Showing posts tagged with: timemanagement

Help! Ik heb last van informatie-overload!

Timemanagement | 0 comments | by Martine Floor-Bron

Met stip in de top 5 van timemanagement-issues van mijn klanten: informatie-overload. Niet raar, we hebben ook zoveel kanalen tot onze beschikking: mail, app, Facebook, Linkedin, Twitter, Instagram.

Misschien gebruik je ook nog RSS-feeds of heb je de beschikking over intranet. En lees je vak- of branchebladen om bij te blijven.

 

Alles wat binnenkomt aan informatie kost jou tijd en energie. Reden genoeg om daar eens even grondig mee aan de slag te gaan.

 

Hoe organiseer je al die informatiestromen? Ik haal er een paar uit.

 

Post

Kijk eens welke post je eigenlijk allemaal binnenkrijgt.

  • Wat verdwijnt er direct in de prullenbak of bij het oud papier? Gooi het de volgende keer niet direct weg, maar waag er een mailtje of een belletje aan en laat je uitschrijven uit het bestand.
  • Krijg je nog vak- of branchebladen binnen?
    Hoe vaak lees je die eigenlijk? Lees je ze nooit? Meld je af en geef of gooi ze weg. Hoe je je daar niet ook meer schuldig over te voelen.
  • Welke post krijg je binnen die “vroeger” relevant was maar nu niet meer? Doordat je met je bedrijf een andere koers bent gaan varen, of een activiteit hebt geschrapt bijvoorbeeld. Hoppetee: afmelden en weg ermee (ben al een beetje in Sinterklaasstemming).
  • Bij veel bedrijven komt ook nog een krant binnen. Wordt die überhaupt nog gelezen? Zoja, aanhouden. Zo nee (omdat er ook zoiets bestaat als nu.nl): opzeggen. Scheelt je trouwens ook behoorlijk in de kosten.

 

Facebook | LinkedIn | Instagram | Twitter

Ik heb nieuws voor je. Je hoeft niet alles te weten wat er gepost wordt 😉

In al die tijdlijnen staat heel veel informatie waar jij niets mee hoeft. Heerlijk! En reden genoeg om niet om de haverklap in te loggen.

  • Ik limiteer mezelf op social media door de kookwekker te zetten. Tip: doe één kanaal per keer. Zijn er mensen van wie je de updates graag wilt zien? Voer dan even de naam in het zoekveld in en lees bewust alleen die updates.
  • Wil je willekeurig lezen? Log in, scroll gedurende een beperkte tijd (kookwekker!) door je tijdlijn, deel links en rechts wat likes uit of reageer op updates en log weer uit.
  • Gebruik je Twitter? Maak dan gebruik van Hootsuite of Tweetdeck en laat informatie in kolommen binnenkomen. Hoef je alleen door die kolommen te scrollen.

PS: Gebruik je energie goed! Bijlezen op social media doe je het best als je laag in je energie zit.

 

What’s app

Korte berichtjes (mededelingen, iets spoedeisends of een simpele ja/nee vraag) zijn prima voor what’s app. De rest dus niet! Voed je klanten daarin op en geef zelf het goede voorbeeld.

 

Mail

Welke mail komt er binnen die jij direct weggooit?

  • Nieuwsbrieven die je niet meer leest? Meld je af.
  • Laat nieuwsbrieven binnenkomen in een “lezen”-mapje en loop dat mapje een of twee keer per week door.
  • Hoeveel inkomende mail heb jij zélf veroorzaakt? Door niet duidelijk te communiceren, door meerdere vragen in één mail te versturen, door een bijlage niet mee te sturen etc. Wees kritisch! Je kunt zelf heel veel invloed uitoefenen op hoeveel mail jij ontvangt.

 

Nog een laatste, algemene tip: maak een splitsing tussen nice to know en need to know. In drukke tijden kun je de nice to know informatie gelijk skippen.

 

Wil je niet alleen af van informatie-overload

…. maar ook wel eens aan de slag met ineffectief werkgedrag, stoppen met brandjes blussen en toekomen aan zaken die er écht toe doen? Dan maak ik graag een afspraak voor een bak koffie met je. Of meld je direct aan voor de Powerworkshop Timemanagement die op 26 januari a.s. plaatsvindt.

Begin 2018 goed!

read more

Timemanagement tips voor de drukke decembermaand

Timemanagement | 0 comments | by Martine Floor-Bron

Het is bijna december en dat betekent dat er voor veel ondernemers een drukke tijd aanbreekt (als je die al niet had). Er vallen nogal wat dagen uit, klanten hebben deadlines waar jij voor nodig bent 😉 en dan heb je je eigen deadlines nog. En dan natuurlijk nog de kerstbijeenkomsten, kerstborrels, kerstlunches en kerstpakketten niet te vergeten.

 

Maar dat is nu. Want in 2018 ga je het he-le-maal anders doen, nietwaar? Meer rust, een betere structuur en vooral… minder stress. Rust in je hoofd dus. Je veranderplan ligt al klaar (nou ja, het zit in je hoofd): meer tijd en rust voor het thuisfront, ’s avonds niet zo lang meer doorwerken, rust en tijd nemen om taken aan je mensen te delegeren.

