aan de slag. Meedoen? Stuur een mailtje naar martine@mbee.nl of bel (06) 573 52 064.

read more

Ren jij ook achter je eigen staart aan?

Ondernemerschap | 0 comments | by Martine Floor-Bron

Sommige ondernemers zijn net honden. Pardon??? Zul je misschien zeggen. Ja echt! Sommige ondernemers lopen de hele dag achter hun eigen staart aan. Ze bewegen genoeg, maar vooruitkomen, ho maar!  Productiviteit, focus en overzicht zijn ver te zoeken.

Laat me het uitleggen. Jan* komt om half acht aan op kantoor. Vroeg, want dan is er nog weinig telefoon. Dan kan hij tenminste aan die grote offerte werken.  Hij start z’n pc op.
Jan opent zijn mail. In zijn overvolle mailbox zitten bijna honderd ongelezen mails.

Zuchtend begint Jan bovenaan. Een klant met een installatie waar een onderdeel ontbreekt. De toon van het mailtje is minder vriendelijk en dat is een understatement. Klant heeft er namelijk al drie keer over gebeld. Jan baalt, mailt de leverancier direct dat hij met spoed het onderdeel nodig heeft (de bijna 100 euro extra kosten neemt Jan dan zelf maar voor zijn rekening, daar gáát de winst) en mailt de klant dat het onderdeel is besteld, mét zijn excuses..

Volgende mail. Van een van zijn medewerkers. Wanneer ze eindelijk dat pensioengesprek in kunnen plannen? Dat had Jan immers begin dit jaar beloofd? Jan zucht weer en noteert “pensioengesprek” op zijn kladblok. Morgen maar eens de verzekeringsmaatschappij bellen want er zijn meer medewerkers die erop zitten te wachten.

Een mail van de verhuurder van het pand waarin Jan gevestigd is. Verhuurder wil wat zaken bespreken. Of Jan binnenkort tijd heeft? Jan kijkt in zijn overvolle agenda en op zijn volgeschreven kladblok. Tijd??????? Wanneer dan? Hij maakt een krabbel op zijn kladblok.

Het is acht uur. Zijn medewerkers komen binnen. Jan pakt een bak koffie, doet even praatje pot met z’n medewerkers en gaat weer achter zijn bureau zitten. Nu is het gedaan met de rust. De telefoon begint te rinkelen, de ploinkjes van zijn mail gaan onophoudelijk. Jan gaat vol gas, staat medewerkers, klanten en leveranciers te woord, bezoekt klanten, blust brandjes, belt bijna onafgebroken en maakt heel wat kilometers.

Om zes uur draait zijn bus het erf weer op. Zijn medewerkers zijn naar huis. Hij heeft honger, maar thuis moeten ze maar even zonder hem eten.  Hij zet z’n pc aan en opent het document van vanochtend met die offerte….. waar welgeteld één alinea in is geschreven…….

De volgende dag komt Jan op kantoor. Vroeg, want dan kan hij verder met z’n offerte. Want gisteravond na zes uur heeft hij alleen maar mail beantwoord. Hij start z’n pc op, opent zijn mail en zucht. Bijna 100 ongelezen mails…..

Denk je nu “Help, dat gaat over mij!” Dan heb je vast ook behoefte aan rust, overzicht en focus.
Investeer in jezelf! In rust en overzicht. In je communicatie en leiderschap. Jij verdient het. Je medewerkers verdienen een baas die goed voor zichzelf zorgt. Want alleen dan kun je voor een ander zorgen. Ze verdienen een baas die goed communiceert en leidinggeeft. Die ze aandacht geeft. Die op de juiste manier delegeert. Die zélf ook het overzicht bewaart. Je klánten verdienen jouw oprechte aandacht en zorg.
Enne…. had je je ook niet voorgenomen wat meer aandacht aan de verdere groei van je bedrijf te besteden? Nou dan.

Maak een start met het werken aan jezelf en schrijf je in voor mijn Powerworkshop Timemanagement voor MKB-ondernemers. In twee-en-een-half  uur leer ik je de juiste prioriteiten stellen,  hoe je op een effectieve manier met je mail omgaat én geef ik je tips om beter leiding te geven. Geen eindeloze theorie, maar actie! Mjin motto: learn & go!  Na deze workshop kun je direct met het geleerde aan de slag.  Gun jezelf deze ochtend en schrijf je nu in!

read more

Checklists. Nuffig & suffig of handig?

Productiviteit | 0 comments | by Martine Floor-Bron

Checklists. Klinkt muf, duf en suf. Of niet? 

Ons hoofd is niet gemaakt om te onthouden. Hoe meer je probeert te onthouden, hoe meer je vergeet. Dat mailtje dat je nog moest sturen. Dat artikel dat je nog wilde lezen. Die medewerker die nog op jouw antwoord wacht. Enne… al die losse eindjes poppen op de meest ongelegen momenten op: onder de douche, als je in bed ligt. Herkenbaar?

Reden te meer om een systeem te bedenken dat buiten je hoofd werkt 😉

Om te voorkomen dat je iedere keer voor terugkerende handelingen je hoofd weer moet raadplegen, zijn checklists super handig! Zeker als die terugkerende handelingen niet wekelijks terugkeren.

Zo heb ik bijvoorbeeld een checklist voor het versturen van deze nieuwsbrief. Van het verzamelen van beelden, tot het verzamelen van items voor de agenda, tot het checken van de links, het staat allemaal in mijn checklist Nieuwsbrief.

Hetzelfde voor mijn netwerklunch. Ook hier heb ik een checklist voor.

En als ik een training geef gebruik ik daar ook een checklist voor.

