Showing posts tagged with: timemanagement

De 80/20 regel (Pareto-principe) in timemanagement

Persoonlijk leiderschap | 0 comments | by Martine Floor-Bron

timemanagement paretoIn 1906 bedacht Vilfredo Pareto de economische regel dat 80% van de uitkomsten wordt verklaard door 20% van de oorzaken. Dat is natuurlijk een versimpeling van de werkelijkheid. Maar er zit absoluut een kern van waarheid in!

Als je deze regel naar timemanagement vertaalt dan komt 80% van je resultaten uit 20% van je effectieve inspanningen.

Ik geef je hieronder even wat eye openers in de vorm van kritische vragen.

 

Waarom heel veel tijd stoppen in het werven van steeds nieuwe klanten als 20% van je huidige klanten leidt tot 80% van je omzet? Dan kun je misschien meer tijd steken in het onderhouden en in de watten leggen van je huidige klanten.

Waarom heel veel tijd stoppen in netwerken? Als een steeds groter netwerk (dat ook nog eens heel lastig bij te houden is) niet leidt tot meer klanten? Maar als je het goed aanpakt je huidige klanten je meer omzet op kunnen leveren.

Waarom heel veel tijd stoppen in steeds maar posten op social media als je website (nota bene het eerste visitekaartje) totaal niet op orde is?

Waarom heel veel energie, tijd en geld steken in een mooi visitekaartje als je jouw klanten vooral via internet werft?

Waarom steeds het wiel uitvinden bij het verzenden van facturen (gedoe in Word of Excel) als je veel meer winst gaat halen uit het gebruiken van een goed facturatiesysteem?

 

Wat is nu mijn boodschap?
Kijk eens heel kritisch wat je doet IN en AAN je bedrijf en wat dat je eigenlijk nu oplevert.
Wat zou je kunnen schrappen en waar zou je juist meer tijd in moeten stoppen?

 

Hoe is dat voor jou? Wat ga jij doen om die 80/20 regel in jouw bedrijf toe te passen?

 

Meer lezen over productiviteit en timemanagement? Lees dan mijn andere blogs hierover.

 En heb je mijn gratis e-book al gedownload? Super handige tips om van zelfleiderschap naar leiderschap te gaan.

Wil je weten of mijn coachingsprogramma’s of trainingen voor jou geschikt zijn? Boek dan een gratis Slimmer-werken scan waarin we samen bespreken wat voor jou handig is.

 

 

read more

Meer overzicht? Gebruik je mail goed!

Hoe doe ik? | 0 comments | by Martine Floor-Bron

In de serie Timemanagementtips voor ondernemers: Tools voor meer overzicht vind je hier deel 2: je mail.

In mijn vorige blog heb ik je verteld hoe je meer overzicht krijgt met behulp van je agenda. In dit blog laat ik je zien hoe je meer overzicht in je mail kunt krijgen.

Hoe zorg je voor overzicht in je mail?

Stap 1. Reduceer je hoeveelheid mapjes in je inbox

Hoeveel mapjes heb jij aangemaakt in je mail? Veel? Lastig he? Denk je een mailtje naar het goede mapje te hebben gesleept, heb je nét iets te vroeg losgelaten. En waar is ie nu dan?

Outlook heeft een fantastische zoekfunctie. Al die mapjes heb je helemaal niet nodig! Als je met deze mapjes gaat werken, kom je een heel eind.

ACTIE
Hierin staan mailtjes waar je nog iets mee moet.

LEZEN
Hierin staan alleen mailtjes die je wilt lezen. Je hoeft er verder niets mee! Denk aan nieuwsbrieven, mails met branche- of productinformatie etc. TIP: plan wekelijks tijd in om te lezen zodat je iedere week start met een leeg mapje.

KORT ARCHIEF
Alle mailtjes die je wilt bewaren van dit jaar.

LANG ARCHIEF
Alle mailtjes die je wilt bewaren van vorig jaar en ouder.

LATER/MISSCHIEN
Voor mails met briljante ideeën waar je ooit nog iets mee wil doen.

WACHTEN OP
Het mapje dat je heel erg gaat helpen! Hierin bewaar je mails met verzoeken die je aan mensen hebt gedaan, bestellingen, vragen die je hebt gesteld, kortom, alles waar je nog een antwoord (of een levering) op verwacht. Een keer per week check je dit mapje. Desgewenst stuur je een herinnering, of je belt even. Zo krijg je overzicht!

Stap 2. Wees kritisch met het versturen van mail

Veel mail versturen zorgt ook voor veel mail ontvangen. Denk bij ieder mailtje na: moet dit wel via mail? Soms is een telefoontje handiger. Of samen met iemand in een gedeeld document werken (bijvoorbeeld in Google Docs of Dropbox). Of is een appje met een bevestiging voldoende.

Stap 3. Welke informatie heb je écht nodig?

Ondernemen is jezelf blijven ontwikkelen. Informatie die vroeger handig voor je was lees je nu misschien niet eens meer. Bekijk je mails eens goed. Kun je je uitschrijven voor nieuwsbrieven? Of ontvang je cc’s over projecten waar je niets (meer) mee doet? Probeer je inbox “schoon” te houden, dat scheelt.