 

Eerst eens die decembermaand. Hoe kom je die door zonder al te veel builen en schrammen?

 

  1. Beschikbaarheid
    Pak je planning erbij. Wie is welke dagen beschikbaar? Op welke momenten willen je medewerkers graag vrij zijn? Dat moet je weten om klussen die dit jaar écht nog moeten uit te kunnen voeren.

 

  1. Jaarafsluiting
    Plan een tijdstip om het jaar in stijl met je medewerkers af te sluiten: een diner, een borrel, op je bedrijf of daarbuiten. Denk eraan dat veel locaties al bezet zullen zijn, dus als je iets buiten de deur wilt plannen moet je dat tijdig doen. Als je slim bent, laat je dit regelen door één van je medewerkers, maar draag het dan op tijd over.

 

  1. Eindejaarsgeschenken/kerstkaarten
    Moeten er nog eindejaarsgeschenken komen voor je medewerkers en/of je klanten? Of kerstkaarten. Dan ben je daar nu al rijkelijk laat mee. Dat heeft dan nu prioriteit. Plan tijd in om daarmee zo snel mogelijk aan de slag te gaan. Kun je daar een medewerker bij betrekken? Plan dan ook tijd in om deze klus goed te delegeren (plan dit alles voor volgend jaar alvast voor september/oktober in, dat scheelt weer stress in 2018, ook voor de vormgever/drukker/reclamebureau).

 

  1. Welke klussen moeten er écht dit jaar nog?
    Wen jezelf aan om dóór te vragen als je klanten zeggen dat iets spoed heeft. Leer je medewerkers dat ook te doen.

    Hoeveel spoed heeft het écht? Je zult niet de eerste zijn die tot diep in de nacht doorwerkt aan een offerte, die verstuurt, twee dagen later nabelt om tot de conclusie te komen dat je contactpersoon twee weken met vakantie is.

    Veel mensen hebben in de december maar één prioriteit: hun eigen laatje/inbox/bakje leegharken. Zodat ze met een gerust hart hun vrije dagen opnemen. Dat ze daarmee werk over de schutting mikken zal ze (voor nu) even een zorg zijn. Klinkt misschien onaardig, maar is wel realiteit.

    Enne… het is juist wél klantvriendelijk om door te vragen. Alles opschuiven voor die ene klant betekent immers dat je andere klanten moeten wachten. Wees kritisch!

 

  1. Op welke tijdstippen wil je zélf graag thuis zijn?
    Niet geheel onbelangrijk. Zijn er verjaardagen, privé-aangelegenheden, vieringen op school waar je bij wilt zijn? Plan ze in en communiceer ze met je medewerkers.

 

  1. Lopende klussen
    Neem de tijd om met je medewerkers de lopende klussen door te nemen. Wat heeft prioriteit en wat niet? Wat moet écht in december gebeuren en wat mag doorschuiven? Overzicht scheelt bij jou en je medewerkers heel veel stress. Dat geldt trouwens niet alleen voor de decembermaand….

 

  1. Bestellingen
    Moet er nog bestellingen de deur uit? Zorg dat je die op tijd doet. Jouw leverancier heeft dezelfde uitdagingen in december als jij….

 

Als laatste geef ik je graag dit mee. Print het uit en hang het boven je bureau.

 

 

 

 

 

 

 

PS: Wil je op tijd beginnen met je goede voornemens? En wil je het volgend jaar écht anders gaan doen? Meer overzicht, minder stress, rust in je hoofd? Laten we dan nu vast een afspraak inplannen voor een bak koffie of geef je op voor de eerstvolgende Powerworkshop Timemanagement.

 

read more

Een leeg hoofd en een volle agenda… of andersom?

Persoonlijk leiderschap | 0 comments | by Martine Floor-Bron

Veel ondernemers gebruiken hun agenda niet of nauwelijks. Dat valt me regelmatig op. Afspraken buiten de deur staan erin. Maar meestal niet meer dan dat.

Ik kom zelfs ondernemers tegen die hun externe afspraken gewoon onthouden. Niet doen! Je hoofd kun je voor veel belangrijkere zaken gebruiken. Een te vol hoofd blokkeert overzicht, rust en creativiteit. En dat hebben we allemaal nodig, toch?

Je agenda op een handige manier gebruiken kan je veel opleveren. En omdat veel ondernemers worstelen met losse eindjes en een vol hoofd deel ik mijn tips graag met je.

Noteer al je afspraken

Externe afspraak? Blok de gehele tijd in je agenda.
Noteer de locatie (het volledige adres) waar de afspraak plaatsvindt. Scheelt je zoekwerk op de dag zelf. Noteer ook zakelijke afspraken die in de avond plaatsvinden (netwerkbijeenkomsten). En vergeet trainingen/workshops niet!

 

Blokkeer reistijd ook in je agenda

Ik zie vaak dat afspraken te kort op elkaar worden gepland. Blokkeer daarom ook reistijd in je agenda. Als je dat doet, zie je ook knelpunten ontstaan en kun je anticiperen.