Het is handig om je checklists op te delen in voorbereidinguitvoering en achteraf. Dat zorgt ervoor dat je geen stappen vergeet. Bij een offerte versturen zou een van de onderdelen achteraf kunnen zijn: nabellen of je klant de offerte heeft ontvangen en of e.e.a. duidelijk is.

Handig hè?

Denk je nu, dat lijkt me handig en ik zou nog meer willen leren over timemanagement, schrijf je dan nu in voor mijn Powerworkshop Timemanagement

Ik heb 8 plaatsen beschikbaar, wie het eerst komt wie het eerst maalt. Schrijf je in door een mailtje te sturen aan Martine@mbee.nl

read more

Denk jij al in hokjes?

Leidinggeven & Leiderschap | 0 comments | by Martine Floor-Bron

In hokjes denken kan heel handig zijn! 

Het ziet er mooi uit, het is vaak erg gezellig, maar ik ben er niet zo’n voorstander van: kantoortuinen. Grote ruimtes met veel werkplekken.

Als er iéts is dat de productiviteit niet ten goede komt is het een kantoortuin. Ik wil het maar even gezegd hebben. Lawaai, moeite met concentreren, ergernissen, of gewoon té gezellig. Enne… heb je wel eens een kantoortuin betreden zónder dat alle hoofden jouw kant opdraaien?

Dus héb je nog mogelijkheden om de inrichting van jouw kantor anders aan te pakken, doen!

En lukt dit niet, dan heb ik hier een [aantal] niet-productieve voorbeelden met mogelijkheden om het anders te doen.

De Lawaaipapegaai
Die medewerker die altijd heel luidruchtig is aan de telefoon. Bij ieder grapje buldert van het lachen. Rondjes draait op zijn stoel. Ieder succesje en ergernisje luidkeels ventileert op de afdeling. Leuke vent, maar hij houdt iedereen voortdurend van het werk.
Mogelijke oplossingen:

  1. de mooiste oplossing: creëer een aparte ruimte (met aansluiting voor laptop of zet er een PC neer. Bordje “Niet Storen” op de deur.
    Agenda maken in Outlook voor deze ruimte, zodat medewerkers ‘m kunnen reserveren.
    Vragen of telefoongesprekken in díe ruimte gevoerd kunnen worden.
    Terugbelnotities (laten)maken en medewerkers daar zelf terug laten bellen.
  2. Geen mogelijkheid voor een aparte ruimte? Spreek dan met de betreffende medewerker af of hij telefoongesprekken op de gang kan voeren.
    Of misschien is een thuiswerkdag(deel) een optie?  Of stel je eigen kantoor ter beschikking als je toch op pad bent.

De bemoei-tante
Best mens hoor, maar bij ieder bilaatje tussen collega’s bemoeit deze dame zich ermee. Geeft gevraagd en ongevraagd tips aan iedereen.  Geeft commentaar op telefoongesprekken van anderen. Haar eigen werk lijdt er zwaar onder en dat van de andere collega’s ook.
Mogelijke oplossingen:

  1. Deze dame heeft bij uitstek concentratietijd nodig. Help haar om die te creëren. Spreek dagdelen af waarop ze apart kan zitten. In een aparte ruimte? In jouw kantoor als je er niet bent?
  2. Of misschien is een of twee dagdelen thuis werken een optie?

Het het-is-hier-ontzettend-gezellig team
Het is de droom van iedere ondernemer. Zo’n team waar geen gedoe is. Nauwelijks irritaties. Waar gelachen wordt en successen gevierd. De sfeer is méér dan uitstekend. Soms iets té uitstekend. Er wordt veel gekletst, gelachen en gekeet.
Mogelijke oplossingen:

  1. Spreek concentratietijd af. Bijvoorbeeld ’s ochtends tussen 9 en 11.  In deze blokken wordt niet gepraat, bij voorkeur niet gebeld. Mensen werken geconcentreerd aan hun klussen. Oordopjes in met je eigen muziek mág!
  2. Houd de lunchpauzes in ere. Laat mensen niet achter hun bureau doorwerken en hun lunch naar binnen werken, maar stimuleer samen eten.
    Een grote tafel in een ruimte (kantine? Keuken?) met een koelkast.
    Ik kom ook veel bij bedrijven waar de lunch door de werkgever verzorgd wordt: brood, beleg, melk en fruit. Hoeft niet de wereld te kosten, je stimuleert gezamenlijke maaltijden met social talks, je werkt aan de vitaliteit van je medewerkers  en je kunt daarna afspreken dat medewerkers meedenken en meewerken aan het verhogen van de productiviteit.
  3. Trouwens, dat gezellige team heeft misschien ook behoefte aan iets samen doen tijdens de lunchpauze of voor of na het werk. Is een picknicktafel buiten een optie? Een tafeltennistafel ergens? Mogelijkheden om te voetballen op de parkeerplaats?  Lijkt misschien overdreven, maar zo stimuleer je zo’n gezellig team op een andere manier én je draagt je steentje bij aan de vitaliteit van je medewerkers.

En ja, ik realiseer me dat deze oplossingen niet voor iedere functie haalbare kaart zijn.  En dat dit soms investeringen vergt.
Maar denk eens out of the box.
En bedenk je hoeveel geld niet-productiviteit eigenlijk kost….

Meer lezen over productiviteit en timemanagement? Lees dan mijn andere blogs hierover. 

Wil je zelf een ochtend aan de slag om meer overzicht, focus en structuur te krijgen? Meld je dan aan voor mijn eerstvolgende Power-workshop Timemanagement voor ondernemers.

En heb je mijn gratis ebook al gedownload? Timemanagement voor ondernemers helpt jou vast ook je tijd beter te structureren. 

read more

Gratis E-book

7 gouden timemanagement-tips
voor ondernemers

gratis e-book