Stap 4. Laat mails alvast in het goede mapje terechtkomen

Stel regels in om bijvoorbeeld nieuwsbrieven in het mapje LEZEN terecht te laten komen.

Stap 5. Maak gebruik van sneltoetsen

Outlook kent heel veel handige sneltoetsen. In mijn volgende blog vind je een handig overzicht hiervan..

Stap 6. Je prullenbak is je beste vriend

Gooi zoveel mogelijk weg! Aanbiedingen, reclame, afspraakbevestigingen van afspraken die allang geweest zijn, oude nieuwsbrieven. Wil je mails bewaren omdat je er nog iets mee wilt doen? Dan horen ze in de map ACTIE of LATER/MISSCHIEN. Of zet het op je takenlijst.

Nog wat extra tips:

  • Sla bijlagen in mails zoveel mogelijk gelijk op. Dan kun je het bijbehorende mailtje weggooien.
  • Moet je echt alles archiveren? Wat gebeurt er als je mailtjes weggooit? Vaak niets 😉 Gewoon wegmikken. Ruimt lekker op.

Meer hulp nodig? Stuur me dan een mailtje voor het inplannen van een gratis Skype-gesprek van 20 minuten. Dan kun je me je brandende vragen stellen en ik geef je tips om verder te kunnen.

Mail je prullenbak is je beste vriend

Je prullenbak is je beste vriend

read more

Wat heeft timemanagement met social media te maken?

Hoe doe ik? | 0 comments | by Martine Floor-Bron

Versie 2Dat was het thema waar ik mijn praatje (van vijf minuten) tijdens de nieuwjaarsreceptie in Amerongen over hield. 
Als het gaat om privé-personen, dan is de timemanagement-oplossing duidelijk: check niet voortdurend je smartphone en geef jezelf een tijdslimiet om te besteden op social media. Of hef je accounts op. Maar dat laatste is behoorlijk rigoreus natuurlijk.
Als ondernemer ligt dat iets genuanceerder. In deze tijd is online zichtbaarheid en werken aan je gunfactor van het grootste belang. Zomaar je accounts opheffen is echt een brug te ver.
Bijzonder slecht timemanagement: schieten met hagel. Dat is wat ik ondernemers vaak zie doen. Of voortdurend updates plaatsen in de trant van “Wij van WC-Eend adviseren WC-Eend”. Verhoogt je gunfactor ook niet bepaald 😉
Daarom zet je als ondernemer social media planmatig in: als onderdeel van je marketingstrategie. En ja, marketing kost tijd. Maar als je het goed doet, levert het ook wat op natuurlijk.
Dat betekent dat je in ieder geval over een aantal zaken goed moet nadenken:
  1. Wat wil je precies bereiken met de inzet van social media?
  2. Wie is je doelgroep? Hoe specifiek kun je je doelgroep maken? Tip: omschrijf je doelgroep eens als een persona. Is het een man of een vrouw? Leeftijd? Waar woont/werkt hij of zij? Hoe ziet de gezinssituatie eruit? Wat is het inkomen? Hobby’s, interesses? Noem maar op. Je geeft zoveel mogelijk eigenschappen mee. En bij alles wat je deelt, of dat nu offline of online is vraag je je af: “Wat zou mijn persona ervan vinden?”. Zo weet je wat je moet delen. En wanneer, want je zoekt natuurlijk ook nog even uit wanneer jouw doelgroep online is. Lastig? Welnee! Neem je favoriete klant maar eens in gedachten, daar kun je zo een persona van maken. Tip: de meeste bedrijven hebben meerdere persona’s!
  3. Wat moet bij je doelgroep tussen de oren komen? Wat moet ze als eerste te binnen schieten als ze jouw naam horen?
  4. Op welke social media-kanalen bevindt jouw doelgroep zich? Het kan geen kwaad daar ook eens goed over na te denken.
En nog een tip: beheer liever een of twee kanalen heel goed dan heel veel maar half.
Aan de slag met timemanagement? Dan is deze training een aanrader. Een op een aan de slag met marketing, social media en timemanagement? Dat kan natuurlijk ook.
read more

Ondernemer, ga eens met jezelf de hei op!

Ondernemerschap | 0 comments | by Martine Floor-Bron

Veel ondernemers hebben een timemanagement-issue. En daar help ik ze graag mee natuurlijk. Er zijn verschillende oorzaken te noemen, maar onderstaande is er een die ik regelmatig als zakelijk professional organizer tegenkom.

Veel ondernemers zijn gestart in een bepaald vakgebied. Later is dat vakgebied ietsjes veranderd. En nog wat later nog eens… Een logische ontwikkeling. Maar door al die veranderingen raak je als ondernemer de focus soms even kwijt. Welke klanten wil je graag bedienen? Wat zijn je producten of diensten? En wat is de verpakking daarvan?

Tijd voor even lekker de hei op met jezelf. Om na te denken, overzichtjes te maken, te visualiseren. En om je plan bij te stellen.

Dat kost tijd, maar levert je zeker wat op:

  • je kunt je website beter (laten) inrichten
  • je trekt daardoor gemakkelijker klanten aan
  • je weet weer wat nu écht belangrijk is

En laat dat laatste nu dé voorwaarde zijn voor goed timemanagement! Geen gerommel meer met vage doelen en focus, maar lekker scherp ondernemen. Want dat willen we toch allemaal?

read more