 

Blokkeer na een afspraak tijd om die afspraak op te volgen

Al is het maar om tijd in je agenda in te plannen om te werken aan die offerte of aan de opdracht zelf. Bevestig aan je klant wanneer hij of zij input kan verwachten en noteer dat tijdstip in de agenda. Heb je gelijk een stok achter de deur 😉

 

Blokkeer tijd in je agenda om te werken aan je projecten

Bij de meeste mensen bestaat werken niet alleen uit het maken van afspraken. Er moet ook gewerkt worden 😉 Daar komt vaak denkwerk aan te pas. Of tijd waarin je creatief moet zijn (ontwerpen, tekenen, een schets bij een offerte, of die offerte zelf). Blok daar tijd voor in in je agenda.

 

Reserveer aan het einde van de week tijd om de afgelopen week te evalueren

Heb je alles gedaan wat de afgelopen week op je to do lijst stond? Zijn er nog losse eindjes? Moet je afspraken nog opvolgen? Zijn er nog losse eindjes bij projecten? Dat soort zaken. Plan hier iedere week tijd voor in en je zult merken dat je steeds minder losse eindjes krijgt.

 

Reserveer aan het einde van de week tijd ook om de komende werkweek voor te bereiden

Hoe ziet je agenda er de komende week uit? Zijn er knelpunten die je nu nog op kunt lossen? Moeten er alvast bestellingen gedaan worden? Hoe ziet de planning van je medewerkers eruit? Zijn er mensen vrij? Wat moet je nog bespreken met je medewerkers om ze de komende week goed op weg te helpen? Moet je zelf nog zaken voorbereiden?

Als je dit wekelijks doet, zul je merken dat je lijstje met losse eindjes slinkt als sneeuw voor de zon.

 

Zorg dat je ook genoeg lege plekken in je agenda hebt

Om brandjes te blussen, een eventuele spoedopdracht in te plannen, een gesprek met een van je medewerkers te voeren, je medewerkers te coachen naar goed resultaat.

 

Plan ook pauzes in je agenda in

De lunchpauze is een perfect moment om even informeel bij te praten met je medewerkers. Geef zelf het goede voorbeeld en neem die pauze dan ook. Geen pauzes nemen verlaagt je productiviteit enorm! Plan dus – juist als je het druk hebt – pauzes in. En beweeg ook bij voorkeur tijdens de pauze. Lunchwandelen met een groepje? Perfect! Heb je ruimte voor een voetbalspel, tafeltennistafel, Wii Sports? Ook goed.

 

Wil je nu wel eens rust in je hoofd? Overzicht? Tijd nemen voor zaken die er écht toe doen? Dan stel ik voor dat we binnenkort een bak koffie drinken. Bel (06) 573 52 064 om een afspraak te maken (of mail martine@mbee.nl)

 

Nog een tip:

Je kunt ook mijn Powerworkshop Timemanagement voor ondernemers volgen.

24 november a.s. is de laatste voor 2017 ingepland. Eerdere deelnemers waren er enthousiast over. Geen theoretisch gedoe, maar vooral actie. Je kunt er direct mee aan de slag. Meedoen? Stuur een mailtje naar martine@mbee.nl of bel (06) 573 52 064.

read more

De beste tip tegen werkstress?

Ondernemerschap | 0 comments | by Martine Floor-Bron

werkstress - timemanagementOp de vraag van een ondernemer of ik een tip heb tegen werkstress kan ik natuurlijk nooit een eenduidig antwoord geven. Er zijn zoveel oorzaken van werkstress!

Als ik het bekijk vanuit de timemanagement-invalshoek dan is mijn belangrijkste tip:

Ga proactief werken in plaats van reactief!

  • Wacht niet tot je klant je belt of mailt wanneer zijn opdracht klaar is.  Maak zelf een afspraak voor af- of oplevering. Wie staat hier nou aan roer van je bedrijf. Jij of de klant?
  • Leg een systeem aan voor alles wat je uitzet: opdrachten, drukwerk, vragen aan medewerkers, input van klanten.
  • Monitor je projecten. Gebruik een doeltreffend systeem (Trello is een fijn systeem, of Asana) en stuur regelmatig bij.

Nog wat tips:

  • Zorg dat je overzicht hebt en houdt. Dat is je eerste prioriteit!
  • Besteed tijd (bijvoorbeeld een vast dagdeel) aan het werken AAN je bedrijf in plaats van IN je bedrijf. Tijdens dat dagdeel word je dus niet gestoord. Niet door je mail, niet door klanten, niet door je medewerkers.
  • Ik heb trouwens nieuws voor je. Niemand is altijd bereikbaar. Waarom zou jij dat dan wel zijn?
  • Plan tijd in voor denkwerk (offertes, creatieve opdrachten).  Dat komt de kwaliteit echt ten goede!
  • Zorg voor jezelf! Neem pauzes (en ja, juist als je het druk hebt), introduceer lunchwandelen op je bedrijf. Of tafeltennis. Of zet een voetbalspel neer. Goed voorbeeld doet trouwens goed volgen.  Eet je lunch ook ergens anders dan op je werkplek op. Je brein heeft rust nodig!
  • Ik blijf het zeggen: start je dag niet met mail, maar met een concentratieklus. Pas rond een uur of tien (voor de waaghalzen elf uur) start je je mail op. Als je begint met uit je mailbox te werken blijf je in de brandjesblus-modus.

