Vergadertips! – deel 2 van 6 – vandaag: rollen in een vergadering

Hoe doe ik?, Leidinggeven & Leiderschap, Persoonlijk leiderschap, Teamwork!, Timemanagement | 0 comments | by Martine Floor-Bron

Zichtbaarheid, vergadertraining MBee Communicatietrainingen en Professional OrganizingIn een vergadering heb je grofweg drie rollen: de voorzitter, de notulist en de deelnemer. In de meest ideale situatie zijn deze rollen gescheiden.

  • De voorzitter zorgt voor een goede voorbereiding van de vergadering: agenda, uitnodigingen. En tijdens de vergadering voor bewaken van tijd en agendapunten.
  • De notulist zorgt dat hij op de hoogte is van de inhoud van de agendapunten, vat regelmatig samen wat er gezegd is, noteert actiepunten en, heel belangrijk, maakt direct tijdens de vergadering duidelijk als iets niet helder is.
  • De deelnemer bereidt de vergadering voor. En echt, het is ronduit onrespectvol naar de anderen als je dat niet doet. Maar ook niet bijster respectvol naar jezelf: jouw tijd is toch kostbaar? Als deelnemer doe je actief mee met de vergadering. Je hebt wat te halen en wat te brengen. Zo eenvoudig is het.

Soms is de luxe van gescheiden rollen niet vanzelfsprekend. Soms is de voorzitter voorzitter, notulist en deelnemer tegelijk. Wat kun je doen?

  • kijk of je rollen kunt laten rouleren. Dit werkt goed bij teamoverleg. Teamleden kunnen zo werken aan competenties als leidinggeven, interrumperen, werken aan communicatieve vaardigheden, maar merken ook hoe irritant het is als voorzitter als deelnemers zitten “rommelen” tijdens een vergadering.
    Tip bij het rouleren van rollen: laat iemand die een rol voor het eerst uitoefent even bijpraten door een collega die op dat vlak ervaring heeft. Iemand in het diepe werpen is misschien niet de meest effectieve weg 😉
    Je kunt kiezen om rollen te laten rouleren per vergadering, maar ook per kwartaal of per half jaar is een prima verdeling.
  • toch een dubbelrol? Las af en toe even een time-out in om aantekeningen te maken
  • houd de belangen in de gaten. Als je als deelnemer een groot belang hebt in te brengen of te verdedigen is het raadzaam de voorzitters- of notulistenrol aan iemand anders over te dragen.

Volgend vergaderblog heeft als onderwerp inhoud, interactie en procedure.

Leave a Reply

Your email address will not be published.

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

Gratis E-book

7 gouden timemanagement-tips
voor ondernemers

gratis e-book