 Goede tips hè? Ik weet het 😉

Denk je nu “ik kan hier wel meer van gebruiken”, schrijf je dan in voor de Powerworkshop Timemanagement voor Ondernemers .

  • Een interactieve workshop (kleine groep) op een sfeervolle locatie. Leren mét en ván elkaar.
  • Inloop: 08:3- – 09:00 uur
  • Workshop: 09:00 – 13:00 uur
  • Eventueel kunnen we aansluitend lunchen.

Kom je trouwens met z’n tweeën, dan betaal je geen 99 euro maar 75 euro per persoon (excl. BTW).

Of blijf je liever aanmodderen, in de waan van de dag, brandjes blussen, lange werkdagen maken, slecht voor jezelf zorgen totdat je er bij neervalt? Dan kun je deze mail als niet verstuurd beschouwen 😉

read more

Gaat het wel écht goed met je?

Ondernemerschap | 0 comments | by Martine Floor-Bron

timemanagementHet gaat goed met MKB’ers in Nederland. De economie trekt aan en dat betekent dat er weer (voorzichtig en soms minder voorzichtig) wordt geïnvesteerd. In een nieuw pand, nieuw meubilair, (gelukkig) weer in trainingen voor medewerkers.

En er worden nieuwe medewerkers aangetrokken. Een goed teken.

 

Vraag ik me af wat er achter die muren van die mooie panden en achter de deuren van die prachtige (lease-)auto’s schuilgaat. Zit daar een blije ondernemer die het allemaal onder controle heeft? Die het overzicht bewaart, die het voor elkaar krijgt dat z’n medewerkers precies doen wat hij van ze verlangt?

Soms wel, maar vaak ook niet. Want het is natuurlijk fantastisch als je bedrijf hard groeit. Maar als jij als ondernemer niet meegroeit, dan ben jij degene die die groei uiteindelijk tegenhoudt.

  1. Als jij niet investeert in je persoonlijke en zakelijke ontwikkeling,
    gaat er iets niet goed
  2. Als jij chronisch uitgeblust achter je bureau zit en je creativiteit ergens uit je tenen moet halen,
    gaat er iets niet goed
  3. Als je standaard drie of vier avonden aan het werk bent terwijl je je gezin op nummer één hebt staan,
    gaat er iets niet goed
  4. Als jij door een gebrek aan overzicht achter de feiten aan rent,
    gaat er iets niet goed
  5. Als jij je medewerkers niet goed aanstuurt
    gaat er iets niet goed

Herken jij je iets te goed in minstens twee van bovenstaande zaken?
Dan wordt het tijd dat we een bak koffie gaan drinken.

En volgens mij heb je nu twee keuzes:

  1. Je laat nog even lekker een interieurarchitect langskomen om je kantoor te stylen. Of je bestelt een nieuwe lease-auto. Dan ziet de buitenwereld dat het goed met je gaat, toch? En zo’n burnout? Ach, daar ben je met een half jaartje tot een jaartje wel weer bovenop. Kun je weer opnieuw beginnen.
  2. Je mailt martine@mbee.nl of belt (06) 573 52 064 voor een afspraak om korte metten te maken met ineffectieve patronen en ineffectief gedrag.

Is dat altijd leuk?
Nee.

Kost het geld?
Jazeker.

Is dat zinvol?
Ja. Want over een half jaar ziet de buitenwereld een blije ondernemer die de zaak écht onder controle heeft, die lol heeft in zijn werk en dat ook uitstraalt en die medewerkers heeft die ook meegroeien omdat ze zélf verantwoordelijkheid pakken. En jij? Jij ziet je omzet stijgen omdat je alleen nog de dingen doet die er écht toe doen.

read more

Hoe duur is de bureaustoel waar jij op zit?

Persoonlijk leiderschap | 0 comments | by Martine Floor-Bron

Powerworkshop Timemanagement voor MKB-ondernemersIk kom ze regelmatig tegen, ondernemers met een prachtig pand. Trendy meubels van steigerhout, de nieuwste IMacs, hippe kleuren op de wanden en een bureaustoel waar de CEO van AKZO NOBEL een moord voor zou doen 😉

Een prettige werkomgeving, ik ben helemaal vóór! Uit onderzoek is namelijk gebleken dat een fijne werkomgeving absoluut bijdraagt aan een betere productiviteit.

Maar dan die ondernemer. Die loopt min of meer op zijn tandvlees, is het overzicht compleet kwijt. De communicatie met zijn medewerkers loopt niet lekker. “Waarom doen ze niet gewoon wat ik ze vraag?” verzucht hij.

In het voorbijhollen (met telefoon aan zijn oor natuurlijk) roept hij nog wat instructies om vervolgens het terrein af te scheuren. Op weg naar een klant waar hij – als het meezit – een uur te laat aankomt. 11 uur ’s ochtends en nu al achterlopen op je schema. Het is inmiddels meer regel dan uitzondering geworden.

Offertes? Ontwerpen? Daar zijn de avonden voor. Dat vinden ze thuis niet fijn, maar ja, je moet het toch een keer doen, niet? Want overdag ben jij brandjes aan het blussen.

Hallo ondernemer, wanneer wil jij je wake-up call hebben? Als die prachtige designstoel leeg blijft omdat jij een burnout hebt? Of nog erger, als je je terrein bent afgescheurd met die telefoon aan je oor en éven niet hebt opgelet….. ?

Investeer in jezelf. In rust en overzicht. In je communicatie en leiderschap. Jij verdient het. Je medewerkers verdienen een baas die goed voor zichzelf zorgt. Want alleen dan kun je voor een ander zorgen. Ze verdienen een baas die goed communiceert en leidinggeeft. Die ze aandacht geeft. Die op de juiste manier delegeert. Die zélf ook het overzicht bewaart. Je klanten verdienen jouw oprechte aandacht.

Enne…. had je je ook niet voorgenomen wat meer aandacht aan de verdere groei van je bedrijf te besteden? Nou dan.

Maak een start met het werken aan jezelf en schrijf je in voor mijn Powerworkshop Timemanagement voor MKB-ondernemers. In een ochtend leer ik je de juiste prioriteiten stellen, hoe je op een effectieve manier met je mail omgaat én geef ik je tips voor focus en overzicht.

Geen eindeloze theorie, maar actie! Mjin motto: learn & go! Na deze workshop kun je direct met het geleerde aan de slag. Gun jezelf deze ochtend en schrijf je nu in!

read more

Waar lekt jouw tijd weg?

Productiviteit | 0 comments | by Martine Floor-Bron

Naast mijn eigen coachings- trainings- en adviesklanten heb ik een aantal vaste opdrachtgevers waar ik op freelance basis trainingen voor verzorg. Ik ben er blij mee. Het geeft me – naast inkomsten natuurlijk – het gevoel dat ik collega’s heb en dat ik ergens bij hoor. Verder ben ik businesspartner van een coachopleiding (misschien wel de meest persoonlijke coachopleiding!): ik verzorg de businessopleidingen voor hen.
Trainingen geven betekent een leven lang leren: hoe kan ik de kwaliteit van mijn trainingen steeds verbeteren? Hoe kan ik bijblijven en voorop lopen als het om de inhoud van de trainingen gaat? Daarnaast wil ik voor mijn opdrachtgever en businesspartner een bijdrage leveren die verder gaat dan het geven van trainingen: sparringpartner, leverancier van blogs en kennis.
Dat betekent op een goede manier omgaan met mijn tijd: wat moet ik wanneer voor wie doen? Focus is dan heel belangrijk. Ik heb mijn eigen tijdvreters zoveel mogelijk om zeep geholpen en hoop jou te inspireren om hetzelfde te doen.
Ik heb aardig wat tips voor je. Zit je er klaar voor? Komt ie!

Tijdvreter: reistijd

Van hot naar her racen naar afspraken: acquisitie, bijpraten, noem maar op. Het kost veel tijd. Mogelijke oplossingen:
  • Bepaal je doelen voor je een afspraak maakt en kijk kritisch wat de prioriteit is.
  • Moet de afspraak fysiek plaatsvinden of kun je het ook telefonisch of via Skype af?
  • Kun je afspraken in een regio bundelen (drie afspraken in de regio Apeldoorn bijvoorbeeld)?
  • Bijpraten? Doe ik als het komkommertijd is, tijdens mijn netwerklunches of andere netwerkgelegenheden
  • Moet jij wel naar de ander toe? Kan de ander niet naar jou toekomen?
  • Grote reisafstand? Overweeg eens om elkaar halverwege te ontmoeten.

Tijdvreter: social media

Lekker bijlezen op Twitter, LinkedIn, Facebook, Instagram. Het helpt je om bij te blijven, maar het is ook een grote tijdvreter. Trouwens, mijn visie is dat goede marketing onderdeel is van goed timemanagement voor ondernemers. Mogelijke oplossingen:
  • Rondsurfen op social media? Doe ik als mijn energielevel laag is en dan zet ik de kookwekker. Soms ga ik er even lekker voor in de zon zitten. Na een kwartiertje is mijn batterij weer opgeladen en ben ik helemaal “bij”. Heerlijk! Werkt ook goed als je te vroeg bent voor een afspraak.
  • Maak een contentstrategie en werk met een contentplanning zodat je precies weet wat je wanneer op welk medium plaatst. Gebruik applicaties als Tweetdeck, Hootsuite, Buffer of Later. Weten hoe je dat doet? Ik kan je er namelijk bij helpen

Tijdvreter: slechte voorbereiding

  • Van gesprekken met medewerkers, klanten of met leveranciers: je haalt er het meeste rendement uit als je je gedegen voorbereidt. Besteed er tijd aan. Maakt trouwens ook een fijne indruk op de ander….
  • Van taken: Begin with the end in mind. Begin niet zomaar aan een taak zonder te hebben nagedacht wat het eindresultaat moet worden. Grote taak? Breng ‘m helemaal in beeld en hak ‘m in kleine stukjes (subtaken). Werkt een stuk prettiger en voorkomt dat je de taak gaat uitstellen.

Tijdvreter: te veel afleidingen

De medewerker die aan je bureau staat, al die telefoontjes, appjes, je mail. Allemaal zaken die je gigantisch afleiden. Je to do lijst wordt alleen maar groter en je krijgt zaken bijna niet weggewerkt. Mogelijke oplossingen:
  • Leer delegeren. Maar echt! Je medewerkers blijken echt heel veel zelf te kunnen als jij er goed op stuurt. Lees dit artikel over delegeren maar eens. Of deze. In het coachingstraject dat ik verzorg komt dit onderwerp uitgebreid en meerdere malen aan de orde.
  • Heb je mijn vorige nieuwsbrief over de Pomodoro-techniek gelezen? Deze techniek helpt je absoluut aan meer focus. Hier vind je mijn blog over deze simpele maar zeer effectieve techniek.
  • Leg je telefoon gewoon even weg. Een uurtje maar. De wereld vergaat echt niet. Enne… als je dan toch bezig bent, zet je mail dan ook gelijk uit. Twee, hooguit drie keer per dag openen is genoeg. Je kunt je telefoon ook doorschakelen naar een medewerker of telefoonservice.

Tijdvreter: losse eindjes, deadlines die er plotseling zijn

  • Plan je taken realistisch in. De meeste offertes maak je niet in 10 minuten. Die kosten denktijd en creativiteit. En uitwerktijd.
  • Gebruik je agenda om tijd te blokken voor het uitvoeren van grote taken (en ga die taken dan ook doen).
  • Voed je klanten op. Die klant die altijd vlak voor een beurs nog even flyers, een achterwand, brochures en bewegwijzering nodig heeft? Noteer de beurs in je agenda. Volgend jaar doe je dit anders: een paar maanden voordat de beurs begint ga je op je bezoek bij je klant om te brainstormen wat hij voor de beurs nodig heeft. Wedden dat je meer handel uit deze afspraak haalt dan je van te voren had bedacht?
  • Taken afronden voorkomt losse eindjes. Plan na afspraken tijd in om de afspraak op te volgen, acties uit te zetten en tijd om ze uit te voeren. Geeft ook veel rust in je hoofd
Ik kan nog veel meer tijdvreters bedenken, inspiratie zat Maar hé, jij moet waarschijnlijk ook weer aan het werk. Dus die bewaar ik voor een volgende keer.

Gratis online training Timemanagement voor ondernemers

In deze korte en beknopte online training – die je gewoon vanaf je telefoon, tablet of laptop kunt volgen – geef ik je tips & trucs die jou kunnen helpen je timemanagement weer op de rit te krijgen. Van delegeren, prioriteren, plannen tot mailbeheer. Hier lees je alles over deze gratis training. Ik heb drie data ingepland en ook de tijdstippen verschillen. Zo zit er vast een moment bij dat bij je past!

Powerworkshop Timemanagement voor ondernemers: in één ochtend weer op scherp!

De Powerworkshop Timemanagement van afgelopen vrijdag was geslaagd.
Dit is wat de deelnemers ervan vonden:
“Ik heb deze paar uur al als verhelderend ervaren. Dit geeft duidelijk ‘food for thought’ over wat ik beter/anders kan doen”. “Levendige workshop”.
“Martine zorgt voor direct toepasbare oplossingen op het timemanagement vlak”.
“Praktische en nuttige training die concrete handvatten geeft om mijn tijd beter in te delen en mijn werkwijze aan te passen. Leuke en toepasselijke voorbeelden. Ik ga het zeker concreet toepassen!”

Ben jij erbij?

29 september plan ik weer een Powerworkshop Timemanagement in.
Lees er hier alles over en schrijf je in door een mailtje te sturen naar martine@mbee.nl. Geen theoretisch gedoe, maar praktisch, zodat je het gelijk kunt toepassen in je werk. Ik heb plaats voor maximaal acht ondernemers. Schrijf je nu in!
read more

Ren jij ook achter je eigen staart aan?

Ondernemerschap | 0 comments | by Martine Floor-Bron

Sommige ondernemers zijn net honden. Pardon??? Zul je misschien zeggen. Ja echt! Sommige ondernemers lopen de hele dag achter hun eigen staart aan. Ze bewegen genoeg, maar vooruitkomen, ho maar!  Productiviteit, focus en overzicht zijn ver te zoeken.

Laat me het uitleggen. Jan* komt om half acht aan op kantoor. Vroeg, want dan is er nog weinig telefoon. Dan kan hij tenminste aan die grote offerte werken.  Hij start z’n pc op.
Jan opent zijn mail. In zijn overvolle mailbox zitten bijna honderd ongelezen mails.

Zuchtend begint Jan bovenaan. Een klant met een installatie waar een onderdeel ontbreekt. De toon van het mailtje is minder vriendelijk en dat is een understatement. Klant heeft er namelijk al drie keer over gebeld. Jan baalt, mailt de leverancier direct dat hij met spoed het onderdeel nodig heeft (de bijna 100 euro extra kosten neemt Jan dan zelf maar voor zijn rekening, daar gáát de winst) en mailt de klant dat het onderdeel is besteld, mét zijn excuses..

Volgende mail. Van een van zijn medewerkers. Wanneer ze eindelijk dat pensioengesprek in kunnen plannen? Dat had Jan immers begin dit jaar beloofd? Jan zucht weer en noteert “pensioengesprek” op zijn kladblok. Morgen maar eens de verzekeringsmaatschappij bellen want er zijn meer medewerkers die erop zitten te wachten.

Een mail van de verhuurder van het pand waarin Jan gevestigd is. Verhuurder wil wat zaken bespreken. Of Jan binnenkort tijd heeft? Jan kijkt in zijn overvolle agenda en op zijn volgeschreven kladblok. Tijd??????? Wanneer dan? Hij maakt een krabbel op zijn kladblok.

Het is acht uur. Zijn medewerkers komen binnen. Jan pakt een bak koffie, doet even praatje pot met z’n medewerkers en gaat weer achter zijn bureau zitten. Nu is het gedaan met de rust. De telefoon begint te rinkelen, de ploinkjes van zijn mail gaan onophoudelijk. Jan gaat vol gas, staat medewerkers, klanten en leveranciers te woord, bezoekt klanten, blust brandjes, belt bijna onafgebroken en maakt heel wat kilometers.

Om zes uur draait zijn bus het erf weer op. Zijn medewerkers zijn naar huis. Hij heeft honger, maar thuis moeten ze maar even zonder hem eten.  Hij zet z’n pc aan en opent het document van vanochtend met die offerte….. waar welgeteld één alinea in is geschreven…….

De volgende dag komt Jan op kantoor. Vroeg, want dan kan hij verder met z’n offerte. Want gisteravond na zes uur heeft hij alleen maar mail beantwoord. Hij start z’n pc op, opent zijn mail en zucht. Bijna 100 ongelezen mails…..

Denk je nu “Help, dat gaat over mij!” Dan heb je vast ook behoefte aan rust, overzicht en focus.
Investeer in jezelf! In rust en overzicht. In je communicatie en leiderschap. Jij verdient het. Je medewerkers verdienen een baas die goed voor zichzelf zorgt. Want alleen dan kun je voor een ander zorgen. Ze verdienen een baas die goed communiceert en leidinggeeft. Die ze aandacht geeft. Die op de juiste manier delegeert. Die zélf ook het overzicht bewaart. Je klánten verdienen jouw oprechte aandacht en zorg.
Enne…. had je je ook niet voorgenomen wat meer aandacht aan de verdere groei van je bedrijf te besteden? Nou dan.

Maak een start met het werken aan jezelf en schrijf je in voor mijn Powerworkshop Timemanagement voor MKB-ondernemers. In twee-en-een-half  uur leer ik je de juiste prioriteiten stellen,  hoe je op een effectieve manier met je mail omgaat én geef ik je tips om beter leiding te geven. Geen eindeloze theorie, maar actie! Mjin motto: learn & go!  Na deze workshop kun je direct met het geleerde aan de slag.  Gun jezelf deze ochtend en schrijf je nu in!

read more

Checklists. Nuffig & suffig of handig?

Productiviteit | 0 comments | by Martine Floor-Bron

Checklists. Klinkt muf, duf en suf. Of niet? 

Ons hoofd is niet gemaakt om te onthouden. Hoe meer je probeert te onthouden, hoe meer je vergeet. Dat mailtje dat je nog moest sturen. Dat artikel dat je nog wilde lezen. Die medewerker die nog op jouw antwoord wacht. Enne… al die losse eindjes poppen op de meest ongelegen momenten op: onder de douche, als je in bed ligt. Herkenbaar?

Reden te meer om een systeem te bedenken dat buiten je hoofd werkt 😉

Om te voorkomen dat je iedere keer voor terugkerende handelingen je hoofd weer moet raadplegen, zijn checklists super handig! Zeker als die terugkerende handelingen niet wekelijks terugkeren.

Zo heb ik bijvoorbeeld een checklist voor het versturen van deze nieuwsbrief. Van het verzamelen van beelden, tot het verzamelen van items voor de agenda, tot het checken van de links, het staat allemaal in mijn checklist Nieuwsbrief.

Hetzelfde voor mijn netwerklunch. Ook hier heb ik een checklist voor.

En als ik een training geef gebruik ik daar ook een checklist voor.

Het is handig om je checklists op te delen in voorbereidinguitvoering en achteraf. Dat zorgt ervoor dat je geen stappen vergeet. Bij een offerte versturen zou een van de onderdelen achteraf kunnen zijn: nabellen of je klant de offerte heeft ontvangen en of e.e.a. duidelijk is.

Handig hè?

Denk je nu, dat lijkt me handig en ik zou nog meer willen leren over timemanagement, schrijf je dan nu in voor mijn Powerworkshop Timemanagement

Ik heb 8 plaatsen beschikbaar, wie het eerst komt wie het eerst maalt. Schrijf je in door een mailtje te sturen aan Martine@mbee.nl

read more

Denk jij al in hokjes?

Leidinggeven & Leiderschap | 0 comments | by Martine Floor-Bron

In hokjes denken kan heel handig zijn! 

Het ziet er mooi uit, het is vaak erg gezellig, maar ik ben er niet zo’n voorstander van: kantoortuinen. Grote ruimtes met veel werkplekken.

Als er iéts is dat de productiviteit niet ten goede komt is het een kantoortuin. Ik wil het maar even gezegd hebben. Lawaai, moeite met concentreren, ergernissen, of gewoon té gezellig. Enne… heb je wel eens een kantoortuin betreden zónder dat alle hoofden jouw kant opdraaien?

Dus héb je nog mogelijkheden om de inrichting van jouw kantor anders aan te pakken, doen!

En lukt dit niet, dan heb ik hier een [aantal] niet-productieve voorbeelden met mogelijkheden om het anders te doen.

De Lawaaipapegaai
Die medewerker die altijd heel luidruchtig is aan de telefoon. Bij ieder grapje buldert van het lachen. Rondjes draait op zijn stoel. Ieder succesje en ergernisje luidkeels ventileert op de afdeling. Leuke vent, maar hij houdt iedereen voortdurend van het werk.
Mogelijke oplossingen:

  1. de mooiste oplossing: creëer een aparte ruimte (met aansluiting voor laptop of zet er een PC neer. Bordje “Niet Storen” op de deur.
    Agenda maken in Outlook voor deze ruimte, zodat medewerkers ‘m kunnen reserveren.
    Vragen of telefoongesprekken in díe ruimte gevoerd kunnen worden.
    Terugbelnotities (laten)maken en medewerkers daar zelf terug laten bellen.
  2. Geen mogelijkheid voor een aparte ruimte? Spreek dan met de betreffende medewerker af of hij telefoongesprekken op de gang kan voeren.
    Of misschien is een thuiswerkdag(deel) een optie?  Of stel je eigen kantoor ter beschikking als je toch op pad bent.

De bemoei-tante
Best mens hoor, maar bij ieder bilaatje tussen collega’s bemoeit deze dame zich ermee. Geeft gevraagd en ongevraagd tips aan iedereen.  Geeft commentaar op telefoongesprekken van anderen. Haar eigen werk lijdt er zwaar onder en dat van de andere collega’s ook.
Mogelijke oplossingen:

  1. Deze dame heeft bij uitstek concentratietijd nodig. Help haar om die te creëren. Spreek dagdelen af waarop ze apart kan zitten. In een aparte ruimte? In jouw kantoor als je er niet bent?
  2. Of misschien is een of twee dagdelen thuis werken een optie?

Het het-is-hier-ontzettend-gezellig team
Het is de droom van iedere ondernemer. Zo’n team waar geen gedoe is. Nauwelijks irritaties. Waar gelachen wordt en successen gevierd. De sfeer is méér dan uitstekend. Soms iets té uitstekend. Er wordt veel gekletst, gelachen en gekeet.
Mogelijke oplossingen:

  1. Spreek concentratietijd af. Bijvoorbeeld ’s ochtends tussen 9 en 11.  In deze blokken wordt niet gepraat, bij voorkeur niet gebeld. Mensen werken geconcentreerd aan hun klussen. Oordopjes in met je eigen muziek mág!
  2. Houd de lunchpauzes in ere. Laat mensen niet achter hun bureau doorwerken en hun lunch naar binnen werken, maar stimuleer samen eten.
    Een grote tafel in een ruimte (kantine? Keuken?) met een koelkast.
    Ik kom ook veel bij bedrijven waar de lunch door de werkgever verzorgd wordt: brood, beleg, melk en fruit. Hoeft niet de wereld te kosten, je stimuleert gezamenlijke maaltijden met social talks, je werkt aan de vitaliteit van je medewerkers  en je kunt daarna afspreken dat medewerkers meedenken en meewerken aan het verhogen van de productiviteit.
  3. Trouwens, dat gezellige team heeft misschien ook behoefte aan iets samen doen tijdens de lunchpauze of voor of na het werk. Is een picknicktafel buiten een optie? Een tafeltennistafel ergens? Mogelijkheden om te voetballen op de parkeerplaats?  Lijkt misschien overdreven, maar zo stimuleer je zo’n gezellig team op een andere manier én je draagt je steentje bij aan de vitaliteit van je medewerkers.

En ja, ik realiseer me dat deze oplossingen niet voor iedere functie haalbare kaart zijn.  En dat dit soms investeringen vergt.
Maar denk eens out of the box.
En bedenk je hoeveel geld niet-productiviteit eigenlijk kost….

Meer lezen over productiviteit en timemanagement? Lees dan mijn andere blogs hierover. 

Wil je zelf een ochtend aan de slag om meer overzicht, focus en structuur te krijgen? Meld je dan aan voor mijn eerstvolgende Power-workshop Timemanagement voor ondernemers.

En heb je mijn gratis ebook al gedownload? Timemanagement voor ondernemers helpt jou vast ook je tijd beter te structureren. 

read more

Gratis E-book

7 gouden timemanagement-tips
voor ondernemers

gratis e-book